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非常Easy

非常Easy

——Excel高效办公

创锐文化　著

ISBN：978-7-111-39037-4

本书纸版由机械工业出版社于2012年出版，电子版由华章分社（北京华章图文信息有限公司）全球范围内制作与发行。

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目　录

前言

本书内容

本书特色

读者对象

第1章　快速认识Excel 2010

Excel 2010的安装

快速创建并保存空白工作簿

使用样本模板有目的地创建工作簿

界面和网格线颜色随意更换

自定义快速访问工具栏

随心所欲自定义功能区

有问题请求助Excel帮助文件

第2章　工作簿、工作表与单元格的基本操作

更换单个工作簿的浏览方式

更换多个工作簿的浏览方式

拆分和冻结窗口

将Excel2010工作簿转换为早期版本

重命名工作表并为其上色使其突出显示

根据需求添加或删除工作表

隐藏或显示重要的工作表

移动或复制工作表

插入行、列以添加遗漏数据

合并和拆分单元格使表格更美观、专业

调整行高列宽

隐藏或显示重要单元格内容

第3章　工作表中数据的输入

在编辑栏和单元格中输入文本

输入各种类型的数字

输入日期和时间

插入符号

为需要特殊说明的单元格插入批注

为难以辨识的中文添加拼音标注

通过多种方式填充数据

使用输入技巧节省输入时间

第4章　整理输入到工作表中的数据

应用数字格式以提高数据的可读性

根据不同要求自定义数字格式

更改文本型数字格式以便参与简单运算

复制并粘贴单元格和区域以节省输入时间

移动单元格和区域以纠正输入错误

选择性只粘贴值

转置粘贴将行数据转换为列数据

查找和替换普通字符

查找和替换工作表中的数据格式

利用定位条件快速查找

第5章　让你的表格更具个性化

实时预览功能的启动与关闭

单元格字体格式随意换

设置单元格对齐方式使数据整齐统一

对单元格数据进行自动换行和强制换行

添加单元格边框使表格轮廓更加清晰

添加单元格底纹以突出显示重要内容

根据需求设置单元格样式

套用表格格式美化表格

使用主题美化表格

为工作表添加背景以打破单调的表格风格

设置批注格式

第6章　用图片丰富表格内容

在表格中插入剪贴画以丰富表格内容

使用电脑中的图片补充说明数据

快人一步的屏幕剪辑

自由裁剪图片使构图更完美

按比例和指定形状裁剪图片

自由旋转扶正倾斜的图片

应用亮度和对比度功能调出明亮的照片

应用饱和度调出图片的艳丽色彩

应用色调调出图片的温馨感

应用重新着色功能快速更改图片风格

为图片应用艺术效果

去除图片的背景

自定义图片艺术边框

套用图片版式以增添说明文字

第7章　数据的图形化表达

灵活运用形状展示数据

对齐形状使多个形状更加整齐

应用形状样式以美化形状

让图形操作更简单——组合图形

自定义形状效果以满足不同需求

借助SmartArt快速创建标准示意图

更改SmartArt图形布局更精准表达数据信息

更改SmartArt图形颜色和样式使其更美观

使用SmartArt图形图片创建图文并茂的组织结构图

借助循环图轻松表示数据的循环关系

使用维恩图直观表现概念包含与被包含关系

第8章　借助条件格式和迷你图形象化表现数据

突出显示大于指定数值的数据

只显示表格中最大的N项数据

运用数据条对数据进行分阶显示

更改数据条外观和方向

使用色阶为不同大小数据上色

使用图标集为不同大小数据指定特殊符号

自定义条件格式规则

通过创建迷你图显示数据发展趋势

快速创建一组迷你图

重新选择迷你图数据区域与变换迷你图类型

修改迷你图与标记颜色

第9章　使用公式计算表格中的数据

输入公式以快速计算单元格数据

创建数组公式以快速计算一组数据

复制公式或数组公式以快速获取计算结果

公式中行列数据引用样式——A1和R1C1引用

公式中行列数据都会变化——相对引用

公式中行列数据都保持不变——绝对引用

相对引用和绝对引用的结合体——混合引用

对不同工作表单元格的引用

对不同工作簿单元格的引用

将行列标签定义为名称

使用“新建名称”对话框快速为数据定义名称

查看并管理所有定义的名称

使用名称简化公式

第10章　使用函数简化公式

通过对话框查找需要插入的函数

直接输入熟悉的函数

搜索不知晓的函数

使用嵌套函数进行复杂的计算

分步求值嵌套函数以了解计算过程

使用“自动求和”功能自动在单元格中插入函数

追踪引用或从属单元格

运用COUNT函数计算总数量

运用MAX函数找出最大值

运用VLOOKUP函数快速引用其他表格数据

运用SUMIF函数按条件求和

运用PMT函数返回贷款的每期付款额

第11章　数据的可视化语言——图表

将数据信息转换为图表

使用“选择数据”功能重新选择图表数据源

应用预设图表布局和样式使图表更规范

通过添加图例对数据系列进行说明

用突出的标题快速提供图表信息

通过添加数据标签对数据系列单个数据点进行说明

通过添加坐标轴标题以增加图表表达信息的准确性

通过添加模拟运算表对图表数据进行完整诠释

调整数据系列格式使数据系列更形象化

调整饼图厚度以制作蛋糕式分布饼图

使用图片填充图表区增强图表感染力

通过渐变色填充绘图区为图表增添立体效果

设置坐标轴刻度以有效控制数据系列起始位置

为图表添加趋势线以预测未来值

为图表添加误差线以标记序列中数据的潜在误差量

创建半圆进程图以展示任务完成情况

创建双轴图表来分析多组数据

创建下拉菜单式图表以动态显示数据

创建粗边面积图来分析企业近年来发展走势

创建瀑布图来分析企业管理费用构成情况

第12章　通过排序和筛选等实用功能分析表格数据

对表格中的数据进行排序

自定义排序以满足不同的需求

自动筛选出符合要求的数据

设定条件进行自定义筛选

对单元格颜色进行筛选

通过高级筛选找出满足“与条件”的数据

通过高级筛选找出满足“或条件”的数据

手动建立分级显示

将数据进行分类汇总

显示与隐藏分类汇总的明细数据

按位置合并计算多个工作表中的数据

按分类合并计算多个工作表中的数据

将表格数据进行分列处理

第13章　灵活重组分析数据——数据透视表

创建数据透视表以重组数据

调整字段位置和顺序以更改透视表布局

变更汇总方式以获取不同的统计结果

更改值显示方式以提高数据可读性

根据需求显示或隐藏数据透视表明细数据

使用筛选器筛选出透视表中的重要数据

通过插入切片器动态洞察数据

将所选内容进行分组使结构更加清晰

使用对话框组合透视表项目

套用数据透视表样式以美化表格

将数据透视表转换为可视的数据透视图

调整透视图类型和布局使传达的信息更准确

筛选透视图中数据以满足不同需求

刷新数据得到新的数据透视表或数据透视图

第14章　利用模拟模型和分析工具分析数据

借助单变量模拟运算表计算固定利率下不同年限分期偿还额

借助双变量模拟运算表计算不同贷款总额在不同年限下分期偿还额

单变量求解方程

创建多种方案以达到目标值

通过生成方案报告对多个方案进行比较

合并方案以快速产生最优方案

规划求解解出最优解

使用相关系数工具分析两个因素的相关性

使用直方图分析各年龄段顾客情况

使用抽样工具快速抽取样本数据

使用描述统计工具分析企业产值状况

使用移动平均预测工具预测未来销量

使用指数平滑预测工具预测次年销售额

利用回归分析预测法指定销量所得利润额

第15章　数据的安全管理

检查工作簿中是否有隐藏的属性或个人信息

检查工作簿中是否有残障人士可能阅读困难的内容

检查是否有早期版本Excel不支持的功能

使用数据有效性防止输入不正确的内容

圈释表格中的无效数据

为工作簿添加打开和修改时的密码以防止陌生人查看

保护工作簿结构不让其他人更改表格结构

修复被破坏的工作簿

自动保存工作簿不让数据丢失

设置密码保护工作表

限定用户可编辑区域

设置用户访问权限限制编辑区域

隐藏单元格中的公式以防止他人追踪公式来源

通过创建数字签名保持工作表的完整性

前言

为了让从事人力资源管理或办公室行政工作人员掌握Office办公组件的操作方法，快速根据自身实际需求制作数据报表或分析图表，我们推出了“非常Easy”系列丛书。本系列丛书以具体的知识点和处理技巧为出发点，对Office组件的操作知识及技巧进行了详细的讲解，力求解决初学者“学得会”和“用得上”两个关键问题，采用了图解的讲述方式，省去了烦琐而冗长的文字描述，真正做到了简单明了、直观易学，让读者只需花一分钟甚至更短的时间就可以从书中快速获得需要的答案。

本系列图书以实例的方式讲解软件在行业中的应用，配合一页或两页就一个知识点的便捷阅读体系，使初学者可以快速根据知识点或是想要实现的操作找到并掌握所需的知识技巧，获得实际需要的报表或图表。

《非常Easy Excel高效办公》是“非常Easy”系列丛书之一，针对Excel高效办公的应用需求，结合读者的学习习惯和思维模式，从对Excel 2010的认识，表格的创建，数据录入、整理和美化，到数据的计算、分析，循序渐进地介绍了Excel 2010的具体操作知识及所能解决的问题。

本书内容

本书共分为15章，其中第1-2章介绍了Excel 2010的用户界面设置、工作簿、工作表以及单元格的基本操作方法；第3-5章主要介绍了Excel表格数据的输入、整理以及表格的美化操作；第6-8章介绍了如何使用图片、形状来装饰表格或使用条件格式形象化表现数据；第9-10章介绍了如何使用公式、函数对表格数据进行复杂运算；第11-14章介绍了如何使用图表、排序、筛选、数据透视表、数据透视图和分析工具来直观分析和表现数据；第15章介绍了如何保证Excel表格数据的安全。

本书特色

1.易学

本书以一页或两页一个知识点体系来编写，采用了Step by Step图解的方式，就算是初学者也可以在一分钟甚至更短的时间里就可以快速获得所需的答案。

2.专业

本书涉及的实例均在日常工作中广泛使用，且是最完整的实例，完全可以满足读者工作上的需求。

3.丰富性

本书案例涉及人力资源、文秘行政、市场营销等跨行业应用，可以更大程度上增强读者对知识的运用与巩固。

读者对象

本书可供广大使用Excel的办公从业人员，如文秘、行政、财务、人事、营销、技术人员，作为提高办公技能的参考用书，还可供培训班用作Excel培训教材。

编著者

2012-7-3

第1章　快速认识Excel 2010

*Excel 2010的安装

*快速创建并保存空白工作簿

*使用样本模板有目的地创建工作簿

*界面和网格线颜色随意更换

*自定义快速访问工具栏

*随心所欲自定义功能区

*有问题请求助Excel帮助文件

Excel 2010的安装

操作解析

Excel是一种电子表格制作工具，利用该程序，用户不仅可以制作各种电子表格，还可以组织、计算和分析各种类型的数据，所以被广泛用于办公活动。在使用此程序时，首先需要进行安装。

关键点

◎安装选项

◎安装进度

原始文件：无

最终文件：无

01　因为Excel是Office中的一个组件，所以安装Excel，需要用到Office的安装盘。将Office 2010安装光盘插入光驱，随后弹出一个对话框。

02　1　在"Microsoft Office Professional Plus 2010"对话框中勾选“我接受此协议的条款”复选框。2　单击“继续”按钮。

03　在已安装了Office软件其他版本的计算机上会弹出对话框，用户可在对话框中可以单击“升级”或“自定义”按钮，例如单击“自定义”按钮。

04　用户如需保留当前计算机中已安装的Office版本，则在弹出的对话框的“升级”选项卡中，需单击选中“保留所有早期版本”单选按钮。

05　1　切换至“安装选项”选项卡，自我选择所需安装的组件，默认情况下Excel组件已经加入了安装项。2　切换至“文件位置”选项卡。3　单击“浏览”按钮。

06　1　在弹出的对话框中设置文件安装的位置。2　单击“确定”按钮。3　切换到“用户信息”选项卡。4　输入“全名”、“缩写”、“公司/组织”等信息。

07　输入完毕后，单击对话框右下角“立即安装”按钮开始安装程序，此时屏幕会弹出对话框以显示安装进度，等待软件安装完毕。

快速创建并保存空白工作簿

操作解析

在Excel工作簿中进行操作，首先要学会新建与保存工作簿的操作，只有掌握了新建与保存工作簿，才能让该工作簿保存在电脑的磁盘分区中，不至于随着计算机的关闭而消失。

关键点

◎新建工作簿

◎保存工作簿

原始文件：无

最终文件：无

01　1　单击桌面左下角“开始”按钮，在弹出的“开始”菜单中单击“所有程序”命令。2　接着单击"Microsoft Office"命令。3　然后单击"Microsoft Excel 2010"命令，启动Excel 2010程序。

02　打开Excel主界面，1　单击“文件”按钮。2　从弹出的“文件”菜单中单击“保存”命令。

知识扩展

对Excel工作簿的保存不仅可以使用上述方法，还可以利用【Ctrl+S】组合键来实现。

03　1　弹出“另存为”对话框，选择保存位置。2　输入文件名。单击“保存”按钮退出。

知识扩展

新建空白工作簿除了使用上述方法外，还可以右击桌面空白处，在弹出的快捷菜单中单击“新建＞Microsoft Excel工作表”命令。

使用样本模板有目的地创建工作簿

操作解析

Excel提供了不少的样本模板，用户新建工作簿时能够根据这些模板创建专业性的表格，方便用户日常办公、工作需要。其中，样本模板包括贷款分期付款、个人月预算、考勤卡等。

关键点

◎样本模板

◎个人月度预算

原始文件：无

最终文件：无

01　1　在Excel工作簿主界面中单击“文件”按钮。2　从弹出的“文件”菜单中单击“新建”命令。3　在右侧“可用模板”选项区域中单击“样本模板”图标。

02　在“样本模板”区域中选择需要的模板，如选择“个人月预算”，然后双击对应的图标。

知识扩展

利用模板创建文档不仅可以通过双击相应的样本模板图标，还可以在选中样本模板后，单击右侧的“创建”按钮进行创建。

03　此时，可在Excel主界面窗口中看见根据所选模板自动创建的新工作簿。

知识扩展

若觉得“可用模板”选项区域中的模板不能满足需求，还可以登录Office官网下载(office.microsoft.com\zh-cn\)。

界面和网格线颜色随意更换

操作解析

Excel在默认情况下的界面为银色，网格线为灰色。用户若不喜欢默认的颜色，可以根据自己的喜好随意设置。

关键点

◎界面

◎网格线

原始文件：无

最终文件：无

01　新建空白工作簿，1　单击“文件”按钮。2　从弹出的“文件”菜单中单击“选项”命令。3　弹出“Excel选项”对话框，单击“配色方案”右侧的下三角按钮。4　在展开的下拉列表中单击“蓝色”选项。

02　1　单击“高级”选项。2　单击“网格线颜色”右侧的下三角按钮。3　在展开的下拉列表中选择网格线颜色，例如选择“红色”。

03　单击“确定”按钮，此时可看见Excel主界面显示为蓝色，网格线显示为红色。

自定义快速访问工具栏

操作解析

快速访问工具栏是一个可自定义的工具栏，它包含一组独立于当前显示的功能区上选项卡的命令按钮。用户可以自行将常用的命令按钮放于工具栏中，以达到快速访问的效果，提高工作效率。

关键点

◎快速访问工具栏

◎其他命令

原始文件：无

最终文件：无

01　1　单击“快速访问工具栏”右侧的下三角按钮。2　在展开的下拉列表中选择要添加的命令，如勾选“打开”命令，可将“打开”按钮添加到快速访问工具栏中。3　如需添加更多命令，可单击“其他命令”。

02　1　弹出“Excel选项”对话框，在“快速访问工具栏”选项面板中，自定义选择需添加的命令，如“开始计算”。2　然后单击“添加”按钮。

03　单击“确定”按钮，返回Excel主界面，在Excel工作簿左上角的快速访问工具栏中显示了“开始计算”命令按钮。

知识扩展

添加命令到快速访问工具栏不仅可以按照上述方法实现，还可以在功能区中右击对应的命令按钮，在弹出的快捷菜单中单击“添加到快速访问工具栏”命令。该工具栏不仅可以随意添加命令，还可更改其显示位置，设置其显示在功能区下方。

随心所欲自定义功能区

操作解析

Excel功能区能够帮助用户快速找到完成某一操作所需的命令按钮，功能区的默认结构可能会让用户使用起来不习惯，如果有此情况发生，用户可以根据自己的使用习惯自定义功能区。

关键点

◎自定义功能区

◎主选项卡

原始文件：无

最终文件：无

01　1　新建空白工作簿，单击“文件”按钮。2　从弹出的“文件”菜单中单击“选项”命令。3　在弹出的“Excel选项”对话框中单击“自定义功能区”选项。

02　1　在“自定义功能区”下方的列表框中选择新建选项卡的位置，例如将其放置在“开始”选项卡之后。2　单击“新建选项卡”按钮，此时可在“开始”选项卡下方看见新建的选项卡与组。3　单击“重命名”按钮。

03　1　弹出“重命名”对话框，在“显示名称”文本框内输入新的组名，如输入“特殊符号”。2　单击“确定”按钮。3　返回“Excel选项”对话框，在“自定义功能区”选项面板中的“从下列位置选择命令”下拉列表中单击“不在功能区中的命令”选项。

04　1　在“不在功能区中的命令”下拉列表框中选择要添加的命令，如“*乘号”、“/除号”等。2　然后单击“添加”按钮。则“*”乘号运算命令即添加到新建的“特殊符号”组中。

05　1　选择“特殊符号”，单击“新建组”按钮，可在其后添加新组，单击“重命名”按钮。2　弹出“重命名”对话框，将新建的“新建组”重命名为“额外功能”。3　单击“确定”按钮。

06　1　返回“自定义功能区”选项面板，在“从下列位置选择命令”下拉列表中选择“常用命令”。2　在下拉列表框中选择要添加到“额外功能”组中的命令，如“电子邮件”、“冻结窗格”等。3　然后单击“添加”按钮。

07　所有设置完毕后，单击“确定”按钮返回Excel工作簿窗口，此时可以看到自定义的“新建选项卡”选项卡，切换到该选项卡，可以看到定义的“特殊符号”与“额外功能”组及其中相应的功能命令。

有问题请求助Excel帮助文件

操作解析

Excel帮助文件相当于Excel组件的使用说明书，它包含了大量的微软官方说明和某些功能的使用方法，用户在使用Excel时，难免会遇到一些问题，这时便可借助帮助文件查找问题的解决办法。

关键点

◎帮助

◎搜索

原始文件：无

最终文件：无

01　1　新建空白工作簿，单击“文件”按钮。2　从弹出的“文件”菜单中单击“帮助”命令。3　在右侧单击“Microsoft Office帮助”选项。

02　1　打开“Excel帮助”窗口，在搜索栏中输入关键字，如“功能区”。2　单击“搜索”按钮。3　在显示的搜索结果中选择需要查看的信息，如单击“最小化功能区”链接。

03　此时可在窗口界面中查看“最小化功能区”的详细介绍，用户可以通过仔细阅读和思考来解决当前的问题。

第2章　工作簿、工作表与单元格的基本操作

*更换单个工作簿的浏览方式

*更换多个工作簿的浏览方式

*拆分和冻结窗口

*将Excel 2010工作簿转换为早期版本

*重命名工作表并为其上色使其突出显示

*根据需求添加或删除工作表

*隐藏或显示重要的工作表

*移动或复制工作表

*插入行、列以添加遗漏数据

*合并和拆分单元格使表格更美观、专业

*调整行高列宽

*隐藏或显示重要单元格内容

更换单个工作簿的浏览方式

操作解析

使用Excel工作簿办公时，有时需对单个工作簿进行不同视图切换，以浏览工作表在不同页面视图的布局情况或添加页眉和页脚。

关键点

◎页面布局

◎分页浏览

原始文件：随书光盘\原始文件\02\单个浏览.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\02\单个浏览.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\02\单个浏览.xlsx”工作簿。单击工作表状态栏中“页面布局”按钮。

02　1　切换至“页面布局”视图，在该视图下可以自定义页眉页脚，如输入页眉“大业图书馆”。2　切换至“视图”选项卡。3　单击“工作簿视图”组中的“分页预览”按钮，以预览图书资料借出卡是否能在一页之内打印。

03　切换到“分页预览”视图，用户可发现图书资料借出卡在一页之内能够打印完全，所以如果以后要打印便可直接打印了。

更换多个工作簿的浏览方式

操作解析

使用Excel工作簿进行办公时，有时需同时查看多个工作簿或使用其他工作簿数据，这就需要使用Excel提供的重排窗口功能，以实现多个工作簿并排浏览。

关键点

◎重排窗口

◎垂直并排

原始文件：随书光盘\原始文件\02\浏览1.xlsx、浏览2.xlsx、浏览3.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\02\浏览1.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\02\浏览1.xlsx、浏览2.xlsx、浏览3.xlsx”工作簿。

1　在“浏览1.xlsx”工作簿中切换至“视图”选项卡。2　单击“全部重排”按钮。3　在“重排窗口”对话框单击选中“垂直并排”单选按钮。4　单击“确定”按钮。

02　选择“浏览1.xlsx”工作簿内B3单元格，根据“浏览2.xlsx”与“浏览3.xlsx”工作簿内的数据，输入1月份的销售总额。

03　按照上述方法通过同时浏览“销售部一销售情况表”与“销售部二销售情况表”，在“华腾销售情况表”中输入统计后的产品销售数据。

拆分和冻结窗口

操作解析

Excel提供了拆分和冻结窗口功能，拆分功能即用户可将工作表窗口拆分为多个窗格（最多4个），而冻结窗口功能则为用户提供了在上下或左右滚动工作表的同时仍能显示标题行或标题列功能。

关键点

◎拆分窗口

◎冻结窗口

原始文件：随书光盘\原始文件\02\拆分和冻结窗口.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\02\拆分和冻结窗口.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\02\拆分和冻结窗口.xlsx”工作簿。

1　选中A3单元格。2　切换到“视图”选项卡。3　单击“窗口”组中的“拆分”按钮。

02　此时用户可在A2与A3单元格之间发现一条分隔窗口线。1　在“视图”选项卡中单击“窗口”组中的“冻结窗格”按钮。2　从展开的下拉列表中选择“冻结拆分窗格”选项。

03　随意滚动鼠标，“产品编号”、“名称”、“销量”所在行仍显示在工作表界面中。

知识扩展

当工作表中内容较多时，若要查看分隔较远的内容，可以利用拆分窗格功能实现，在拆分后调整各窗格的显示内容即可。

将Excel2010工作簿转换为早期版本

操作解析

在对Excel 2010工作簿进行输出时，有时会因为接收方的Excel版本太低而使工作簿不能正常运行，这就需要将Excel 2010工作簿转换为早期版本。

关键点

◎保存类型

◎Excel 97-2003

原始文件：随书光盘\原始文件\02\转换早期版本.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\02\转换早期版本.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\02\转换早期版本.xlsx”工作簿。

1　在Excel工作簿中单击“文件”按钮。2　从弹出的“文件”菜单中单击“另存为”命令。

02　1　从弹出的“另存为”对话框中选择文件保存的位置。2　单击“保存类型”右侧的下三角按钮，从展开的下拉列表中选择“Excel 97-2003工作簿（*.xls）”选项。

03　打开工作簿存放的文件夹，可看见转换过后的工作簿的扩展名为"xls"。

重命名工作表并为其上色使其突出显示

操作解析

在新建的工作簿中插入新工作表时，往往会以Sheet1、Sheet2、Sheet3……命名，为更加方便用户对工作表的管理，用户不仅可以对工作表重新命名，还可以为其上色使其突出显示。

关键点

◎重命名

◎标签颜色

原始文件：随书光盘\原始文件\02\重命名.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\02\重命名.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\02\重命名.xlsx”工作簿。

1　右击“光盘E销售表”工作表标签。2　从弹出的快捷菜单中单击“重命名”命令。3　输入“光盘A销售表”，以保证“聚众产品销售表”数据来源完整。

02　1　切换至“聚众产品销售表”工作表，右击“聚众产品销售表”工作表标签。2　从弹出的快捷菜单中单击“工作表标签颜色”命令。3　在弹出的子菜单中选择红色，重点显示“聚众产品销售表”工作表。

03　此时“聚众产品销售表”工作表标签以红色突出显示。

根据需求添加或删除工作表

操作解析

用户在对Excel工作簿进行管理操作时，有时会发现多余或者漏掉的工作表，此时需使用Excel的添加和删除工作表功能添加或删除工作表。

关键点

◎添加工作表

◎删除工作表

原始文件：随书光盘\原始文件\02\添加或删除工作表.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\02\添加或删除工作表.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\02\添加或删除工作表.xlsx”工作簿。

1　切换至“2012一季度销售统计表”工作表。2　在“开始”选项卡下单击“单元格”组中的“插入”按钮。3　在展开的下拉列表中单击“插入工作表”选项。

02　1　将插入的工作表重命名为“王飞销售明细”，以便输入王飞销售情况，保证“2012一季度销售统计表”数据来源完整。2　右击“产品明细”工作表标签。3　从弹出的快捷菜单中单击“删除”命令。4　在弹出的提示对话框中，单击“删除”按钮。

03　此时将无关的“产品明细”工作表移除了工作簿，Excel工作簿内完整地显示了“2012一季度销售统计表”及其所属的明细表。

隐藏或显示重要的工作表

操作解析

实际工作中，用户有时不希望其他人看到某个工作表，对此Excel提供了隐藏工作表功能，待他人查阅完毕，则可以使用显示工作表功能显示工作表，以方便自己查阅。

关键点

◎隐藏

◎取消隐藏

原始文件：随书光盘\原始文件\02\隐藏或显示单元格内容.xls

最终文件：随书光盘\最终文件\02\隐藏或显示单元格内容.xls

01　打开“随书光盘\原始文件\02\隐藏或显示单元格内容.xlsx”工作簿。

1　要隐藏“工资表”工作表，可以右击“工资表”工作表标签。2　从弹出的快捷菜单中单击“隐藏”命令，以保证他人不能查阅工资表。

02　此时，Excel工作簿内不再显示工资表。1　待其他用户查阅完毕，再右击任意工作表标签。2　从弹出的快捷菜单中单击“取消隐藏”命令。

03　1　在弹出的“取消隐藏”对话框中选中“工资表”选项。2　单击“确定”按钮，返回Excel工作簿。此时“工资表”取消隐藏，重新显示。

移动或复制工作表

操作解析

Excel中设定了工作表显示顺序，但用户可以随意移动工作表、调整工作表顺序，同时用户还可以复制工作表，以方便相同内容的工作表制作，提高工作效率。

关键点

◎移动工作表

◎复制工作表

原始文件：随书光盘\原始文件\02\移动或复制工作簿.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\02\移动或复制工作簿.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\02\移动或复制工作簿.xlsx”工作簿。

1　右击“2011年学生成绩表”工作表。2　在弹出的快捷菜单中单击“移动或复制”命令。3　在弹出的对话框中单击“2012年学生成绩表”选项。4　单击“确定”按钮。

02　1　右击“2010年学生成绩表”工作表。2　在弹出的快捷菜单中单击“移动或复制”命令。3　在弹出的对话框中单击“2011年学生成绩表”选项，勾选“建立副本”复选框。4　再单击“确定”按钮。

03　此时，在Excel工作簿区域出现按时间顺序排列的工作表，同时增加了一张新的2010年学生成绩表，以便于输入2010年学生其他成绩信息，而不影响原工作表。

插入行、列以添加遗漏数据

操作解析

在对Excel工作表进行输入时，难免因为人为失误而发生跳行、遗漏单元格情况，Excel提供的插入行、列或单元格功能则提供了一种快速更正错误的方法。

关键点

◎插入行、列

◎插入单元格

原始文件：随书光盘\原始文件\02\插入行列.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\02\插入行列.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\02\插入行列.xlsx”工作簿。

1　选择E1:E6单元格区域。2　在“开始”选项卡下单击“单元格”组中的“插入”按钮。3　在展开的下拉列表中单击“插入工作表列”选项，以便添加遗漏掉的4月数据。

02　1　选择A4:H4单元格区域。2　单击“开始”选项卡下“单元格”组中的“插入”按钮。3　在展开的下拉列表中单击“插入工作表行”选项，以便添加新的一行淘宝商城销售数据。

03　完成以上步骤后，在Excel当前工作表添加了淘宝商城与4月销售情况，保证了销售统计表记录的完整。

合并和拆分单元格使表格更美观、专业

操作解析

为了更加专业地显示Excel工作表信息，有时用户需要对某几个单元格进行合并或者对某个单元格进行拆分，此时需使用Excel的合并或拆分单元格功能。

关键点

◎合并单元格

◎拆分单元格

原始文件：随书光盘\原始文件\02\合并或拆分单元格.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\02\合并或拆分单元格.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\02\合并或拆分单元格.xlsx”工作簿。

1　选择B3:D3单元格区域。2　单击“开始”选项卡下“对齐方式”组中的“合并后居中”按钮。3　在展开的下拉列表中单击“合并后居中”选项。

02　1　选择C4单元格。2　单击“开始”选项卡下“对齐方式”组中的“合并后居中”按钮。3　在展开的下拉列表中单击“取消单元格合并”选项。

03　在C4和D4单元格中输入“2月”和“3月”，此时可看见较为专业的2012年一季度销售业绩统计表。

知识扩展

Excel不仅能够实现将所选单元格合并为一个单元格，还能通过“跨越合并”将所选单元格每行合并到更大的单元格。

调整行高列宽

操作解析

Excel表格在制作初期可能因为人为失误，导致行列高度不太合适、信息显示不完整的情况，此时可使用Excel的调整行高列宽的功能进行调整。

关键点

◎自动调整

◎精确设置

原始文件：随书光盘\原始文件\02\调整行高列宽.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\02\调整行高列宽.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\02\调整行高列宽.xlsx”工作簿。

选中B列单元格区域，将鼠标拖动至D列，以选中B:D列单元格区域。

02　将鼠标移至B列、C列的列标分界线处，拖动鼠标，调整列宽。

03　释放鼠标，此时B列、C列、D列的各列宽同时调整。选择A2:A7单元格区域。

04　1　在“开始”选项卡下单击“单元格”组中的“格式”按钮。2　在展开的下拉列表中单击“行高”选项。3　在弹出的“行高”对话框中输入“30”。4　单击“确定”按钮，固定调整单元格行高。

05　1　选择A2:A7单元格区域。2　在“开始”选项卡下单击“单元格”组中的“格式”按钮。3　在展开的下拉列表中单击“自动调整列宽”选项。此时，所选单元格区域将根据文字所在宽度自动调整单元格列宽。

06　选中E列，将鼠标移至E列、F列的列标分界线处，按下鼠标左键向右拖动以调整至合适的列宽，以便更加直观地显示各个产品销售额差距。

07　操作完毕后，Excel工作簿各单元格均能完整显示各自的内容。

隐藏或显示重要单元格内容

操作解析

在实际工作中，某些用户不希望其他人看到某个单元格内容，对此Excel提供了隐藏单元格内容的设置，当他人查阅完毕后，用户可以恢复单元格内容，以方便自己查阅。

关键点

◎隐藏单元格内容

◎显示单元格内容

原始文件：随书光盘\原始文件\02\隐藏与显示单元格内容.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\02\隐藏与显示单元格内容.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\02\隐藏与显示单元格内容.xlsx”工作簿。

1　选择A7单元格。2　在“开始”选项卡下单击“数字”组中的对话框启动器按钮。

02　弹出“设置单元格格式”对话框。1　在“分类”列表框中单击“自定义”选项。2　在“类型”文本框中输入“;;;”，此时，制表人被隐藏。

03　1　要恢复时，在“开始”选项卡下的“数字”组中单击“数字格式”右侧的下三角按钮。2　在展开的下拉列表中单击“常规”选项。此时，制表人显示在Excel工作簿中。

第3章　工作表中数据的输入

*在编辑栏和单元格中输入文本

*输入各种类型的数字

*输入日期和时间

*插入符号

*为需要特殊说明的单元格插入批注

*为难以辨识的中文添加拼音标注

*通过多种方式填充数据

*使用输入技巧节省输入时间

在编辑栏和单元格中输入文本

操作解析

文本型数据是Excel工作表中最常见的数据之一，它不仅包括汉字、英文字母，还包括具有文本性质的数字、空格以及其他键盘能键入的符号。输入文本时，不仅可以直接选择单元格，还可以使用编辑栏。

关键点

◎文本输入

◎单元格

◎编辑栏

原始文件：随书光盘\原始文件\03\输入文本.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\03\输入文本.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\03\输入文本.xlsx”工作簿。

选中B3单元格，输入所需文本“男”。

02　1　依次将性别栏输入完整。2　选择C3单元格，3　在编辑栏中输入“136****1456”。输入时加撇号是为了将数字转换为文本。文本型数据不参与计算。

03　依次将手机栏输入完整，并添加客户备注，保证客户基本资料表的完整。

输入各种类型的数字

操作解析

Excel围绕数据的运算、分析和处理展开工作，而最常见的数据类型莫过于数字型数据，对数字运算、分析和处理首先要从数字的输入开始。

关键点

◎上标

◎数字输入

原始文件：随书光盘\原始文件\03\输入数值.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\03\输入数值.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\03\输入数值.xlsx”工作簿。

1　双击B3单元格，选中数字“2”。2　切换至“开始”选项卡，单击“字体”组中的对话框启动器按钮。

02　1　在弹出的“设置单元格格式”对话框中，勾选“上标”复选框，以实现单位的正确性。2　单击“确定”按钮返回工作表，选中C3单元格，输入价格“50.7”。输入小数时直接用点号分隔就可以了。

03　使用相同的方法将“面积”所在列中的数字2设置为上标，然后依次将Excel工作表中相关数字补充完整。

输入日期和时间

操作解析

日期和时间也是Excel工作表中常见的数据类型之一，输入日期数据时一般会使用反斜线“\”或字符“-”隔开，而输入时间数据则可以借助AM和PM表示上午或下午。

关键点

◎日期输入

◎时间输入

原始文件：随书光盘\原始文件\03\输入日期和时间.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\03\输入日期和时间.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\03\输入日期和时间.xlsx”工作簿。

选中A4单元格，输入“04-01”后按【Enter】键，则单元格内数值自动显示为“4月1日”，编辑栏中显示为“2012-4-1”。

02　1　使用相同的方法将时间补充完整，在D4单元格中输入"08:46 AM"后按【Enter】键，表示上班时间为上午8点40分。2　在E4单元格中输入"06:01 PM"后按【Enter】键，表示下班时间为下午6点01分。

03　使用上述方法依次将上班与下班时间输入完整。

知识扩展

默认条件下，不管是输入斜线，还是字符，单元格最后显示的日期总是以字符显示。例如既可以输入“2012-04-01”，也可以输入“2012\04\01”，但表格都显示为“2012-04-01”。

插入符号

操作解析

在实际工作中，用户经常需要输入各类符号，用于表示特殊的含义，某些符号可以使用键盘直接输入，但某些符号不能通过键盘输入，这就需要使用“符号”对话框实现插入。

关键点

◎Winglings

◎插入字符

原始文件：随书光盘\原始文件\03\插入符号.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\03\插入符号.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\03\插入符号.xlsx”工作簿。

选中需要插入符号的单元格，例如选中D4单元格。

02　1　切换到“插入”选项卡，单击“符号”组下三角按钮。2　在展开的下拉列表中单击“符号”选项。3　弹出“符号”对话框，在“字体”下拉列表中选择Wingdings选项。4　然后选中需要插入的符号“√”，表示已签到。

03　依次在出席过会议人员签到栏中插入“√”符号，没有出席则不插入符号。

知识扩展

当用户需要插入与前面相同的符号时，可以在“符号”对话框中的“近期使用过的符号”下方选择符号，提高输入效率。

为需要特殊说明的单元格插入批注

操作解析

为增强工作表的可读性，方便其他用户对工作表中数值的理解，Excel 2010为用户提供插入批注功能，为特殊的单元格添加必需的说明文字。

关键点

◎插入批注

◎显示批注

原始文件：随书光盘\原始文件\03\插入批注.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\03\插入批注.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\03\批注.xlsx”工作簿。

1　选中B3单元格。2　切换到“审阅”选项卡。3　单击“批注”组中的“新建批注”按钮。

02　1　在插入的批注框中输入批注内容，如输入“讲师：李小林”。2　使用相同的方法为其他单元格插入批注。3　选中C5单元格。4　单击“批注”组中的“显示/隐藏批注”按钮。

03　此时通过Excel工作表区域中显示的批注内容可知星期二“商务礼仪”课程的讲师为王林。

知识扩展

当用户需要隐藏已显示的单元格批注内容时，只需再次单击“批注”组中的“显示\隐藏批注”按钮即可。

为难以辨识的中文添加拼音标注

操作解析

在输入文本型数据时，难免会出现难以辨识的生僻字，这就需要为其添加拼音批注，以方便下一个浏览工作表的用户辨识，此时可利用Excel提供的拼音功能实现该目的。

关键点

◎编辑拼音

◎显示拼音

原始文件：随书光盘\原始文件\03\添加拼音标注.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\03\添加拼音标注.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\03\添加拼音.xlsx”工作簿。

1　选中B4单元格。2　在“开始”选项卡中单击“字体”组中的“显示或隐藏拼音字段”下三角按钮。3　在展开的下拉列表中单击“编辑拼音”选项。

02　1　手动输入"guan an chun"。2　再次选中B4单元格，单击“字体”组中的“显示或隐藏拼音字段”下三角按钮。3　在展开的下拉列表中单击“显示拼音字段”按钮。

03　此时可看见添加的拼音标注，便于每位顾客读出菜单中的菜名，最后调整行高，使E4单元格内的拼音标注显示完整。

通过多种方式填充数据

操作解析

为了提高办公效率，方便用户数据快速输入，Excel提供了自动填充功能，此功能不仅能够快速填充相同的数据，还可以快速填充有规律的数据，如递增、递减、成比例等数据。

关键点

◎填充数据

◎序列填充

原始文件：随书光盘\原始文件\03\填充数值.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\03\填充数值.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\03\填充数值.xlsx”工作簿。

选中A3单元格，输入“2012年4月1日”。

02　1　选择A3:A10单元格区域。2　在“开始”选项卡的“编辑”组中单击“填充”下三角按钮。3　在展开的下拉列表中单击“系列”选项。

03　1　在弹出的“序列”对话框中的“类型”选项组中单击选中“日期”单选按钮。2　在“日期单位”选项组中单击选中“日”单选按钮。3　单击“确定”按钮，快速填充日期。

04　1　依次将客户姓名输入“姓名”所在列的单元格中。2　在C3单元格中输入性别信息后选中该单元格，将指针指向单元格右下角，此时鼠标指针会变为十字光标。3　向下拖动鼠标至C6单元格。

05　1　在C7单元格中输入“女”。2　选中C8单元格。3　在“开始”选项卡下单击“编辑”组中的“填充”下三角按钮。4　在展开的下拉列表中单击“向下”选项。

06　1　在D3、D4单元格中分别输入41、42。选择D3:D4单元格区域，将鼠标移至D4单元格右下角，按住鼠标右键不放。2　拖动至D6单元处。3　释放鼠标，在弹出的快捷菜单中单击“填充序列”命令。

07　通过以上操作可看见自动填充的年龄信息，接着将客户年龄信息补充完整，此时的Excel工作表显示为一张填入数据后的客户来访记录表。

使用输入技巧节省输入时间

操作解析

在Excel中，为了节省输入时间，用户可以采用一些常用的输入技巧，其中包括“记忆性输入”、“从下拉列表中选择数据”及“一次性在多个单元格中输入相同数据”等。

关键点

◎记忆性输入

◎录入数据

原始文件：随书光盘\原始文件\03\快速输入数据.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\03\快速输入数据.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\03\快速输入数据.xlsx”工作簿。

选中A4单元格，输入“呈”，此时单元格内会自动显示前面已输入的以“呈”字开头的内容。

02　1　根据实际店名修改A4单元格中的内容。2　使用上述方法在A5、A6单元格中输入其他销售部门。3　右击B6单元格，从弹出的快捷菜单中单击“从下拉列表中选择”命令。4　从展开的下拉列表中选择产品名称，如选择“平板电脑”。

03　1　在“销售数量”所在列中输入各销售部门的产品销售量。2　选择D3:D6单元格区域，输入“台”后按【Ctrl+Enter】组合键，使D4、D5和D6单元格均输入“台”，此时可看见完整的四月份产品销售统计表。

第4章　整理输入到工作表中的数据

*应用数字格式以提高数据的可读性

*根据不同要求自定义数字格式

*更改文本型数字格式以便参与简单运算

*复制并粘贴单元格和区域以节省输入时间

*移动单元格和区域以纠正输入错误

*选择性只粘贴值

*转置粘贴将行数据转换为列数据

*查找和替换普通字符

*查找和替换工作表中的数据格式

*利用定位条件快速查找

应用数字格式以提高数据的可读性

操作解析

Excel提供的数字格式可以将数字显示为百分比、货币、日期的形式，通过应用这些数字格式可提高数据的可读性，使表格显得更加专业、严谨。

关键点

◎货币

◎会计专用

原始文件：随书光盘\原始文件\04\设置数字格式.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\04\设置数字格式.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\04\设置数字格式.xlsx”工作簿。

选择D4:D7单元格区域。

02　1　切换至“开始”选项卡，在“数字”组中单击“数字格式”右侧的下三角按钮。2　在展开的下拉列表中单击“货币”选项。此时，可以看到D4:D7单元格区域中的数值左侧添加了“￥”符号，并保留了两位小数。

03　1　选择E4:E7单元格区域。2　在“开始”选项卡下的“数字”组中单击“数字格式”右侧的下三角按钮。3　在展开的下拉列表中单击“会计专用”选项。

04　此时，可看到E4:E7单元格区域中的数值左侧也添加了“￥”符号并保留了两位小数，选中D2单元格。

知识扩展

货币与会计专用的区别：前者的货币符号与数值连在一起且保持右对齐，后者的货币符号左对齐，数值右对齐。

05　1　在“数字”组中单击“数字格式”右侧的下三角按钮。2　在展开的下拉列表中单击“长日期”选项。此时，可以看到D2单元格中的日期数据显示为“2012年4月1日”。

06　1　选择D4:E7单元格区域。2　单击两次“数字”组中的“减少小数位数”按钮，以保证D4:E7单元格区域中的数值只显示整数部分。

07　设置完毕后，用户可在Excel工作表中看见完整的设置数据格式后的办公用品领用单，其中包括数值的货币格式、会计专用格式、日期格式与小数位数的变化。此时的办公用品领用单变得更为专业、严谨。

根据不同要求自定义数字格式

操作解析

在日常工作中，Excel自动设置的数值格式可能无法完全满足部分用户对数值格式设置的要求。针对此种情况，Excel提供了自定义设置数字格式功能，用户可以根据需求自定义数字格式。

关键点

◎自定义

◎数字格式

原始文件：随书光盘\原始文件\04\自定义数字格式.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\04\自定义数字格式.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\04\自定义数字格式.xlsx”工作簿。

1　选择B4:B7单元格区域。2　在“开始”选项卡下单击“数字”组中的对话框启动器按钮。

02　弹出“设置单元格格式”对话框。1　在“分类”列表框中单击“自定义”选项。2　在“类型”文本框中输入“"雨伞"@”，即在所选单元格中添加“雨伞”文本，而单元格中原本的文本位于“雨伞”右侧。

03　单击“确定”按钮，此时的B4:B7单元格区域数值前添加了“雨伞”，更加完整地显示了货物名称。1　选择C4:D8单元格区域。2　在“开始”选项卡下单击“数字”组中的对话框启动器按钮。

04　弹出“设置单元格格式”对话框。1　在“分类”列表框中单击“自定义”选项。2　在“类型”文本框中输入“G/通用格式"万元"”，即在所选单元格中添加“万元”文本，而单元格中原本的文本位于“万元”左侧。

05　单击“确定”按钮，此时，C4:D8单元格区域中数值后增加了“万元”单位，更加专业地显示了赖话伞业销售完成情况。因为是设置数字格式添加了“万元”单位，不影响数值格式的关系，所以即使参与运算，也能完成正确计算。

知识扩展

自定义数字格式除了可以使用以上介绍的数字代码外，还可以使用其他数字代码，常用自定义数字格式的代码以及含义如表4-1所示。

更改文本型数字格式以便参与简单运算

操作解析

在对Excel表格进行格式设置时，有时会出现数值型格式被定义为文本型的情况，从而导致无法计算，这就需要将文本型转化为数值型格式，以方便计算。

关键点

◎文本型转化为数字型

◎更改数字格式

原始文件：随书光盘\原始文件\04\更改文本型数字格式.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\04\更改文本型数字格式.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\04\更改文本型数字格式.xlsx”工作簿。

1　选择A2:E8单元格区域。2　在“开始”选项卡下单击“数字”组中的对话框启动器按钮。3　在弹出的“设置单元格格式”对话框中的“分类”列表框中单击“文本”选项，单击“确定”按钮。

02　1　输入姓名、部门等信息。2　在E3单元格中输入"=C3+D3"，按【Enter】键后发现为0，这是由于C3和D3单元格内容为文本数值。3　选中C3:D7单元格区域后右击。4　在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令。

03　弹出“设置单元格格式”对话框，在“分类”列表框中单击“数值”选项，然后单击“确定”按钮返回工作表，此时可在“应发工资”所在列中看见正确的计算结果。

复制并粘贴单元格和区域以节省输入时间

操作解析

在对Excel表格进行格式设置时，部分用户会询问是否有更快速的方法进行复制和粘贴，从而节省输入数据时间。有！通过移动单元格或单元格区域并且结合使用快捷键可以很好地解决该问题。

关键点

◎复制单元格

◎粘贴单元格区域

原始文件：随书光盘\原始文件\04\复制并粘贴单元格和区域.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\04\复制并粘贴单元格和区域.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\04\复制粘贴单元格和区域.xlsx”工作簿。

将鼠标指针移至C8单元格右下角边缘线处，按住鼠标左键不放的同时按住【Ctrl】键，拖动至C9单元格处。

02　释放鼠标后，C9单元格内容显示为“男”。1　选择E5:E6单元格区域后按住鼠标右键不放。2　拖动至E8:E9单元格区域内。3　释放鼠标，在弹出的快捷菜单中单击“复制到此位置”命令。

03　完成以上步骤后，在Excel当前工作表中显示完整的客户基本资料表。

知识扩展

复制和粘贴是Excel拥有的基本功能，除上述操作方法外，还可以使用【Ctrl+C】组合键来实现复制，使用【Crtl+V】组合键来实现粘贴。

移动单元格和区域以纠正输入错误

操作解析

在Excel中输入数据时，往往会出现人为失误而导致数据输入错误，这就需要Excel提供一种方便的改正错误的方法，除了删除重新输入正确的数据外，移动单元格和区域不失为快速纠正错误的便捷办法。

关键点

◎移动单元格

◎移动单元格区域

原始文件：随书光盘\原始文件\04\移动单元格和区域.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\04\移动单元格和区域.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\04\移动单元格和区域.xlsx”工作簿。

选中D4单元格，将鼠标移至D4单元格边缘线处，按住鼠标左键不放拖动至D3单元格。

02　1　释放鼠标后，在弹出的提示对话框中单击“确定”按钮，则D3单元格内数值变为“1”。在D4单元格内输入2。2　选择B3:B7单元格区域。3　将鼠标移至单元格区域边缘处，按住鼠标左键和【Shift】键，拖动至C列右侧边缘处。

03　释放鼠标，则B3:B7单元格区域内名称与C3:C7单元格区域内销售额数值互换了位置。

选择性只粘贴值

操作解析

选择性粘贴是Excel针对用户对复制数值或区域不同需要而设计的功能，选择性只粘贴值是其中的一个重要功能，它能够实现隐藏指定数据计算过程的目的，满足用户对某些数据计算公式的保密性要求。

关键点

◎选择性粘贴

◎粘贴值

原始文件：随书光盘\原始文件\04\选择性只粘贴值.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\04\选择性只粘贴值.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\04\选择性只粘贴值.xlsx”工作簿。

1　选择D3:D7单元格区域，可在编辑栏中看见提成金额的计算公式。2　在“开始”选项卡的“剪贴板”组中单击“复制”按钮。

02　1　右击D3:D7单元格区域内任意位置。2　在弹出的快捷菜单中单击“粘贴选项”下的“值”图标，即在D3:D7单元格区域中只粘贴前面复制内容中的数值。

03　操作完毕后，选择D3:D7单元格区域，在编辑栏中只看见提成金额的数值，而计算公式却消失了，从而达到了保密公司计算提成金额的要求。

转置粘贴将行数据转换为列数据

操作解析

在Excel提供的选择性粘贴功能中，“转置粘贴”功能能够实现行数据与列数据的相互转换，即可将复制的行数据（列数据）粘贴为列数据（行数据），从而方便日常办公，提高工作效率。

关键点

◎选择性粘贴

◎转置

原始文件：随书光盘\原始文件\04\转置粘贴.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\04\转置粘贴.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\04\转置粘贴.xlsx”工作簿。

1　在Sheet1工作表中选择B2:E2单元格区域。2　在“开始”选项卡下单击“剪贴板”组中的“复制”按钮。

02　切换至Sheet2工作表。1　选择A3:A6单元格区域。2　在“开始”选项卡下单击“剪贴板”组中的“粘贴”下三角按钮。3　在展开的下拉列表中单击“粘贴”组中的“转置”图标。

03　此时可看见步骤01中复制的行数据粘贴为列数据，然后根据表左侧和顶部的标题将对应的销售额数据分别输入表中，完成输入操作后的销售情况简表更加规范、专业，一目了然。

查找和替换普通字符

操作解析

当需要在工作表中修改一批数据时，可以利用Excel提供的查找和替换功能。此功能可实现数据的快速查找与更正，方便日常办公中查询与处理批量数据的问题。

关键点

◎查找字符

◎替换字符

原始文件：随书光盘\原始文件\04\替换字符.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\04\替换字符.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\04\替换字符.xlsx”工作簿。

1　在“开始”选项卡下单击“编辑”组中的“查找和选择”按钮。2　在展开的下拉列表中单击“替换”选项。

02　1　在弹出的“查找和替换”对话框中输入“查找内容”与“替换为”内容。2　单击“全部替换”按钮。3　再次打开“查找和替换”对话框，输入“查找内容”与“替换为”内容。4　单击“全部替换”按钮。

03　操作完毕后，“销售部三”替换为“销售部二”，销售最低限额提升为6万元。

知识扩展

通配符是一种特殊符号，常用于模糊搜索内容，包括“*”、“？”。其中，“*”表示任意字符数，“？”表示单个字符。

查找和替换工作表中的数据格式

操作解析

在Excel 2010中，对设置了统一格式的文本进行查找与替换操作非常容易，这是因为Excel 2010不仅提供了查找和替换单元格内容的功能，还提供了查找和替换格式功能。

关键点

◎查找替换格式

◎全部替换

原始文件：随书光盘\原始文件\04\查找和替换数据格式.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\04\查找和替换数据格式.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\04\查找和替换数据格式.xlsx”工作簿。

打开“查找和替换”对话框，因为要查找替换格式，所以单击对话框中的“选项”按钮，展开高级查找替换界面。

02　1　单击“查找内容”右侧的“格式”下三角按钮。2　在展开的下拉列表框中单击“从单元格选择格式”选项，此时鼠标指针变为吸管形状。

03　1　单击C3单元格，返回“查找和替换”对话框，“查找内容”右侧会显示格式的预览效果。2　单击“未设定格式”右侧的“格式”按钮。

04　弹出“替换格式”对话框，1　切换至“填充”选项卡。2　在图形列表框中选择白色。

05　1　切换至“字体”选项卡。2　单击“颜色”右侧的下三角按钮。3　在展开的下拉列表中选择“红色”。

06　单击“确定”按钮返回“查找和替换”对话框。“替换为”右侧会显示格式的预览效果。单击“全部替换”按钮。

07　此时，用户可在Excel工作表中看见修改后的考试情况表。修改后的考试情况表可以提醒差生，同时避免最初表格格式设置太过刺眼。

利用定位条件快速查找

操作解析

定位条件是Excel提供的利用一定条件（如空值、数字、文本等）进行有目的性查找的功能，它能够快速选中满足用户所设条件的单元格或区域，从而方便日常数据的选择修改。

关键点

◎定位条件

◎空值

原始文件：随书光盘\原始文件\04\定位条件快速查找.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\04\定位条件快速查找.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\04\定位条件快速查找.xlsx”工作簿。

1　选择E4:E9单元格区域。2　在“开始”选项卡下单击“查找和选择”按钮。3　在展开的下拉列表中单击“定位条件”选项。

02　在弹出的“定位条件”对话框中，若想定位所选单元格区域中为空值的单元格，1　则单击选中“空值”单选按钮。2　单击“确定”按钮返回工作表。3　在选中的“空值”单元格区域输入“0”。

03　按【Ctrl+Enter】组合键，此时包含空值的单元格都同时输入“0”，即考试签到表中缺考考生的成绩由之前空值变为0。

第5章　让你的表格更具个性化

*实时预览功能的启动与关闭

*单元格字体格式随意换

*设置单元格对齐方式使数据整齐统一

*对单元格数据进行自动换行和强制换行

*添加单元格边框使表格轮廓更加清晰

*添加单元格底纹以突出显示重要内容

*根据需求设置单元格样式

*套用表格格式美化表格

*使用主题美化表格

*为工作表添加背景以打破单调的表格风格

*设置批注格式

实时预览功能的启动与关闭

操作解析

Excel 2010提供了实时预览功能，用户可以使用此功能预览各种粘贴选项。通过实时预览，可以在将粘贴的内容实际粘贴到工作表之前预览粘贴后的效果，从而给用户提供继续或更改操作的选择。

关键点

◎实时预览

◎粘贴

原始文件：随书光盘\原始文件\05\实时预览.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\05\实时预览.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\05\实时预览.xlsx”工作簿。

1　复制B3单元格后选中C5单元格。2　单击“粘贴”下三角按钮。3　在展开的下拉列表中单击“粘贴”选项，由于关闭了实时预览功能，因此无法在粘贴前预览粘贴后的效果。

02　1　单击“文件”按钮。2　从弹出的“文件”菜单中单击“选项”命令。3　在弹出的“Excel选项”对话框中的“常规”选项右侧勾选“启用实时预览”复选框，再单击“确定”按钮。

03　1　复制B4单元格后选中D3单元格，单击“粘贴”下三角按钮，在展开的下拉列表中单击“粘贴”选项，此时可预览粘贴后的效果，调整D3单元格列宽后再次将B4单元格数据复制到D3单元格。2　最后将其他课程补充完整。

单元格字体格式随意换

操作解析

在单元格中输入数据时，都会以默认格式显示，但某些用户往往会根据实际需求更改字体格式，由此Excel提供了更换单元格格式的功能，其中包括字体、字号、字形、字体颜色的更换。

关键点

◎字体

◎字号

◎字体颜色

原始文件：随书光盘\原始文件\05\单元格字体.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\05\单元格字体.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\05\单元格字体.xlsx”工作簿。

1　选中A1单元格。2　单击“开始”选项卡下“字体”组中的“字号”下三角按钮。3　在展开的下拉列表中选择字号，如选择“18”。

02　1　单击“开始”选项卡“字体”组中“字体”下三角按钮。2　在展开的下拉列表中选择字体，如选择“华文隶书”。3　单击“开始”选项卡下“字体”组中“字体颜色”下三角按钮。4　在展开的下拉列表中选择字体颜色，如选择“红色”。

03　设置完毕后，资产使用情况表的标题变为18磅的华文隶书字体，同时以红色突出显示。

设置单元格对齐方式使数据整齐统一

操作解析

为了使Excel工作表更加整齐和统一，用户往往会根据自己的需要设置单元格的对齐方式，其中包括水平对齐方式的“文本左对齐”、“居中”和居中对齐方式的“顶端对齐”、“垂直居中”、“底端对齐”等。

关键点

◎对齐方式

◎分散对齐

◎居中对齐

原始文件：随书光盘\原始文件\05\单元格对齐方式.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\05\单元格对齐方式.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\05\单元格对齐方式.xlsx”工作簿。

1　选中A1单元格。2　单击“开始”选项卡下“对齐方式”组中“居中”按钮。此时可看见A1单元格中文本的对齐方式为“居中”。3　选择A3:A6单元格区域。

02　1　单击“开始”选项卡下“对齐方式”组中的对话框启动器按钮，弹出“设置单元格格式”对话框。2　切换到“对齐”选项卡。3　单击“水平对齐”下三角按钮。4　在展开的下拉列表中选择“分散对齐”（缩进）选项。

03　单击“确定”按钮返回工作表，此时，姓名区域分散对齐。选择B3:E6单元格区域，使用步骤01介绍的方法将其设置为“居中”对齐。

对单元格数据进行自动换行和强制换行

操作解析

在Excel中输入文本型数值时经常需要使用自动换行功能以保证文本型数值能够完全显示，但自动换行功能有其局限性，若要随时实现换行，这就需要使用强制换行功能。

关键点

◎自动换行

◎强制换行

原始文件：随书光盘\原始文件\05\换行.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\05\换行.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\05\换行.xlsx”工作簿。

打开工作表后发现考核项目不能完全显示，故选中C3单元格。将鼠标指针定位在第1句句末，按【Alt+Enter】组合键。

02　此时可看见第一句后的文本全部都换行显示了。

1　依照上述方法将考核项目内文本的第2句实现强制换行。2　选中B5单元格。

03　在“开始”选项卡下单击“对齐方式”组中的“自动换行”按钮，则B5单元格中的文本全部显示。

知识扩展

当文本长度超过了单元格的宽度时，自动换行功能能够让超过单元格列宽的文本换行显示。

添加单元格边框使表格轮廓更加清晰

操作解析

在Excel工作表中，用户可以看见灰色的网格线，但在打印时，这些网格线是不会随着表格打印在纸张上的。如需添加表格边框，则需要通过设置单元格格式来实现。

关键点

◎设置边框

◎边框样式

原始文件：随书光盘\原始文件\05\添加边框.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\05\添加边框.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\05\添加边框.xlsx”工作簿。

1　选择A2:D7单元格区域。2　在“开始”选项卡下单击“字体”组中的对话框启动器按钮。弹出“设置单元格格式”对话框。3　切换至“边框”选项卡。4　在“样式”列表框中选择“虚线”样式。

02　1　依次单击“边框”选项组中对应的按钮，为所选单元格添加左、下、右虚线外边框以及虚线内边框。2　然后在“样式”列表框中选择“粗实线”。

03　将粗线添加至外侧上部边框，单击“确定”按钮返回工作表，此时可看见添加边框后的图书借阅登记表。

知识扩展

除了利用对话框添加边框外，还可以利用“字体”组中的“边框”按钮来实现。

添加单元格底纹以突出显示重要内容

操作解析

Excel表格中部分用户会要求将表格中一些重要内容突出显示，以从视觉上起到一种强调或区分的作用，这可以通过Excel提供的单元格添加底纹功能来实现。

关键点

◎单元格底纹

◎标准颜色

原始文件：随书光盘\原始文件\05\添加底纹.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\05\添加底纹.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\05\添加底纹.xlsx”工作簿。

1　选择D3:D6单元格区域。2　在“开始”选项卡下单击“字体”组中的对话框启动器按钮。

02　弹出“设置单元格格式”对话框。1　切换到“填充”选项卡。2　在图形列表框中单击“其他颜色”按钮。3　在弹出的“颜色”对话框中选择“深橘色”。4　然后单击“确定”按钮。

03　返回工作表，此时Excel工作表中的D3:D6单元格区域以深橘色显示，以示强调。

知识扩展

除了利用对话框添加底纹之外，还可以利用“字体”组中的“填充颜色”按钮来实现。

根据需求设置单元格样式

操作解析

Excel提供了一部分单元格样式，使用单元格样式，可以快速为单元格设置具有专业水准的外观，同时如果Excel中的单元格样式不能满足用户需求，用户还可以自定义单元格样式。

关键点

◎内置样式

◎自定义单元格样式

原始文件：随书光盘\原始文件\05\单元格样式.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\05\单元格样式.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\05\单元格样式.xlsx”工作簿。

若要为A1单元格应用手动新建的单元格样式，则首先选中A1单元格。

02　1　在“开始”选项卡下单击“样式”组中的“单元格样式”按钮。2　在展开的样式库中单击“新建单元格样式”选项。

03　弹出“样式”对话框，1　在“样式名”文本框中输入“标题一”。2　单击“格式”按钮，弹出“设置单元格格式”对话框。3　切换到“对齐”选项卡。4　单击“水平对齐”下三角按钮，在展开的下拉列表中选择“居中”选项。

04　1　切换到“字体”选项卡。2　单击“字体”下三角按钮，在展开的下拉列表中选择“华文隶书”选项，单击“确定”按钮返回工作表。3　单击“单元格样式”按钮。4　在展开的库中选择新建的“标题一”样式。

05　此时员工出差报告单标题所在单元格应用了新建的“标题一”样式。选择A3:A7单元格区域与C3、E3、D7单元格。

06　1　再次单击“单元格样式”按钮。2　在展开的样式库中选择合适的单元格样式，如选择“20%-强调文字4”样式。

07　设置完毕后，员工出差报告单按照用户所需格式显示，不仅标题一目了然，文字也更能引起视觉上的冲击。

套用表格格式美化表格

操作解析

Excel中不仅内置了多种单元格样式，同样也内置了多种表格样式，它能够让用户在短时间内完成表格格式的设置，套用了格式的表格将显得更加专业、严谨。

关键点

◎套用表格格式

◎转换为区域

原始文件：随书光盘\原始文件\05\表格格式.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\05\表格格式.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\05\表格格式.xlsx”工作簿。

1　选择A2:E7单元格区域。2　在“开始”选项卡下单击“样式”组中的“套用表格格式”按钮。3　在展开的库中选择“表样式中等深度2”样式。

02　弹出“套用表格式”对话框，表数据的来源默认为所选的A2:E7单元格区域，单击“确定”按钮。

03　此时可看见套用指定表格格式的销售记录表，如果需要对该表格格式进行其他设置，则继续选择A2:E7单元格区域。

04　切换到“表格工具-设计”选项卡，在“表格样式选项”组中可添加指定的特殊行列，如勾选“镶边列”复选框，即在表格中产生交替并带有条纹的列。

05　表格格式设置完毕后可以将其转换为普通区域，单击“工具”组中的“转换为区域”按钮。

06　弹出提示对话框，询问用户是否要将表格转换为普通区域，直接单击“是”按钮。

07　返回工作表，此时可看见套用表格格式后的“家电下乡”销售记录表最终效果，表格显得更加美观、专业。

使用主题美化表格

操作解析

主题是一组格式选项，包含主题颜色、主题字体和主题效果3部分，用户不仅可以为工作表应用主题效果，还可以通过更改主题字体和主题外观来创建满意的主题，让工作表看上去更专业。

关键点

◎主题颜色

◎主题字体

原始文件：随书光盘\原始文件\05\使用主题.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\05\使用主题.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\05\使用主题.xlsx”工作簿。

1　切换至“页面布局”选项卡。2　单击“主题”组中的“主题”按钮。3　从展开的库中选择“波形”样式。

02　若对主题中的字体和效果不满意，则可以手动更改，1　单击“主题”组中的“字体”按钮。2　从展开的库中选择“跋涉”样式。3　单击“主题”组中的“效果”按钮。4　从展开的库中选择“凤舞九天”样式。

03　设置完毕后，工作表中的图表与文字效果都发生了显著的变化，此时的产品销售额比较图表显得更加专业。

为工作表添加背景以打破单调的表格风格

操作解析

Excel工作表背景在默认情况下为白色，某些用户会觉得工作表背景过于单调，那么可以为工作表设置背景图片，以增加工作表的美观程度。

关键点

◎页面背景

◎图片背景

原始文件：随书光盘\原始文件\05\添加背景.xlsx、书籍.Png

最终文件：随书光盘\最终文件\05\添加背景.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\05\添加背景.xlsx”工作簿。

1　切换至“页面布局”选项卡。2　单击“页面设置”组中的“背景”按钮。

02　1　从弹出的“工作表背景”对话框中选择添加背景文件的位置。2　然后在列表框中选中背景文件。

03　单击“插入”按钮后返回工作表，此时书屋销售情况统计表添加了书籍作为背景，更能表达表格所表达的主题。

设置批注格式

操作解析

批注格式与表格格式一样，往往直接影响着批注的效果，为了能够很好地达成设置批注的目的，Excel提供了设置批注格式功能。

关键点

◎批注格式

◎编辑批注

原始文件：随书光盘\原始文件\05\批注格式.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\05\批注格式.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\05\批注格式.xlsx”工作簿。

1　选中B3单元格。2　切换至“审阅”选项卡。3　单击“批注”组中的“显示/隐藏批注”按钮。4　右击批注框，从弹出的快捷菜单中单击“设置批注格式”命令。

02　弹出“设置批注格式”对话框，1　在“字体”选项卡的“字号”列表框中选择“14”。2　切换至“对齐”选项卡，单击“水平”右侧的下三角按钮。3　在展开的下拉列表中选择“居中”选项。

03　1　切换至“颜色与线条”选项卡，单击“线条”下方的“颜色”下三角按钮。2　在展开的下拉列表中选择“红色”。单击“确定”按钮返回工作表，此时批注框线以红色显示，批注框中字体变为14磅且居中显示。

第6章　用图片丰富表格内容

*在表格中插入剪贴画以丰富表格内容

*使用电脑中的图片补充说明数据

*快人一步的屏幕剪辑

*自由裁剪图片使构图更完美

*按比例和指定形状裁剪图片

*自由旋转扶正倾斜的图片

*应用亮度和对比度功能调出明亮的照片

*应用饱和度调出图片的艳丽色彩

*应用色调调出图片的温馨感

*应用重新着色功能快速更改图片风格

*为图片应用艺术效果

*去除图片的背景

*自定义图片艺术边框

*套用图片版式以增添说明文字

在表格中插入剪贴画以丰富表格内容

操作解析

Excel中自带了许多剪贴画，收集在Excel剪辑库中，可方便地调用这些剪贴画来丰富表格的内容，使表格看起来更生动、活泼。

关键点

◎搜索文字

◎结果类型

原始文件：随书光盘\原始文件\06\插入剪贴画.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\06\插入剪贴画.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\06\插入剪贴画.xlsx”工作簿。

在“插入”选项卡下单击“剪贴画”按钮。

02　打开“剪贴画”任务窗格，1　输入要插入剪贴画的关键字，如输入“增长”。2　选择要搜索的剪贴画类型，如勾选“插图”和“照片”复选框。3　单击“搜索”按钮。4　系统自动搜索出符合要求的剪贴画，选择要插入的剪贴画并双击。

03　选中的剪贴画插入到表格中，将剪贴画拖曳至目标单元格中，并适当对其进行缩放和旋转，此时可以看到在图表中插入了一张能够丰富图表内容的剪贴画。

使用电脑中的图片补充说明数据

操作解析

在Excel工作表中，用户可以添加存放在电脑中的图片对工作表数据进行补充和说明，例如制作工作证时，需要添加员工对应的照片来进行补充。

关键点

◎插入图片

◎调整图片大小

原始文件：随书光盘\原始文件\06\使用电脑中的图片补充说明数据.xlsx、ROSE.jpg

最终文件：随书光盘\最终文件\06\使用电脑中的图片补充说明数据.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\06\使用电脑中的图片补充说明数据.xlsx”工作簿。

在“插入”选项卡下单击“图片”按钮。

02　弹出“插入图片”对话框，1　选择需要添加的图片ROSE.jpg。2　单击“插入”按钮。

03　选中的图片插入到表格中，将图片拖曳至目标单元格中，并适当对其进行缩放和旋转，此时可以看到在表格中插入了一张能够补充说明表格内容的图片。

快人一步的屏幕剪辑

操作解析

很多用户在制作一些图文并茂的分析表格时，需要截取大量的图片放置在表中，以前在表格中插入图片比较麻烦，现在可以快速截取屏幕图像，并直接插入文档中，操作快人一步。

关键点

◎屏幕剪辑

◎屏幕截图

原始文件：随书光盘\原始文件\06\快人一步的屏幕剪辑.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\06\快人一步的屏幕剪辑.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\06\快人一步的屏幕剪辑.xlsx”工作簿。

1　在“插入”选项卡下单击“屏幕截图”按钮。2　从展开的下拉列表中单击“屏幕剪辑”选项。

02　鼠标指针变成了十字形状，在所打开的窗口中按住鼠标左键，拖动鼠标选择截取区域，被选中的区域高亮显示，未被选中的部分朦胧显示。

03　释放鼠标左键即可在工作表中显示被截取图片，并将图片移至分析图表右侧。

知识扩展

单击“屏幕截图”按钮，在展开的下拉列表中可以看到所有当前打开的窗口，所以用户要事先将要截图的窗口打开，且将其放在最上方，截图时才能自动切换至该窗口中。

自由裁剪图片使构图更完美

操作解析

直接添加到工作表中的图片并不一定完全符合用户的需求，此时用户可以通过自由裁剪功能将图片多余部分裁剪掉，使图片的整体构图更完美，同时也让图片与表格数据更融合。

关键点

◎自由裁剪图片

◎调整图片位置

原始文件：随书光盘\原始文件\06\自由裁剪图片使构图更完美.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\06\自由裁剪图片使构图更完美.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\06\自由裁剪图片使构图更完美.xlsx”工作簿。

选中需要裁剪的图片。

02　切换至“图片工具-格式”选项卡，在“大小”组中，1　单击“裁剪”按钮，此时图片被黑色控制点包围。2　拖动某一个控制点裁剪图片。

03　裁剪至合适图片后，单击图片外任意位置，完成图片的裁剪，然后将图片调整至适当的位置。

知识扩展

若要调整图片位置，只需选中图片，按住鼠标左键拖动即可将图片移至目标位置。

按比例和指定形状裁剪图片

操作解析

Excel 2010增强了图片的裁剪功能，不仅可以对工作表中的图片自由裁剪，还可以按照纵横比进行裁剪，或是将其裁剪成指定形状，快速更改图片的外形，从而让图片更符合用户的需求。

关键点

◎按纵横比裁剪

◎填充裁剪

◎裁剪为指定形状

原始文件：随书光盘\原始文件\06\按比例和指定形状裁剪图片.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\06\按比例和指定形状裁剪图片.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\06\按比例和指定形状裁剪图片.xlsx”工作簿。

1　选中需要裁剪的图片。2　切换至“图片工具-格式”选项卡，单击“大小”组中的“裁剪”下三角按钮。3　单击“纵横比＞4:5”选项。

02　1　此时以半透明黑色标识需要裁剪掉的部分。2　拖动图片裁切点保留图像部分。

知识扩展

如果用户要将图片按比例进行裁剪缩放，可在设置好裁剪区域后，单击“裁剪”下三角按钮，然后单击“填充”选项。

03　设置完成后，单击图片外的任意位置，即可得到裁剪后的图片。

知识扩展

如果需要将图片裁剪为某种形状，可以单击“裁剪”下三角按钮，在展开的下拉列表中指向“裁剪为形状”选项，然后选择需要的形状即可。

自由旋转扶正倾斜的图片

操作解析

在表格中添加图片后，用户可以根据需要旋转一定的角度，将倾斜的图片扶正，或是让图片与图表内容更贴合。

关键点

◎自由旋转

◎水平/垂直翻转

◎向左/向右旋转90°

原始文件：随书光盘\原始文件\06\自由旋转扶正倾斜的图片.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\06\自由旋转扶正倾斜的图片.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\06\自由旋转扶正倾斜的图片.xlsx”工作簿。

1　选中需要旋转的图片，切换至“图片工具-格式”选项卡。2　在“排列”组中单击“旋转”按钮。3　在展开的下拉列表中单击“其他旋转选项”选项。

知识扩展

当用户需要将图片向左或向右旋转90°时，可在“旋转”下拉列表中单击“向右旋转90°”或“向左旋转90°”选项。

02　弹出“设置图片格式”对话框，在“大小”选项面板中，设置“旋转”为合适的角度。

03　设置完成后单击“关闭”按钮，返回工作表，可看到图片根据设置旋转至相应角度，倾斜图片被扶正了。

知识扩展

如需水平或垂直翻转图片，只需在“旋转”下拉列表中单击“水平翻转”或“垂直翻转”选项。

应用亮度和对比度功能调出明亮的照片

操作解析

亮度是指画面的明亮程度，对比度是指画面黑与白的比例。当工作表中的图片亮度和对比度偏低，可以借助Excel 2010自带的图片亮度和对比度更正功能来调整图片的亮度、对比度，以调出明亮的照片。

关键点

◎亮度和对比度

◎锐化和柔化

原始文件：随书光盘\原始文件\06\应用亮度与对比度功能调出明亮的照片.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\06\应用亮度与对比度功能调出明亮的照片.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\06\应用亮度与对比度功能调出明亮的照片.xlsx”工作簿。

选中需要调整亮度和对比度的照片。

02　切换至“图片工具-格式”选项卡，在“调整”组中，1　单击“更正”按钮。2　在展开库的“亮度和对比度”选项组中选择需要的亮度和对比度样式，如选择“亮度：+40%对比度：+20%”选项。

03　此时所选照片的亮度在原有基础上增加了40%，对比度在原有基础上增加了20%。

知识扩展

单击“更正”按钮，在展开库的“锐化和柔化”选项组中选择相应的锐化和柔化样式，则可更改照片的锐化和柔化程度。

应用饱和度调出图片的艳丽色彩

操作解析

饱和度是指色彩的纯度，也就是色彩的鲜艳程度。当添加的图片色彩过淡时，用户可以增强色彩饱和度，让其更加鲜艳；当图片色彩过浓时，用户可以降低色彩饱和度，使其变得更素净。

关键点

◎增强饱和度

◎降低饱和度

原始文件：随书光盘\原始文件\06\应用饱和度调出图片的艳丽色彩.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\06\应用饱和度调出图片的艳丽色彩.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\06\应用饱和度调出图片的艳丽色彩.xlsx”工作簿。

选中需要调整色彩饱和度的图片。

02　切换至“图片工具-格式”选项卡，在“调整”组中，1　单击“颜色”按钮。2　在展开库的“颜色饱和度”选项组中选择所需饱和度样式，如选择“饱和度：400%”选项。

03　此时所选照片的饱和度调整为原有色彩的400%。

知识扩展

若要减淡照片的色彩浓度，只需单击“颜色”按钮，在展开库的“颜色饱和度”选项组中选择左侧较低饱和度样式即可。

应用色调调出图片的温馨感

操作解析

色调是指一幅画面中画面色彩的总体倾向，是整体的色彩效果。一般情况下，色调可按冷暖方面分为暖色调与冷色调。红色、橙色、黄色为暖色调，可给画面增加温馨感；蓝色、绿色、黑色为冷色调，可给画面增加忧郁气氛。

关键点

◎暖色调

◎冷色调

原始文件：随书光盘\原始文件\06\应用色调调出图片的温馨感.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\06\应用色调调出图片的温馨感.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\06\应用色调调出图片的温馨感.xlsx”工作簿。

选中需要调整色调的图片。

02　切换至“图片工具-格式”选项卡，在“调整”组中，1　单击“颜色”按钮。2　在展开库的“色调”选项组中选择所需色温，如选择“色温：11 200K”选项。

03　此时自动增加图片的色温，让图片更加温馨。

知识扩展

如果需要将图片调整为冷色调，可以在“色调”选项组中选择左侧的低色温图标，从而降低图片的色温。

应用重新着色功能快速更改图片风格

操作解析

如果希望修改工作表中图片风格颜色效果，可以使用“重新着色”功能从整体上为图片添加某一种颜色的色调，快速为图片添加指定的颜色效果。

关键点

◎重新着色

◎其他变体

原始文件：随书光盘\原始文件\06\应用重新着色功能快速更改图片风格.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\06\应用重新着色功能快速更改图片风格.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\06\应用重新着色功能快速更改图片风格.xlsx”工作簿。

选中需要更改风格的图片。

02　切换至“图片工具-格式”选项卡，在“调整”组中，1　单击“颜色”按钮。2　在展开库的“重新着色”选项组中选择所需颜色，如选择“蓝色，强调文字颜色1浅色”选项。

03　此时所选图片按所选颜色风格重新着色。

知识扩展

如果Excel预置的重新着色风格不满足用户需求时，用户还可以单击“颜色”按钮，单击“其他变体”选项，来选择其他变体颜色。

为图片应用艺术效果

操作解析

Excel 2010为用户提供了一系列草图、影印、铅笔灰度等图片艺术效果，应用这些效果可以快速更改图片的外观，使图片看起来更像素描、绘图、油画等。

关键点

◎艺术效果

◎重置艺术效果

原始文件：随书光盘\原始文件\06\为图片应用艺术效果.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\06\为图片应用艺术效果.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\06\为图片应用艺术效果.xlsx”工作簿。

选中需要应用艺术效果的图片。

02　切换至“图片工具-格式”选项卡，在“调整”组中，1　单击“艺术效果”按钮。2　在展开的库中选择需要的艺术效果。

03　此时所选图片应用了选定的艺术效果。

知识扩展

当用户需要清除当前图片中的艺术效果时，可在“艺术效果”下拉列表中单击“艺术效果选项”选项，打开“设置图片格式”对话框，在“艺术效果”选项面板中单击“重置”按钮，即可还原至图片的默认效果。

去除图片的背景

操作解析

当添加到工作表中的图片包含有不需要的背景部分时，要如何才能消除多余部分保留需要的图像呢？此时可以使用Excel 2010新增的“删除背景”功能手动标记出要清除的图像部分，快速去除图片背景。

关键点

◎删除背景

◎标记要保留的区域

原始文件：随书光盘\原始文件\06\去除图片的背景.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\06\去除图片的背景.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\06\去除图片的背景.xlsx”工作簿。

1　选中需要去除背景的图片，切换至“图片工具-格式”选项卡。2　在“调整”组中单击“删除背景”按钮。

02　切换至“背景消除”选项卡，在“优化”组中，1　单击“标记要保留的区域”按钮。2　在图片上拖动鼠标标记出要保留的图像部分，以紫红色表示要删除的图像。

03　标记完成后，单击图片外的任意空白处，即可完成图片背景的消除。

知识扩展

在“背景消除”选项卡中单击“标记要删除的区域”按钮，在图片中直接标出要清除的图像，保留更改后，也可以去除图片背景。

自定义图片艺术边框

操作解析

在Excel工作表要想为图片添加一个具有艺术效果的边框，可以通过“图片边框”功能对图片边框的颜色、粗细、线型等进行设置来实现。

关键点

◎边框颜色、粗细

◎图片样式

原始文件：随书光盘\原始文件\06\自定义图片艺术边框.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\06\自定义图片艺术边框.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\06\自定义图片艺术边框.xlsx”工作簿。

选中需要设置边框的图片。

02　切换至“图片工具-格式”选项卡，在“图片样式”组中，1　单击“图片边框”右侧的下三角按钮。2　在展开的下拉列表中单击“其他轮廓颜色”选项，弹出“颜色”对话框。3　在“标准”选项卡中选择需要的颜色。

03　单击“确定”按钮，1　再次单击“图片边框”右侧的下三角按钮。2　在展开的下拉列表中指向“粗细”选项。3　然后选择需要的粗细，如选择“6磅”选项。

04　若要选择更多虚线样式，1　再次单击“图片边框”右侧的下三角按钮。2　在展开的下拉列表中指向“虚线”选项。3　然后单击“其他线条”选项。

05　弹出“设置图片格式”对话框，在“线型”选项面板中，1　单击“短划线类型”按钮。2　在展开的下拉列表中选择“圆点”样式。

06　1　单击“线端类型”右侧的下三角按钮。2　在展开的下拉列表中单击“圆形”选项。

07　所有设置完毕后，单击“关闭”按钮，返回工作表，此时可以看到所选图片应用了设置好的边框样式。

知识扩展

在“图片样式”组中单击快翻按钮，可以在展开的库中选择预设的图片样式以快速更改图片边框与图片效果。

套用图片版式以增添说明文字

操作解析

在Excel工作表中要想为图片添加相应的说明文字，除了可以绘制文本框实现外，还可以使用Excel 2010新增的图片版式功能，将图片转化为带有文字说明的图片版式效果，再快速为其增添说明文字。

关键点

◎图片版式

◎更改图片版式

原始文件：随书光盘\原始文件\06\套用图片版式以增添说明文字.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\06\套用图片版式以增添说明文字.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\06\套用图片版式以增添说明文字.xlsx”工作簿。

选中需要更改成配有文字说明的图片。

02　切换至“图片工具-格式”选项卡，在“图片样式”组中，1　单击“图片版式”按钮。2　在展开的库中选择需要的图片版式，如选择“蛇形图片题注列表”样式。

03　此时所选图片转化为指定的版式，单击“文本”字样，输入需要的说明文字。

知识扩展

当选择的图片版式不符合要求时，可在“SmartArt工具-设计”选项卡的“布局”组中重新选择适合的图片版式。

第7章　数据的图形化表达

*灵活运用形状展示数据

*对齐形状使多个形状更加整齐

*应用形状样式以美化形状

*让图形操作更简单——组合图形

*自定义形状效果以满足不同需求

*借助SmartArt快速创建标准示意图

*更改SmartArt图形布局更精准表达数据信息

*更改SmartArt图形颜色和样式使其更美观

*使用SmartArt图形图片创建图文并茂的组织结构图

*借助循环图轻松表示数据的循环关系

*使用维恩图直观表现概念包含与被包含关系

灵活运用形状展示数据

操作解析

Excel中收集了许多不同形状的自选图形，用户可以在制作表格、图形时灵活运用形状展示或突出数据，使表格或图形主题表现更清晰。

关键点

◎绘制形状

◎添加文字

原始文件：随书光盘\原始文件\07\灵活运用形状展示数据.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\07\灵活运用形状展示数据.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\07\灵活运用形状展示数据.xlsx”工作簿。

切换至“插入”选项卡，1　在“插图”组中单击“形状”按钮。2　选择需要的形状，如选择“云形标注”选项。3　然后在图表的适当位置拖动鼠标绘制形状。

02　拖至适当大小后释放鼠标左键，1　右击绘制的形状。2　在弹出的快捷菜单中单击“编辑文字”命令。3　激活形状中的文本框，在其中输入说明文本。

03　输入说明文本后，可以适当对其进行缩放或旋转操作，此时可以看到在图表中添加了一个强调图表主体趋势的说明形状。

对齐形状使多个形状更加整齐

操作解析

在工作表中插入形状后，因为是随意插入，通常会比较凌乱，为使多个形状构成的图形更加整齐、美观，用户一般会按一定的方式对齐形状。

关键点

◎对齐形状

◎横向\纵向分布

原始文件：随书光盘\原始文件\07\对齐形状使多个形状更加整齐.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\07\对齐形状使多个形状更加整齐.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\07\对齐形状使多个形状更加整齐.xlsx”工作簿。

1　选中工作表中需要对齐的首个形状。2　按住【Ctrl】键依次单击需要对齐的其他形状。

02　1　切换至“绘图工具-格式”选项卡，在“排列”组中单击“对齐”按钮。2　在展开的下拉列表中单击“垂直居中”选项。3　再次单击“对齐”按钮。4　在展开的下拉列表中单击“横向分布”选项。

03　此时所选形状以垂直居中方式对齐，并以横向分布方式调整了图形之间的距离。使用相同的方法排列其他形状。

知识扩展

单击“对齐”按钮，在展开的下拉列表中单击“查看网格线”选项，可以查看行列间的直线，方便编辑与阅读。

应用形状样式以美化形状

操作解析

Excel为用户提供了一组预置的形状样式，可以帮助用户快速更改形状填充、形状轮廓和形状效果，使形状设置和美化变得更加简单。

关键点

◎形状样式

◎其他主题填充

原始文件：随书光盘\原始文件\07\应用形状样式以美化形状.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\07\应用形状样式以美化形状.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\07\应用形状样式以美化形状.xlsx”工作簿。

1　按住【Ctrl】键依次单击要设置的形状。2　切换至“绘图工具-格式”选项卡，在“形状样式”组中选择需要的样式。

02　1　此时所选形状应用了选定的形状样式。2　然后选中其他要设置的形状，如选中“圆形”。3　在“形状样式”组中单击快翻按钮。

03　1　在展开的样式库中单击“其他主题填充”选项。2　然后选择需要的样式，如选择“样式9”。3　此时所选形状应用了选定的样式。

让图形操作更简单——组合图形

操作解析

当用户需要同时对多个形状进行翻转、旋转、移动或调整大小操作时，可以事先将这些需要同时进行操作的形状组合，以让形状的操作变得更简单，从而加速工作速度。

关键点

◎选择对象

◎组合形状

◎取消组合

原始文件：随书光盘\原始文件\07\让图形操作更简单——组合图形.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\07\让图形操作更简单——组合图形.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\07\让图形操作更简单——组合图形.xlsx”工作簿。

切换至“开始”选项卡，在“编辑”组中，1　单击“查找和选择”按钮。2　在展开的下拉列表中单击“选择对象”选项。3　在工作表中拖动框选需要组合的形状。

02　切换至“绘图工具-格式”选项卡，1　在“排列”组中单击“组合”按钮。2　在展开的下拉列表中单击“组合”选项。

03　此时所有选中的形状组合为一个整体，用户可以像操作一个形状一样对其进行编辑。

知识扩展

如果希望取消形状的组合，可再次单击“组合”按钮，单击“取消组合”选项即可。

自定义形状效果以满足不同需求

操作解析

在Excel中除了使用预置的形状样式外，用户还可以手动设置形状的形状填充、形状轮廓和形状效果等，从而满足不同需求。

关键点

◎形状填充

◎形状轮廓

◎形状效果

原始文件：随书光盘\原始文件\07\自定义形状效果以满足不同需求.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\07\自定义形状效果以满足不同需求.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\07\自定义形状效果以满足不同需求.xlsx”工作簿。

选中需要设置的形状。

02　切换至“绘图工具-格式”选项卡，在“形状样式”组中，1　单击“形状填充”右侧的下三角按钮。2　在展开的下拉列表中单击“无填充颜色”选项。

03　在“形状样式”组中，1　单击“形状轮廓”右侧的下三角按钮。2　在展开的颜色列表中选择需要的颜色，如选择“红色”。

04　在“形状样式”组中，1　单击“形状效果”按钮。2　在展开的下拉列表中单击“阴影＞右下斜偏移”选项。3　再次单击“形状效果”按钮。4　在展开的下拉列表中单击“映像＞紧密映像，接触”选项。

05　在“艺术字样式”组中，1　单击“文本填充”右侧的下三角按钮。2　在展开的颜色列表中选择需要的颜色，如选择“红色”。

06　切换至“开始”选项卡，在“字体”组中设置“字体”为“华文楷体”，“字号”为“18磅”，“字形”为“加粗”。

07　此时完成形状效果的设置，根据需要适当地旋转形状，即可轻松得到所需的形状效果。

借助SmartArt快速创建标准示意图

操作解析

SmartArt图形是信息和观点的视觉表达形式，用户可以直接从Excel提供的多种不同SmartArt图形布局中进行选择来创建常见的流程图、关系图、组织结构图等，从而更快速、轻松、有效地传达信息。

关键点

◎插入SmartArt

◎添加形状

◎文本窗格

原始文件：随书光盘\原始文件\07\借助SmartArt快速创建标准示意图.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\07\借助SmartArt快速创建标准示意图.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\07\借助SmartArt快速创建标准示意图.xlsx”工作簿。

切换至“插入”选项卡，在“插图”组中单击SmartArt按钮。

02　弹出“选择SmartArt图形”对话框，1　单击“棱锥图”选项。2　选择需要的图形布局，如选择“基本棱锥图”选项。3　单击“确定”按钮。

03　此时在工作表中创建了基本棱锥图，单击“文本”字样，在其中输入说明文本。

04　切换至“SmartArt工具-设计”选项卡，1　在“创建图形”组中单击“添加形状”右侧的下三角按钮。2　在展开的下拉列表中单击“在后面添加形状”选项。3　右击添加的形状。4　在弹出的快捷菜单中单击“编辑文字”命令。

05　激活形状中的文本框，在其中输入相应的说明文本。

06　如果要在形状中添加文本，1　还可以在“创建图形”组中单击“文本窗格”按钮。2　在弹出的“在此处键入文字”对话框中根据需要修改形状内的文本。

07　完成文字的添加后，一个基本的标准示意图便制作完成了。

更改SmartArt图形布局更精准表达数据信息

操作解析

在选择SmartArt图形布局时，首先需要明确图形要表达什么信息以及是否希望以某种特定方式显示。若不能明确选择哪种图形布局，可以借助SmartArt图形布局的快速切换功能，尝试不同类型的布局。

关键点

◎应用布局样式

◎更改其他类型布局

原始文件：随书光盘\原始文件\07\更改SmartArt图形布局更精准表达数据信息.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\07\更改SmartArt图形布局更精准表达数据信息.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\07\更改SmartArt图形布局更精准表达数据信息.xlsx”工作簿。

选中需要更改图形布局的SmartArt图形。

02　切换至“SmartArt工具-设计”选项卡，单击“布局”组中的快翻按钮，1　在展开的样式库中单击“其他布局”选项，弹出“选择SmartArt图形”对话框。2　单击“循环”选项。3　选择“多向循环”布局样式。

03　单击“确定”按钮，此时所有的SmartArt图形应用了选定的布局样式。

知识扩展

如果希望将SmartArt图形更改为同类型的其他布局，可以在展开的布局样式库中选择所需布局样式。

更改SmartArt图形颜色和样式使其更美观

操作解析

Excel为SmartArt图形提供了专业设计的组合效果和颜色样式，可以选择合适的方案快速更改SmartArt图形的形状填充、边距、阴影、线条和三维透视等，提高设计SmartArt图形外观样式的工作效率。

关键点

◎更改颜色

◎SmartArt样式

◎重设图形

原始文件：随书光盘\原始文件\07\更改SmartArt图形颜色和样式使其更美观.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\07\更改SmartArt图形颜色和样式使其更美观.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\07\更改SmartArt图形颜色和样式使其更美观.xlsx”工作簿。

选择需要设置的SmartArt图形。

02　切换至“SmartArt工具-设计”选项卡，在“SmartArt样式”组中，1　单击“更改颜色”按钮。2　在展开的库中选择需要的颜色样式。3　单击“SmartArt样式”组中的快翻按钮，在展开的库中选择需要的样式。

03　此时所选的SmartArt图形应用了选定的颜色和样式。

知识扩展

如果希望将自定义的格式还原成默认值，可以在“SmartArt工具-设计”选项卡中，单击“重置”组中的“重设图形”按钮，可清除图形中自定义的格式。

使用SmartArt图形图片创建图文并茂的组织结构图

操作解析

在Excel 2010中新增了SmartArt图形的图片布局，用户可以选择需要的图片布局快速创建图文并茂的SamrtArt图形，实现图片与文本的有机结合，让示意图更加美观、清晰。

关键点

◎选择SmartArt图形

◎添加图片

原始文件：随书光盘\原始文件\07\使用SmartArt图形图片创建图文并茂的组织结构图.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\07\使用SmartArt图形图片创建图文并茂的组织结构图.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\07\使用SmartArt图形图片创建图文并茂的组织结构图.xlsx”工作簿。

选中工作表中现有结构图。

02　按照前面所讲述的方法打开“选择SmartArt图形”对话框，1　单击“图片”选项。2　然后选择所需的图片布局，如选择“圆形图片层次结构”选项。3　单击“确定”按钮。

03　此时在工作表中所选组织结构图更改为圆形图片层次结构图。

04　在SmartArt图形中单击“图片”按钮。

05　弹出“插入图片”对话框，1　选择需要的图片。2　单击“插入”按钮。

06　此时所选形状添加了相应的图片。

07　使用相同的方法为组织图中的其他形状添加相应的图片，完成组织结构图的制作。

借助循环图轻松表示数据的循环关系

操作解析

循环图是指表示循环关系的示意图，在Excel的SmartArt图形中提供了常用的、比较规则的循环图布局，用户可以直接在工作表中选择合适的循环图布局，快速创建需要的循环图。

关键点

◎循环图

◎自定义形状样式

◎自定义艺术字样式

原始文件：随书光盘\原始文件\07\创建表示循环关系的循环图.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\07\创建表示循环关系的循环图.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\07\创建表示循环关系的循环图.xlsx”工作簿。

选中“绩效计划（P）”形状，然后按住【Ctrl】键，依次单击“绩效辅导（D）”、“绩效考核与面谈（C）”和“绩效诊断与提高（A）”形状。

02　切换至“SmartArt工具-格式”选项卡，1　在“形状样式”组中单击“形状填充”右侧的下三角按钮。2　在展开的列表中选择需要的颜色。3　单击“形状轮廓”右侧的下三角按钮。4　在展开的列表中选择需要的颜色。

03　1　然后在“大小”组中设置形状的“高度”和“宽度”分别为“2.5厘米”。2　此时可以看到所选形状进行了相应的调整。

04　要为形状内文本添加阴影和映像效果，1　只需在“艺术字样式”组中单击“文本效果”按钮。2　在展开的下拉列表中单击“阴影＞右下斜偏移”选项。3　再次单击“文本效果”按钮。4　在展开的下拉列表中单击“映像＞紧密映像，接触”选项。

05　此时可以看到所选形状内的文本添加了阴影和映像效果。

06　选中“绩效管理”形状，在“形状样式”组中单击“形状效果”按钮，选“预设”选项中的“预设4”选项。

07　此时所选形状应用了选定的预设样式，至此完成表示循环关系的循环图的制作。

使用维恩图直观表现概念包含与被包含关系

操作解析

维恩图是用于显示元素集合重叠区域的图示，用户可以使用它轻松表示概念之间的包含与被包含关系。

关键点

◎维恩图

◎更改形状

原始文件：随书光盘\原始文件\07\创建维恩图表现概念.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\07\创建维恩图表现概念.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\07\创建维恩图表现概念.xlsx”工作簿。

在SmartArt图形中，选中需要更改形状的形状。

02　切换至“SmartArt工具-格式”选项卡，1　在“形状”组中单击“更改形状”按钮。2　在展开的下拉列表中选择要更改为的形状，如选择“六角星形”。

03　此时所选形状由圆形更改为六角星形。

知识扩展

为了更方便地调整维恩图，用户可以在“SmartArt工具-设计”选项卡下的“重置”组中单击“转换为形状”按钮，将SmartArt图形转换为普通的组合形状，方便对图形中的单个形状进行编辑。

第8章　借助条件格式和迷你图形象化表现数据

*突出显示大于指定数值的数据

*只显示表格中最大的N项数据

*运用数据条对数据进行分阶显示

*更改数据条外观和方向

*使用色阶为不同大小数据上色

*使用图标集为不同大小数据指定特殊符号

*自定义条件格式规则

*通过创建迷你图显示数据发展趋势

*快速创建一组迷你图

*重新选择迷你图数据区域与变换迷你图类型

*修改迷你图与标记颜色

突出显示大于指定数值的数据

操作解析

在Excel中，可以使用条件格式突出显示数据，例如突出显示大于、小于或等于指定数值的数据，或者是突出显示文本中包含某个值的数据等。

关键点

◎突出显示

◎单元格规则

原始文件：随书光盘\原始文件\08\突显数据.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\08\突显数据.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\08\突显数据.xlsx”工作簿。

1　选择F3:F9单元格区域。2　在“开始”选项卡下单击“样式”组中的“条件格式”按钮。3　在展开的下拉列表中依次单击“突出显示单元格规则＞大于”选项。

02　1　在弹出的“大于”对话框的文本框中输入“250”。2　单击“设置为”右侧的下三角按钮。3　从展开的下拉列表中单击“浅红色填充”选项。

03　单击“确定”按钮返回工作表，此时可看见大于250分的数据所在单元格被设置为浅红色填充突出显示，用户一眼就能看见高分员工。

只显示表格中最大的N项数据

操作解析

Excel提供的条件格式功能可以让用户突出显示表格中最大、最小的N项数据，而且也可以突出显示高或低于指定数值区域平均值的数据。

关键点

◎条件格式

◎项目选取规则

原始文件：随书光盘\原始文件\08\只显示表格中最大的N项数据.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\08\只显示表格中最大的N项数据.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\08\只显示表格中最大的N项数据.xlsx”工作簿。

1　选择E3:E7单元格区域。2　在“开始”选项卡下单击“样式”组中的“条件格式”按钮。3　在展开的下拉列表中依次单击“项目选取规则＞值最大的10项”选项。

02　1　在弹出的“10个最大的项”对话框中的第一个文本框中输入“3”。2　单击“设置为”右侧的下三角按钮，从展开的下拉列表中单击“自定义格式”选项，弹出“设置单元格格式”对话框。3　切换至“字体”选项卡。4　单击“字形”列表框中的“加粗”选项。

03　1　切换至“填充”选项卡。2　单击“背景色”图形列表框中的“黄色”选项，连续单击“确定”按钮返回工作表，此时可在工作表中看见员工工龄最大的前3项数据字体加粗，并且所在单元格的底纹为黄色。

运用数据条对数据进行分阶显示

操作解析

数据条是Excel提供的直观显示单元格数值的工具，它不仅可以直观显示单元格数值，还可以帮助用户查看某个单元格相对于其他单元格的值。

关键点

◎数据条

◎渐变填充

原始文件：随书光盘\原始文件\08\分阶显示.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\08\分阶显示.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\08\分阶显示.xlsx”工作簿。

1　选择D3:D6单元格区域。2　在“开始”选项卡下单击“样式”组中的“条件格式”按钮。3　在展开的下拉列表中依次单击“数据条＞其他规则”选项。

02　弹出“新建格式规则”对话框，1　单击“填充”下三角按钮。2　在展开的下拉列表中单击“渐变填充”选项。3　单击“颜色”下三角按钮。4　在展开的下拉列表中单击“红色，强调文字颜色2”选项。

03　1　单击“边框”下三角按钮。2　在展开的下拉列表中单击“实心边框”选项，单击“确定”按钮返回工作表，此时可看见添加数据条之后的效果。

更改数据条外观和方向

操作解析

有时某些用户对设置好的条形图外观和方向不满意，Excel提供的“管理规则”功能则基于用户更改条形图外观和方向的需求，它不仅能够更改数据条的颜色、边框，还能更改方向。

关键点

◎数据条

◎外观

◎方向

原始文件：随书光盘\原始文件\08\更改数据条外观和方向.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\08\更改数据条外观和方向.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\08\更改数据条外观和方向.xlsx”工作簿。

1　选择D3:D7单元格区域，2　在“开始”选项卡下单击“样式”组中的“条件格式”按钮。3　在展开的下拉列表中单击“管理规则”按钮。

02　弹出“条件格式规则管理器”对话框，1　单击“显示其格式规则”右侧下三角按钮。在展开的下拉列表中选择“当前工作表”选项。2　单击“编辑规则”按钮。

03　弹出“新建格式规则”对话框。1　调整颜色为“红色”、边框为“无边框”。2　单击“条形图方向”下三角按钮。3　在展开的下拉列表中选择“从左到右”选项。4　单击“确定”按钮返回工作表，此时可看见更改后的数据条。

使用色阶为不同大小数据上色

操作解析

Excel中的单元格在添加了颜色后往往能够给用户带来直观的感受。使用色阶能够为单元格增添颜色，其往往使用双色刻度与三色刻度发挥对应的功能，且色阶颜色能实现数据范围的区分。

关键点

◎色阶

◎双色刻度

原始文件：随书光盘\原始文件\08\使用色阶上色.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\08\使用色阶上色.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\08\应用色阶上色.xlsx”工作簿。

选择要添加色阶的单元格区域，如选择D3:D7单元格区域。

02　1　在“开始”选项卡下单击“样式”组中的“条件格式”按钮。2　在展开的下拉列表中单击“色阶”按钮。3　在右侧展开的库中选择“白-红色阶”样式。

03　操作完毕后，不同员工生产件数分别从大到小由白色到红色显示，即单元格中颜色越白，对应的数值越大；颜色越红，对应的数值越小。

使用图标集为不同大小数据指定特殊符号

操作解析

图标集作为Excel中对数据进行注释的一种工具，它可以使用阈值将数据分为3～5个类别，然后分别用不同的图标代表指定值的范围。

关键点

◎图标集

◎图表样式

原始文件：随书光盘\原始文件\08\使用图标集指定符号.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\08\使用图标集指定符号.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\08\使用图标集指定符号.xlsx”工作簿。

选择要添加图标集的单元格区域，如选择E3:E8单元格区域。

02　1　在“开始”选项卡下单击“样式”组中的“条件格式”按钮。2　在展开的下拉列表中单击“图标集”按钮。3　在右侧展开的库中选择“五向箭头（彩色）”样式。

03　操作完毕后，消费金额被划分为5个范围显示，用户可一眼看见顾客消费金额在哪个层次，其中绿色箭头所在的单元格数据较高，黄色箭头所在的单元格数据处于中等，红色箭头所在的单元格数据较低。

自定义条件格式规则

操作解析

除了可以使用系统预设的条件规则外，用户还可以自定义条件格式规则，以弥补系统预设规则的局限性。

关键点

◎新建规则

◎规则类型

原始文件：随书光盘\原始文件\08\自定义规则.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\08\自定义规则.xlsx

01　假设当前日期为2012年12月22日。打开“随书光盘\原始文件\08\自定义规则.xlsx”工作簿。

1　选择D3:D7单元格区域，2　在“开始”选项卡下单击“样式”组中的“条件格式”按钮。3　在展开的下拉列表中单击“新建规则”按钮。

02　弹出“新建格式规则”对话框。1　单击“使用公式确定要设置格式的单元格”选项。2　输入条件公式"=today()=D3"，即判断单元格中的日期与当前系统日期是否相同。3　单击“格式”按钮。4　切换至“字体”选项卡，设置字形为“加粗”。

03　1　切换至“填充”选项卡。2　在图形列表框中选择“红色”，依次单击“确定”按钮返回工作表。此时，当D3:D7单元格区域中的数值与当前系统日期相等时，其字体将会加粗，单元格底纹变为红色。

通过创建迷你图显示数据发展趋势

操作解析

很多用户在查看数据行时会苦恼于数据含义难以一眼看清，这时就需要在数据旁边添加迷你图，以帮助用户理解数据和数据的发展趋势。

关键点

◎折线迷你图

◎位置范围

原始文件：随书光盘\原始文件\08\创建迷你图.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\08\创建迷你图.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\08\创建迷你图.xlsx”工作簿。

1　选择C3:F3单元格区域。2　切换至“插入”选项卡。3　单击“迷你图”组中的“迷你图”按钮。4　在展开的下拉列表中单击“折线图”选项。

02　弹出“创建迷你图”对话框，1　在“位置范围”文本框中输入"G3"。2　单击“确定”按钮返回工作表，此时可看见创建的折线迷你图。3　选中G3单元格后将指针移至右下角，待变为十字光标后向下拖动至G7单元格。

03　释放鼠标左键后可看见G3:G7单元格区域中均显示了折线迷你图，直观地反映了对应股票的走势情况。

快速创建一组迷你图

操作解析

创建迷你图时，除了创建单个迷你图之外，还可以快速创建一组迷你图，只需将创建迷你图时的位置范围设置为放置迷你图组的单元格区域即可。

关键点

◎柱形迷你图

◎位置范围

原始文件：随书光盘\原始文件\08\快速创建一组迷你图.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\08\快速创建一组迷你图.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\08\快速创建一组迷你图.xlsx”工作簿。

1　选择B3:D5单元格区域。2　切换至“插入”选项卡。3　单击“迷你图”组“迷你图”按钮。4　在展开的下拉列表中单击“柱形图”选项。

02　弹出“创建迷你图”对话框。1　单击“位置范围”文本框右侧的引用按钮。2　拖动选择E3:E5单元格区域，即设置E3:E5单元格区域放置迷你图组，单击引用按钮后返回“创建迷你图”对话框，单击“确定”按钮。

03　此时E3:E5单元格区域中显示了创建的条形迷你图组，直观地反映了各月产量。

重新选择迷你图数据区域与变换迷你图类型

操作解析

重新选择迷你图数据区域常用于用户增加了新的数据或迷你图数据区域发生了变化，而变换迷你图类型则适用于当前的迷你图类型不利于分析数据。

关键点

◎编辑数据

◎编辑迷你图

原始文件：随书光盘\原始文件\08\重新选择迷你图数据区域与变换迷你图类型.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\08\重新选择迷你图数据区域与变换迷你图类型.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\08\重新选择迷你图数据区域与变换迷你图类型.xlsx”工作簿。

1　选择E3:E5单元格区域。2　切换至“迷你图工具-设计”选项卡，单击“迷你图”组中的“编辑数据”按钮。3　在展开的下拉列表中单击“编辑组位置和数据”选项。

02　弹出“编辑迷你图”对话框。1　单击“数据范围”文本框中右侧的引用按钮。2　拖动选择B3:D5单元格区域。3　单击引用按钮返回“编辑迷你图”对话框，单击“确定”按钮，以便让迷你图显示3月份的数据。

03　若发现折线图不适合分析三个月内的数据发展趋势，则可以更换迷你图类型，在“迷你图工具-设计”选项卡下的“类型”组中选择其他迷你图，如选择“折线图”类型，此时，迷你图变为折线图，更能反映收入走势。

修改迷你图与标记颜色

操作解析

Excel中迷你图在默认状态下常常以深色显示，有时用户需要对迷你图与标记颜色进行更改，此时可通过“样式”组进行更改，贴切地满足了用户个性化要求。

关键点

◎修改迷你图颜色

◎标记颜色

原始文件：随书光盘\原始文件\08\修改迷你图与标记颜色.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\08\修改迷你图与标记颜色.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\08\修改迷你图与标记颜色.xlsx”工作簿。

1　选择F4:F6单元格区域。2　切换至“迷你图工具-设计”选项卡。3　勾选“显示”组中的“低点”复选框。

02　1　在“迷你图工具-设计”选项卡中，单击“样式”组中的“迷你图颜色”按钮。2　在展开的颜色下拉列表中选择“红色”。3　单击“样式”组中的“标记颜色”按钮。4　在展开的下拉列表中选择“低点”选项。5　在右侧展开的子列表中选择“黑色，文字1”选项。

03　操作完成后，F4:F6单元格区域内的折线图颜色变成红色，同时显示了最低点，其颜色为黑色。

第9章　使用公式计算表格中的数据

*输入公式以快速计算单元格数据

*创建数组公式以快速计算一组数据

*复制公式或数组公式以快速获取计算结果

*公式中行列数据引用样式——A1和R1C1引用

*公式中行列数据都会变化——相对引用

*公式中行列数据都保持不变——绝对引用

*相对引用和绝对引用的结合体——混合引用

*对不同工作表单元格的引用

*对不同工作簿单元格的引用

*将行列标签定义为名称

*使用“新建名称”对话框快速为数据定义名称

*查看并管理所有定义的名称

*使用名称简化公式

输入公式以快速计算单元格数据

操作解析

公式是由等号（=）开头的表达式，使用它可以轻松对工作表中的数据进行加、减、乘、除等计算，也可以对工作表数据进行逻辑比较等操作快速计算出用户所需数据。

关键点

◎输入公式

◎引用单元格数据

原始文件：随书光盘\原始文件\09\输入公式以快速计算单元格数据.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\09\输入公式以快速计算单元格数据.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\09\输入公式以快速计算单元格数据.xlsx”工作簿。

要计算吊灯订货金额，可在I7单元格中输入“=”。

02　移动鼠标指针，1　单击作为公式计算参数的单元格，如单击G7单元格。2　在公式中输入运算符，如输入“*”。3　再单击要引用数据所在单元格，如单击H7单元格。4　系统自动在目标单元格中输入计算公式。

03　按【Enter】键，显示公式的计算结果。

知识扩展

如果公式拥有多个运算符，则会按照运算符的优先级别从高到低进行计算，其计算优先级别依次为^→*、\→+\-→＆→=、＜和＞。

创建数组公式以快速计算一组数据

操作解析

用户在进行数据计算时，可能遇到一组数组与另一组数据的加、减、乘、除等计算，并要求产生相应个数的计算结果，此时就可以使用Excel中的数组公式来快速获取数据计算结果，实现快人一步的数据统计。

关键点

◎输入数组公式

◎【Ctrl+Shift+Enter】组合键

原始文件：随书光盘\原始文件\09\创建数组公式以快速计算一组数据.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\09\创建数组公式以快速计算一组数据.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\09\创建数组公式以快速计算一组数据.xlsx”工作簿。

要一次性统计所有销售货品的各自实收金额。1　选择需要创建数组公式的单元格区域G4:G7。2　在其中输入“=”。

02　输入公式表达式"D4:D7*E4:E7*F4:F7"。

知识扩展

创建数据公式后，用户是不能单独对数组公式中的任意单元格公式进行修改的，必须选择整个数组公式进行修改，否则会出现相应的错误提示。

03　输入完成后，按【Ctrl+Shift+Enter】组合键，在所选单元格区域中显示计算出的所有货品对应的实收金额结果，选择G4:G7单元格区域中任意单元格，可以在编辑栏中看到数组公式用“{}”括起来。

复制公式或数组公式以快速获取计算结果

操作解析

要将公式（数组公式）快速应用于其他相似的数据计算，用户可以复制公式。复制公式既可以拖动公式所在单元格右下角的填充柄，又可以使用复制、粘贴公式功能快速实现。

关键点

◎复制公式

◎粘贴公式

原始文件：随书光盘\原始文件\09\复制公式或数组公式以快速获取计算结果.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\09\复制公式或数组公式以快速获取计算结果.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\09\复制公式或数组公式以快速获取计算结果.xlsx”工作簿。

1　选择包含公式的单元格区域。2　切换至“开始”选项卡，在“剪贴板”组中单击“复制”按钮。

02　1　按住【Ctrl】键选择目标单元格区域，如选择F7:H13、F16:H19、F22:H22和F25:H30单元格区域。2　在“剪贴板”组中单击“粘贴”下三角按钮。3　在展开的下拉列表中单击“公式”图标。

03　此时在目标单元格中粘贴复制的公式，自动调整单元格引用数据计算出相应的结果。

知识扩展

如果选择的公式为数组公式，则需选择整个数组公式所在单元格区域，利用复制、粘贴命令复制数组公式计算。

公式中行列数据引用样式——A1和R1C1引用

操作解析

单元格地址通常由该单元格位置所在的行号和列号组成。在引用单元格数据时，则会在公式中指明数据所在单元格的地址来引用。常见的单元格地址有A1引用和R1C1引用两种样式。

关键点

◎A1和RICI引用

◎自动填充公式

原始文件：随书光盘\原始文件\09\公式中行列数据引用样式——A1和R1C1引用.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\09\公式中行列数据引用样式——A1和R1C1引用.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\09\公式中行列数据引用样式——A1和R1C1引用.xlsx”工作簿。

1　选中A4单元格。2　在“名称框”中可看到Excel默认使用的是A1引用方式。3　若要更改引用方式，单击“文件”按钮。4　单击“选项”命令。

02　弹出“Excel选项”对话框，1　单击“公式”选项。2　勾选“R1C1引用样式”复选框。3　单击“确定”按钮。

03　返回工作表中，在名称框中可以看到所选单元格的引用地址更改为"R4C1"样式，表示当前工作表的引用方式从A1引用样式更改为R1C1引用样式。

公式中行列数据都会变化——相对引用

操作解析

当用户没有特别指明时，在默认情况下，Excel一般使用相对引用来引用单元格的位置，可以在目标单元格变化的情况下，使公式中引用单元格位置发生相应的变化，快速完成多数据的相似计算。

关键点

◎相对引用

◎自动填充公式

原始文件：随书光盘\原始文件\09\公式中行列数据都会变化——相对引用.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\09\公式中行列数据都会变化——相对引用.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\09\公式中行列数据都会变化——相对引用.xlsx”工作簿。

在E4单元格中输入金额计算公式"=B4*D4"，然后按【Enter】键计算出该项产品的金额。

02　将鼠标指针置于F4单元格右下角，待指针呈黑色+字形状时，1　按住鼠标左键向下拖动。2　拖至目标单元格后，释放鼠标左键，单击“自动填充选项”按钮。3　在展开的下拉列表中单击选中“复制单元格”选项。

03　此时在目标单元格中使用相对引用填充公式计算出各产品的金额，选中E6单元格，可以在编辑栏中看到该单元格的公式根据目标单元格位置发生变化。

公式中行列数据都保持不变——绝对引用

操作解析

如果要在公式中引用同一单元格数据，需用绝对引用方法。绝对引用时，需在单元格列标行号前添加“$”符号，使用绝对引用方式引用的数据不会随目标单元格位置变化而变化。

关键点

◎绝对引用

◎引用方式的转换

原始文件：随书光盘\原始文件\09\公式中行列数据都保持不变——绝对引用.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\09\公式中行列数据都保持不变——绝对引用.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\09\公式中行列数据都保持不变——绝对引用.xlsx”工作簿。

在G6单元格中输入折扣计算公式"=F3*F6"，F3单元格内容为折扣率，固定不变，所以选中F3单元格，按【F4】键将单元格引用方式转换为绝对引用。

02　按【Enter】键，将鼠标指针置于G6单元格右下角，待指针呈黑色十字形状时，按住鼠标左键向下拖动。

03　拖至目标单元格后释放鼠标，即可在鼠标经过单元格中填充公式，计算出各商品的折扣额。若要查看公式中引用单元格地址的变化情况，可选中任意单元格，如选中G11单元格，可以在编辑栏中看到引用的F3单元格未发生任何变化。

相对引用和绝对引用的结合体——混合引用

操作解析

在引用公式进行计算时，如果要引用某列或某行的数据进行计算，可以使用混合引用来实现。混合引用一般指绝对行相对列引用或是相对行绝对列引用，它同时具备相对引用和绝对引用的特征。

关键点

◎绝对行相对列

◎相对行绝对列

原始文件：随书光盘\原始文件\09\相对引用和绝对引用的结合体——混合引用.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\09\相对引用和绝对引用的结合体——混合引用.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\09\相对引用和绝对引用的结合体——混合引用.xlsx”工作簿。

在D6单元格中输入计算公式，并使用【F4】键更改单元格引用方式，将公式修改为"=$C6*D$5"。

02　按【Enter】键，将鼠标指针置于D6单元格右下角，待指针呈黑色十字形状时，1　按住鼠标左键向右拖至G6单元格。2　再拖至G12单元格。

03　拖至目标单元格后释放鼠标，即可在鼠标经过单元格中填充公式，计算出各商品不同级别客户的折扣额。若要查看公式中引用单元格地址的变化情况，可选中任意单元格，如选中F8单元格，可以在编辑栏中看到引用单元格的变化情况。

对不同工作表单元格的引用

操作解析

在Excel中用户不仅可以引用当前工作表中不同单元格的数据进行计算，还可以引用其他工作表的数据进行计算。在引用时，只需在引用的单元格地址之前添加相应的工作表名称和感叹号（!）即可。

关键点

◎切换当前活动工作表

◎不同工作表引用

原始文件：随书光盘\原始文件\09\对不同工作表单元格的引用.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\09\对不同工作表单元格的引用.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\09\对不同工作表单元格的引用.xlsx”工作簿。

1　在“销售记录表”工作表中的C3单元格中输入“=”。2　单击“产品基本资料”工作表标签。

02　切换至“产品基本资料”工作表，单击B4单元格。

03　按【Enter】键，在目标单元格中引用了“产品基本资料”工作表中的B4单元格数据，使用相同的方法引用其他相关数据。

知识扩展

引用其他工作簿数据与引用其他工作表数据相似，只需在目标工作簿中单击要引用的数据即可。

对不同工作簿单元格的引用

操作解析

在Excel中除了可以引用不同工作表中的数据外，还可以引用不在同一个工作簿中的数据进行计算。在引用时，只需在单元格引用地址前添加“[工作簿名]工作表名！”即可实现。

关键点

◎不同工作表引用

◎不同工作簿引用

原始文件：随书光盘\原始文件\09\对不同工作簿单元格的引用.xlsx、被引用工作簿.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\09\对不同工作簿单元格的引用.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\09\对不同工作簿单元格的引用.xlsx、被引用工作簿.xlsx”工作簿。

在“对不同工作簿单元格的引用.xlsx”工作簿中的D3单元格中输入"=C3*"。

02　切换至“被引用工作簿.xlsx”工作簿，如要引用单人电热毯的零售价，单击C3单元格，在编辑栏中自动输入引用单元格的地址。

03　按【Enter】键，在“对不同工作簿单元格的引用.xlsx”工作簿中的D3单元格中显示计算出的“单人电热毯”销售额，然后复制公式计算其他商品的销售额。

将行列标签定义为名称

操作解析

名称是用户为指定项目定义的容易理解和记忆的标识符，这些项目包括单元格、单元格区域、常量、图表、公式或工作表等。如果用户需要将选定的某个单元格区域定义为常量名称，可直接根据行列标签来定义。

关键点

◎根据所选内容创建名称

◎名称框

原始文件：随书光盘\原始文件\09\将行列标签定义为名称.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\09\将行列标签定义为名称.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\09\将行列标签定义为名称.xlsx”工作簿。

选择需要创建名称的单元格区域，如选择A3:F7单元格区域。

02　切换至“公式”选项卡，1　在“定义的名称”组中单击“根据所选内容创建”按钮。2　弹出“以选定区域创建名称”对话框，勾选“首行”和“最左列”复选框。3　单击“确定”按钮。

03　返回工作表中，1　在名称框中输入定义的名称，如“第1季度”，按【Enter】键。2　此时会自动选择B4:F4单元格区域。

知识扩展

用户还可以选择需要定义名称的单元格区域，在“名称框”中输入名称字符，按【Enter】键完成名称的定义。

使用“新建名称”对话框快速为数据定义名称

操作解析

当用户需要定义的名称为非单元格行列标签时，则需使用“新建名称”对话框来实现。它可以为常量、公式、单元格或单元格区域等对象定义的任意文本名称。

关键点

◎定义常量名称

◎定义公式名称

◎自定义区域名称

原始文件：随书光盘\原始文件\09\使用“新建名称”对话框快速为数据定义名称.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\09\使用“新建名称”对话框快速为数据定义名称.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\09\使用‘新建名称’对话框快速为数据定义名称.xlsx”工作簿。

切换至“公式”选项卡，1　在“定义的名称”组中单击“定义名称”右侧的下三角按钮。2　在展开的下拉列表中单击“定义名称”选项，弹出“新建名称”对话框。3　输入名称和常量。4　单击“确定”按钮。

02　1　在B3单元格中输入定义的名称Chbm。2　按【Enter】键，即可引用出名称对应的常量值“仓库二部”。

03　打开“新建名称”对话框，1　在“名称”文本框中输入定义的公式名称“金额合计”。2　在“引用位置”文本框中输入计算公式，如输入"=E5*F5"。3　单击“确定”按钮。

04　返回工作表中，1　选择需要进行公式计算的单元格区域，如选择G5:G12单元格区域。2　在其中输入自定义的公式“=金额合计”。

05　按【Ctrl+Enter】组合键，在所选单元格区域引用同一个名称公式，计算出各产品的金额合计。

06　当需要对单元格区域定义一个非列标签名称时，可以再次打开“新建名称”对话框。1　在“名称”文本框中输入名称，如输入“领取数量”。2　在“引用位置”文本框中设置单元格区域地址。3　单击“确定”按钮。

07　返回工作表，1　在名称框中输入“领取数量”，按【Enter】键。2　即可选择“领取数量”名称所代表的单元格区域。

查看并管理所有定义的名称

操作解析

在Excel工作表中定义好名称后，用户还可以使用“名称管理器”对话框对定义好的名称进行查看、编辑、删除和筛选等操作，从而快速修正或找出所需名称。

关键点

◎名称管理器

◎名称的编辑和删除

◎名称的筛选

原始文件：随书光盘\原始文件\09\查看并管理所有定义的名称.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\09\查看并管理所有定义的名称.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\09\查看并管理所有定义的名称.xlsx”工作簿。

切换至“公式”选项卡，在“定义的名称”组中单击“名称管理器”按钮。

02　弹出“名称管理器”对话框，在列表框中列出了该工作簿中定义的所有名称。

03　选中需要编辑的名称选项，1　如选中“总价”选项。2　单击“编辑”按钮。3　弹出“编辑名称”对话框，在“引用位置”文本框中修改名称引用位置，如修改为“=单价*工程量”。4　单击“确定”按钮。

04　返回“名称管理器”对话框，可以看到所选名称的“数值”和“引用位置”发生了相应的变化。

05　当用户需要删除某个名称选项时，1　可以先选中要删除的名称选项。2　然后单击“删除”按钮。此时会弹出Microsoft Excel提示对话框，询问是否确实要删除名称。3　单击“确定”按钮，此时所选名称被删除。

06　若要查看名称范围为当前工作表中的名称，1　可单击“筛选”按钮。2　在展开的下拉列表中单击“名称扩展到工作表范围”选项。

07　此时仅显示“范围”为"Sheet1"工作表的名称，完成名称的快速筛选。

知识扩展

“名称扩展到工作表范围”选项是指名称仅在名称所在工作表中使用，在其他工作表中不能使用，“名称扩展到工作簿范围”则是指在当前工作簿中的任意工作表中均能使用同一个名称进行引用。

使用名称简化公式

操作解析

定义名称是为了更好地引用常量、图表、公式、单元格或单元格区域，因此在定义名称后，用户可以使用其简化计算公式，让Excel工作表中的计算表达式更加清晰、容易理解。

关键点

◎应用名称

◎将名称用于公式

原始文件：随书光盘\原始文件\09\使用名称简化公式.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\09\使用名称简化公式.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\09\使用名称简化公式.xlsx”工作簿。

1　选择包含公式的单元格，切换至“公式”选项卡。2　“定义的名称”组中单击“定义名称”右侧的下三角按钮。3　在展开的下拉列表中单击“应用名称”选项。

02　弹出“应用名称”对话框，在“应用名称”列表框中列出了该工作簿中已定义的名称，1　然后选择需要应用的名称选项。2　单击“确定”按钮。

03　此时所选单元格中的公式所引用的单元格地址替换为相应的名称。

知识扩展

除此之外，用户还可以通过名称来建立公式表达式，只需在“定义的名称”组中单击“用于公式”右侧的下三角按钮，选择所需名称即可。

第10章　使用函数简化公式

*通过对话框查找需要插入的函数

*直接输入熟悉的函数

*搜索不知晓的函数

*使用嵌套函数进行复杂的计算

*分步求值嵌套函数以了解计算过程

*使用“自动求和”功能自动在单元格中插入函数

*追踪引用或从属单元格

*运用COUNT函数计算总数量

*运用MAX函数找出最大值

*运用VLOOKUP函数快速引用其他表格数据

*运用SUMIF函数按条件求和

*运用PMT函数返回贷款的每期付款额

通过对话框查找需要插入的函数

操作解析

函数是表示每个输入值对应唯一输出值的一种对应关系，由函数名、括号和参数组成。Excel中提供了大量的函数帮助用户简化数据公式的计算，在使用函数时通常通过对话框查找进行输入。

关键点

◎插入函数

◎搜索关键词

原始文件：随书光盘\原始文件\10\通过对话框查找需要插入的函数.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\10\通过对话框查找需要插入的函数.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\10\通过对话框查找需要插入的函数.xlsx”工作簿。

1　选中E4单元格，切换至“公式”选项卡。2　在“函数库”组中单击“插入函数”按钮。

02　弹出“插入函数”对话框，1　在“或选择类别”下拉表中选择“数学与三角函数”选项。2　因为要计算单价与销量的乘积，因此在“选择函数”列表框中双击PRODUCT选项。3　弹出“函数参数”对话框，根据需要设置函数参数。

03　单击“确定”按钮，在目标单元格中显示函数公式的计算结果，使用相同的方法计算其他产品销售金额数据。

知识扩展

用户还可以直接单击编辑栏中的“插入函数”按钮，以调出“插入函数”对话框。

直接输入熟悉的函数

操作解析

如果用户对所需使用的函数非常熟悉，则不必再通过“插入函数”对话框来查找及选择函数，只需直接在“=”后输入函数名，选择需要的函数，设置其函数参数值，即可完成函数的插入。

关键点

◎记忆法输入函数

◎在单元格中输入函数

原始文件：随书光盘\原始文件\10\直接输入熟悉的函数.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\10\直接输入熟悉的函数.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\10\直接输入熟悉的函数.xlsx”工作簿。

1　要计算陈明的工资合计，先在E4单元格中输入“=”，然后输入要使用函数名，如大家都熟知的求和函数SUM。2　单击SUM选项。

02　自动在目标单元格中输入"=SUM("，然后继续输入函数参数"B4:D4)"，用于计算员工陈明的工资合计额。

03　输入完成后按【Enter】键，在E4单元格中显示函数公式计算结果，使用相同的方法计算其他员工的工资合计。

搜索不知晓的函数

操作解析

当用户在使用函数计算某个数据时，仅知道函数要实现的功能，不知道函数名称时或函数类型时，要如何操作呢？此时可以使用“搜索函数”功能在“插入函数”对话框中快速查找与功能相符合的函数。

关键点

◎搜索函数

◎选择函数

原始文件：随书光盘\原始文件\10\搜索不知晓的函数.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\10\搜索不知晓的函数.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\10\搜索不知晓的函数.xlsx”工作簿。

选中D4单元格，使用如前所述的方法打开“插入函数”对话框，1　在“搜索函数”文本框中输入要搜索的关键字，如输入“排序”。2　单击“转到”按钮。

02　在“选择函数”列表框中显示与搜索关键字相关的函数，要计算选中数值在数据区域中的名次，1　双击RANK.EQ选项，弹出“函数参数”对话框。2　然后根据需要设置函数参数。

03　设置完成后单击“确定”按钮，在D4单元格中显示函数计算结果。然后修改公式中单元格引用方式，将其复制到其他单元格中，从而计算出各销售员的业绩额排名次序。

使用嵌套函数进行复杂的计算

操作解析

对一些较为复杂的数据进行计算时，用户可以将一个函数与另一个函数进行嵌套使用，即将一个函数作为另一个函数的参数使用，从而实现复杂数据的简单计算。

关键点

◎嵌套函数

◎同时输入多函数公式

原始文件：随书光盘\原始文件\10\使用嵌套函数进行复杂的计算.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\10\使用嵌套函数进行复杂的计算.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\10\使用嵌套函数进行复杂的计算.xlsx”工作簿。选择E4:E9单元格区域。

02　在所选单元格区域中输入嵌套函数计算表达式"=IF(AVERAGE(B4:D4)＞6,"A","B")"。用于判断刘明在4～6月期间的评分平均分是否在6分，如果在6分以上则评定等级为A，反之为B。

03　输入完成后按【Ctrl+Enter】组合键，在所选单元格中使用相同的嵌套函数计算公式，最终计算出各员工的评定等级值。

分步求值嵌套函数以了解计算过程

操作解析

在Excel中如果希望了解某个复杂计算公式的计算过程，可以借助“公式求值”功能来分步查看计算公式的每一步计算结果，从而了解数据计算过程，更有效地查看数据错误原因。

关键点

◎公式求值

◎修改公式

原始文件：随书光盘\原始文件\10\分步求值嵌套函数以了解计算过程.xlsx

最终文件：随书光盘\原始文件\10\分步求值嵌套函数以了解计算过程.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\10\分步求值嵌套函数以了解计算过程.xlsx”工作簿。

1　选中包含了查阅计算过程公式的单元格，如选中J4单元格。2　切换至“公式”选项卡，在“公式审核”组中单击“公式求值”按钮。

02　弹出“公式求值”对话框，在“求值”列表框中显示出完整的计算公式表达式，并以下划线标示要进行计算的参数，单击“步入”按钮。

03　此时在“求值”列表框中引用了指定单元格的值，单击“步出”按钮。

04　将引用数值代入计算表达式中，单击“求值”按钮。

05　继续单击“求值”按钮，可以根据运算符优先级别逐个计算表达式参数。

06　此时可以看到该表达式步骤的计算结果为错误值，可以单击“关闭”按钮。

07　返回工作表中，激活错误公式所在单元格，在其中修改“公式求值”过程中发现的错误参数值，修改完成后，按【Enter】键完成嵌套函数计算过程的查阅。

使用“自动求和”功能自动在单元格中插入函数

操作解析

Excel中提供了一个“自动求和”功能，可以快速计算一列或一行数据的和、平均值、最大值、最小值和计数。使用“自动求和”功能可以快速在目标单元格中输入相应选项的函数及函数参数，简化用户输入函数的过程。

关键点

◎自动求和

◎自动求平均值

原始文件：随书光盘\原始文件\10\使用“自动求和”功能自动在单元格中插入函数.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\10\使用“自动求和”功能自动在单元格中插入函数.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\10\使用‘自动求和’功能自动在单元格中插入函数.xlsx”工作簿。

要计算每条出差记录的合计报销费用，先选择I4:I9单元格区域。

02　切换至“开始”选项卡，1　在“编辑”组中单击“自动求和”右侧的下三角按钮。2　在展开的下拉列表中单击“求和”选项。

03　此时在I4:I9单元格区域中自动输入求和计算函数公式，计算得到每条出差记录的合计费用。

知识扩展

切换至“公式”选项卡，在“函数库”组中单击“自动求和”右侧的下三角按钮，也可以选择所需自动求和选项。

追踪引用或从属单元格

操作解析

很多公式中都需要引用其他单元格或单元格区域，但检查公式错误时却会遇到一定的问题，此时采用追踪引用或从属单元格，可以方便地查阅单元格之间的引用和被引用关系。

关键点

◎追踪引用单元格

◎追踪从属单元格

◎移去箭头

原始文件：随书光盘\原始文件\10\追踪引用或从属单元格.xlsx

最终文件：无

01　打开“随书光盘\原始文件\10\追踪引用或从属单元格.xlsx”工作簿。

如果要查看所得合计结果引用了哪些单元格，可以选择包含合计计算公式的单元格，如选中E11单元格。

02　切换至“公式”选项卡，在“公式审核”组中单击“追踪引用单元格”按钮。

知识扩展

选中某个单元格后，单击“追踪从属单元格”按钮，将以箭头标示该单元格被哪个公式引用。

03　可显示当前公式直接引用的单元格，若再次单击“追踪引用单元格”按钮，则会显示间接引用的单元格。

知识扩展

若要清除箭头，只需在“公式审核”组中单击“移去箭头”按钮即可实现。

运用COUNT函数计算总数量

操作解析

在Excel工作表中经常会遇到统计某项字段的数据的个数，或是符合某个条件的数据的个数等，此时可以使用Excel提供的统计函数COUNT来统计数字单元格的个数或文本单元格的个数。

关键点

◎COUNT函数

◎COUNTA函数

◎COUNTBLANK函数

原始文件：随书光盘\原始文件\10\运用COUNT函数计算总数量.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\10\运用COUNT函数计算总数量.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\10\运用COUNT函数计算总数量.xlsx”工作簿。

若要统计员工人数，先选中C14单元格，打开“插入函数”对话框，1　双击COUNT选项。2　在弹出的“函数参数”对话框中根据需要设置函数参数。

02　设置完成后单击“确定”按钮，在C14单元格中显示计算出的员工人数为11人。

COUNT函数解析

COUNT函数是用于计算包含数字的单元格以及参数列表中数字的个数的函数。其语法为：

COUNT(value1,value2,……)

参数value1为必需参数，指需要计算其中数字的个数的第一个项、单元格引用或区域；value2，……为可选，指要计算其中数字的个数的其他项，单元格或区域引用，最多可包含255个。

知识扩展

如果想统计单元格区域中文本单元格的个数或空白单元格的个数，则需使用与COUNT函数相似的COUNTA函数统计文本单元格个数，使用COUNTBLANK函数统计空白单元格个数。

运用MAX函数找出最大值

操作解析

当希望在单元格区域或数字列表中找出最大值时，也可以使用Excel提供的统计函数MAX来计算。

关键点

◎MAX函数

◎MIN函数

原始文件：随书光盘\原始文件\10\运用MAX函数找出最大值.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\10\运用MAX函数找出最大值.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\10\运用MAX函数找出最大值.xlsx工作簿”。

要找出年终奖金最高值，先选中H4单元格，打开“插入函数”对话框，1　双击MAX选项。2　在弹出的“函数参数”对话框中根据需要设置函数参数。

02　设置完成后，单击“确定”按钮，此时在C4单元格中显示了提取出的F4:F11单元格区域中的最大数值为￥8650.00。

MAX函数解析

MAX函数是用于返回一组值中的最大值。其语法为：

MAX(number1,number2,……)

参数number1为必需参数，number2，……为可选，这些代表要从中找出最大值的1～255个数字参数。所谓数字参数指参数为数字、包含数字的名称、数组或引用。

知识扩展

如果用户需要在一组数据中找出最小值，则可以使用MIN函数来实现，其语法结构为：MIN(number1,number2,……)，其参数与MAX函数的参数要求一致。

运用VLOOKUP函数快速引用其他表格数据

操作解析

在Excel中，当需要在表格或数值数组中查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前行或列中指定处的数值时，可以使用Excel提供的查找和引用函数VLOOKUP来实现。

关键点

◎VLOOKUP函数

◎HLOOKUP函数

原始文件：随书光盘\原始文件\10\运用VLOOKUP函数快速引用其他表格数据.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\10\运用VLOOKUP函数快速引用其他表格数据.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\10\运用VLOOKUP函数快速引用其他表格数据.xlsx”工作簿。

要根据员工编号引用员工姓名，先选中B5单元格，打开“插入函数”对话框，1　双击VLOOKUP选项。2　根据需要设置参数。

02　设置完成后单击“确定”按钮，此时根据B3单元格中员工编号引用出对应的员工姓名，然后使用相同的方法引用该员工编号对应的性别、出生日期、所属部门、入职时间、基本工资和联系电话等数据。

VLOOKUP函数解析

VLOOKUP函数用于在搜索某个单元格区域的第一列搜索指定值，然后返回该值所在行上任何单元格中的值。其语法为：

VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup)

参数lookup_value为必需参数，指要在表格区域的第一列中搜索的值；table_array为必需参数，指包含要搜索数据和返回数值的单元格区域；col_index_num为必需参数，指table_array参数中必须返回的匹配值的列号；range_lookup为可选参数，用于指定希望VLOOKUP函数查找准确匹配值还是近似匹配值。当用户需要在首行搜索指定值，返回指定行上的数值时则需用HLOOKUP函数来实现。

运用SUMIF函数按条件求和

操作解析

在Excel工作表中，当需要对满足某个条件的单元格区域求和时，可以使用SUMIF函数来实现。它能快速计算出满足条件的数值之和。

关键点

◎SUMIF函数

◎SUMIFS函数

原始文件：随书光盘\原始文件\10\运用SUMIF函数按条件求和.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\10\运用SUMIF函数按条件求和.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\10\运用SUMIF函数按条件求和.xlsx”工作簿。

要统计行政部的应发工资，先选中I4单元格，打开“插入函数”对话框。1　双击SUMIF选项。2　然后在弹出“函数参数”对话框中根据需要设置各参数值。

02　设置完成后单击“确定”按钮，此时在I4单元格中统计出行政部所有员工的应发工资合计，然后使用相同的方法计算其他部门的应发工资合计。

SUMIF函数解析

SUMIF函数是用于对区域内符合指定条件的数值进行求和计算的函数。其语法为：

SUMIF(range, criteria, sum_range)

参数range为必需参数，用于条件计算的单元格区域；criteria为必需参数，用于确定对单元格求和的条件；sum_range为可选参数，指要进行实际求和的单元格区域。

知识扩展

如果用户需要对多条件进行求和，则需使用SUMIFS函数来实现，其语法为：SUMIFS(sum_range, criteria_range, criteria,……)，其参数含义与SUMIF函数相似。

运用PMT函数返回贷款的每期付款额

操作解析

企业在日常财务数据管理中，可以借用Excel中的财务函数快速对数据进行统计，如确定贷款的支付额、投资的未来值或净现值等。例如要计算某一项贷款的月还款额可使用PMT函数来计算。

关键点

◎PMT函数

◎IPMT函数

◎PPMT函数

原始文件：随书光盘\原始文件\10\运用PMT函数返回贷款的每期付款额.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\10\运用PMT函数返回贷款的每期付款额.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\10\运用PMT函数返回贷款的每期付款额.xlsx”工作簿。

要计算月还款额，先选中D3单元格，切换至“公式”选项卡下，1　单击“财务”按钮。2　单击PMT选项。3　在弹出的“函数参数”对话框中根据需要设置参数值。

02　设置完成后，单击“确定”按钮，在D3单元格显示出通过函数公式计算出的月还款额为￥2210.78。

PMT函数解析

PMT函数是基于固定利率及等额分期付款方式下，返回贷款的每期付款额的函数。其语法为：

PMT(rate, nper, pv, fv, type)

参数rate为必需参数，指贷款利率；nper为必需参数，指该项贷款的付款总期数；pv为必需参数，指现值（贷款总额）；fv为可选参数，指未来值，即最后一次付款后希望得到的现金余额；type为可选参数，用于指明各期付款时间是在期初还是期末。

知识扩展

在计算月还款额时，如果希望将还款本金和利息分开计算，可使用IPMT函数计算利息，使用PPMT函数计算本金。

第11章　数据的可视化语言——图表

*将数据信息转换为图表

*使用“选择数据”功能重新选择图表数据源

*应用预设图表布局和样式使图表更规范

*通过添加图例对数据系列进行说明

*用突出的标题快速提供图表信息

*通过添加数据标签对数据系列单个数据点进行说明

*通过添加坐标轴标题以增加图表表达信息的准确性

*通过添加模拟运算表对图表数据进行完整诠释

*调整数据系列格式使数据系列更形象化

*调整饼图厚度以制作蛋糕式分布饼图

*使用图片填充图表区增强图表感染力

*通过渐变色填充绘图区为图表增添立体效果

*设置坐标轴刻度以有效控制数据系列起始位置

*为图表添加趋势线以预测未来值

*为图表添加误差线以标记序列中数据的潜在误差量

*创建半圆进程图以展示任务完成情况

*创建双轴图表来分析多组数据

*创建下拉菜单式图表以动态显示数据

*创建粗边面积图来分析企业近年来发展走势

*创建瀑布图来分析企业管理费用构成情况

将数据信息转换为图表

操作解析

图表是指可以直接展示数据关于时间、数量等关系，对知识挖掘和信息直观生动感起关键作用的图形结果，是对数据关系进行形象“可视化”的手段。所以将数据转换为图表能使数据更为直观。

关键点

◎通过功能区创建图表

◎通过对话框创建图表

原始文件：随书光盘\原始文件\11\将数据信息转换为图表.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\11\将数据信息转换为图表.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\11\将数据信息转换为图表.xlsx”工作簿。

选择A3:C9单元格区域作为图表源数据所在单元格区域。

02　切换至“插入”选项卡，1　在“图表”组中选择要转换为的图表，如单击“柱形图”按钮。2　在展开的下拉列表中单击“簇状柱形图”选项。

03　此时根据所选单元格中的数据创建了默认格式的簇状柱形图，用于直观显示2011年和2012年各专业的招生情况。

使用“选择数据”功能重新选择图表数据源

操作解析

创建图表后，若要在图表中追加或删除某个数据时，可以使用“选择数据源”对话框来添加或删除数据系列，以及编辑分类轴标签值，让图表显示更符合实际需求。

关键点

◎追加数据系列

◎删除数据系列

原始文件：随书光盘\原始文件\11\使用“选择数据”功能重新选择图表数据源.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\11\使用“选择数据”功能重新选择图表数据源.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\11\使用‘选择数据’功能重新选择图表数据源.xlsx”工作簿。

1　选中需要修改数据源的图表，2　切换至“图表工具-设计”选项卡，在“数据”组中单击“选择数据”按钮。

02　弹出“选择数据源”对话框，1　在“图例项”列表框中单击“添加”按钮，弹出“编辑数据系列”对话框。2　在该对话框中选择2012年汽车销量数据所在的单元格区域。3　单击“确定”按钮，返回“选择数据源”对话框。4　单击“确定”按钮。

03　此时在图表中添加了2012年的汽车销量情况数据系列。

知识扩展

若要删除某个数据系列，只需在“选择数据源”对话框中选择要删除的数据系列，单击“删除”按钮即可实现。

应用预设图表布局和样式使图表更规范

操作解析

Excel为用户提供了一组预设图表布局和图表样式，方便用户快速更改图表中元素的放置位置及图表整体外观，从而得到拥有专业水准的商务图表。

关键点

◎图表布局

◎图表样式

原始文件：随书光盘\原始文件\11\应用预设图表布局和样式使图表更规范.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\11\应用预设图表布局和样式使图表更规范.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\11\应用预设图表布局和样式使图表更规范.xlsx”工作簿。

选中需要应用图表布局和样式的图表。

02　1　切换至“图表工具-设计”选项卡，在“图表布局”组中单击快翻按钮，在展开的库中选择所需布局样式。2　单击“图表样式”组中的快翻按钮，在展开的库中选择需要图表样式。

03　此时所选图表应用了选定的图表布局和图表样式，得到需要的图表外观。

通过添加图例对数据系列进行说明

操作解析

图例是图表中所用符号和表示方法的释义和说明，用户可以根据图例清晰地认识每一条数据系列表现的内容是什么。在图表中添加图例有助于用户了解数据系列表现内容。

关键点

◎添加图例

◎图案填充

原始文件：随书光盘\原始文件\11\通过添加图例对数据系列进行说明.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\11\通过添加图例对数据系列进行说明.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\11\通过添加图例对数据系列进行说明.xlsx”工作簿。

选中图表，切换至“图表工具-布局”选项卡。1　单击“标签”组中的“图例”按钮。2　在展开的下拉列表中单击“其他图例选项”选项，弹出“设置图例格式”对话框。3　单击选中“靠上”单选按钮。

02　1　单击“填充”选项。2　单击选中“图案填充”单选按钮。3　设置“前景色”为“白色，背景1，深色35%”。4　在列表框中选择“60%”图案。

03　设置完成后，单击“关闭”按钮，在图表中可以看到在图表标题与绘图区之间添加了图例，并以指定的图案进行了相应的填充。

用突出的标题快速提供图表信息

操作解析

图表标题是图表中比较醒目的、用于说明图表表现意图的说明性文本，一般位于图表上方。使用图表标题可以在醒目位置清晰地对图表内容进行补充说明，使图表表现信息更加完整。

关键点

◎添加图表标题

◎更改标题字体

◎美化标题占位符

原始文件：随书光盘\原始文件\11\用突出的标题快速提供图表信息.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\11\用突出的标题快速提供图表信息.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\11\用突出的标题快速提供图表信息.xlsx”工作簿。

选中需要添加图表标题的图表。

02　切换至“图表工具-布局”选项卡，1　单击“标签”组中的“图表标题”按钮。2　在展开的下拉列表中单击“图表上方”选项。3　此时在图表上方添加了图表标题框，输入需要的标题文本。

03　1　选择输入的标题文本。2　在浮动工具栏中设置“字体”为“微软雅黑”，“字号”为“16”，“字形”为“加粗”。

04　选择图表标题，按住鼠标左键将其移至图表左侧。

05　切换至“图表工具-格式”选项卡，1　在“形状样式”组中单击“形状填充”右侧的下三角按钮。2　指向“渐变”选项。3　然后选择需要的浅色变体样式。

06　1　单击“形状样式”组中的“形状轮廓”右侧的下三角按钮。2　在展开的颜色列表中选择需要的颜色，如选择“蓝色”。

07　完成所有设置后，用户可以看到图表标题应用了设置的填充和轮廓颜色效果。

通过添加数据标签对数据系列单个数据点进行说明

操作解析

在图表中如果能将各系列的值反映出来，则能够在查看图表的同时了解其具体的值，使阅读者很方便地了解到各系列的具体差距。

关键点

◎数据标签

◎分隔符

原始文件：随书光盘\原始文件\11\通过添加数据标签对数据系列单个数据点进行说明.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\11\通过添加数据标签对数据系列单个数据点进行说明.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\11\通过添加数据标签对数据系列单个数据点进行说明.xlsx”工作簿。

1　选中需要添加数据标签的图表。2　然后在“图表工具-布局”选项卡中单击“标签”组中的“数据标签”按钮。3　从展开的下拉列表中选择标签放置位置，如选择“数据标签内”选项。

02　此时，在每个数据系列所对应的柱形内侧显示出了具体的值，即各区域销售的房屋数量。若用户还需要对数据标签进行更多的设置，可在展开的“数据标签”下拉列表中单击“其他数据标签选项”选项。

03　弹出“设置数据标签格式”对话框，在“标签选项”选项面板卡可对标签内容、位置以及分隔符进行重新设置。1　如勾选“类别名称”和“值”复选框。2　单击选中“数据标签外”单选按钮。3　最后选择“逗号”分隔符。

04　1　切换至“填充”选项面板，在右侧可对标签的填充效果进行设置，可设置标签颜色为纯色、渐变色、图片或纹理、图案等效果。2　这里单击选中“无填充”单选按钮。

05　1　切换至“边框颜色”选项面板，在右侧可对边框的颜色进行设置，可设置为纯色、渐变色，2　这里先单击选中“实线”单选按钮。3　再从“颜色”下拉列表中选择线条的颜色。

06　1　切换至“边框样式”选项面板，在右侧可对数据标签边框的宽度、线条类型以及线端类型等进行设置。2　这里在“宽度”文本框中输入边框线条的宽度为“1.25磅”。

07　所有设置完毕后，单击“关闭”按钮，返回工作表，此时可以看到数据标签的设置效果。用户可根据自己的需求将标签的文字格式进行更改，这里将其格式更改为“华文新魏”、“11”号，还可以将横坐标轴设置为“无”。

通过添加坐标轴标题以增加图表表达信息的准确性

操作解析

坐标轴标题与图表标题相似，都是用于对图表进行补充说明的文本。不过坐标轴标题是对图表中横、纵坐标轴表现信息进行补充说明的文本，便于用户轻松理解图表表现信息。

关键点

◎横坐标轴标题

◎纵坐标轴标题

原始文件：随书光盘\原始文件\11\添加坐标轴标题以增添图表表达信息的准确性.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\11\添加坐标轴标题以增添图表表达信息的准确性.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\11\添加坐标轴标题以增添图表表达信息的准确性.xlsx”工作簿。

选中需要添加横、纵坐标轴标题的图表。

02　切换至“图表工具-布局”选项卡。1　单击“标签”组中的“坐标轴标题”按钮。2　单击“主要横坐标轴标题＞坐标轴下方标题”选项。3　再次单击“坐标轴标题”按钮。4　单击“主要纵坐标轴标题＞竖排标题”选项。

03　此时在图表中添加了横纵坐标轴标题框，输入相应的标题文本，即可完成坐标轴标题的添加。

通过添加模拟运算表对图表数据进行完整诠释

操作解析

图表中的模拟运算表其实就是图表的数据源表格。在图表中添加模拟运算表可以对图表数据进行完整的诠释，使用户在图文结合的情况下，对分析主体有一个清晰的认识。

关键点

◎添加模拟运算表

◎设置模拟运算表选项

原始文件：随书光盘\原始文件\11\通过添加模拟运算表对图表数据进行完整诠释.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\11\通过添加模拟运算表对图表数据进行完整诠释.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\11\通过添加模拟运算表对图表数据进行完整诠释.xlsx”工作簿。

1　选中需要添加模拟运算表的图表，切换至“图表工具-布局”选项卡。2　单击“标签”组中的“模拟运算表”按钮，3　在展开的下拉列表中单击“显示模拟运算表”选项。

02　此时在图表中添加了模拟运算表，用于显示每个数据系列中数据点的值。

知识扩展

添加模拟运算表后，用户可以对模拟运算表的显示选项进行设置，只需右击“模拟运算表”，在弹出的快捷菜单中单击“设置模拟运算表格式”命令，弹出“设置模拟运算表格式”对话框，在“模拟运算表选项”选项面板中可以设置表边框和显示图例项标示；在“填充”选项面板中可以设置表格的底纹格式；在“边框颜色”和“边框样式”选项面板中可以设置表格的边框颜色及样式。除此之外，用户还可以设置表格的阴影、发光和柔化边缘、三维格式等格式。

调整数据系列格式使数据系列更形象化

操作解析

数据系列是Excel图表中的重要元素之一，它是根据数据源表格中行或列数据在图表中绘制的相关数据点大小的图形，且每个数据系列用唯一的颜色或图案标示。合理地调整数据系列格式可以使图表更加形象化。

关键点

◎系列选项

◎系列填充

原始文件：随书光盘\原始文件\11\调整数据系列格式使数据系列更形象化.xlsx、树.jpg

最终文件：随书光盘\最终文件\11\调整数据系列格式使数据系列更形象化.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\11\调整数据系列格式使数据系列更形象化.xlsx”工作簿。

1　右击需要设置格式的数据系列。2　在弹出的快捷菜单中单击“设置数据系列格式”命令。

02　弹出“设置数据系列格式”对话框，在“系列选项”选项面板中，设置“分类间距”为“50%”。

03　1　单击“填充”选项。2　单击选中“图片或纹理填充”单选按钮。3　单击“文件”按钮。

04　弹出“插入图片”对话框，1　选择所需的图片。2　单击“插入”按钮。

05　返回“设置数据系列格式”对话框，根据实际需要，设置图片伸展选项的偏移量。

06　1　单击“阴影”选项。2　单击“预设”按钮。3　在展开的库中选择需要的阴影样式。

07　所有设置完毕后，单击“关闭”按钮，返回工作表，此时可以看到数据系列用选定的图片进行了扩展填充，且每个数据点形状也应用了阴影效果。

调整饼图厚度以制作蛋糕式分布饼图

操作解析

默认情况下，三维饼图的厚度是固定比例的。若想通过增加饼图的厚度来制作蛋糕式饼图，可以通过调整图表的深度和高度来实现。

关键点

◎自动缩放

◎图表的深度

原始文件：随书光盘\原始文件\11\调整饼图厚度以制作蛋糕式分布饼图.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\11\调整饼图厚度以制作蛋糕式分布饼图.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\11\调整饼图厚度以制作蛋糕式分布饼图.xlsx”工作簿。

1　选中需要调整厚度的饼图。2　切换至“图表工具-布局”选项卡，在“背景”组中单击“三维旋转”按钮。

02　弹出“设置图表区格式”对话框，1　在“三维旋转”选项面板中取消勾选“自动缩放”复选框。2　在“高度”文本框中输入“300”。

03　此时图表中的饼图厚度为默认厚度的3倍。

知识扩展

要将设置后的饼图厚度作为图表默认厚度，可以在“三维旋转”选项面板中勾选“自动缩放”复选框，从而固定图表高度的默认缩放值。

使用图片填充图表区增强图表感染力

操作解析

图表区是指图表的整个区域，相当于图表的背景。在设置图表背景时，用户可以使用直观、生动的图片来填充，从而突出图表的主题内容，增强图表感染力。

关键点

◎图片填充

◎图片透明度设置

原始文件：随书光盘\原始文件\11\使用图片填充图表区.xlsx、休闲方式.jpg

最终文件：随书光盘\最终文件\11\使用图片填充图表区.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\11\使用图片填充图表区.xlsx”工作簿。

1　选中需要以图片填充的图表区，切换至“图表工具-格式”选项卡。2　单击“形状样式”组合“形状填充”右侧的下三角按钮。3　在展开的下拉列表中单击“图片”选项。

02　弹出“插入图片”对话框，1　选择所需图片。2　单击“插入”按钮。

03　此时图表的图表区以选定的图片填充，再根据需要调整图表大小及文本颜色，让图表更符合实际需求。

知识扩展

双击图表区，弹出“设置图表区格式”对话框，在“填充”选项面板中还可以通过拖动滑块设置填充图片的透明度。

通过渐变色填充绘图区为图表增添立体效果

操作解析

在二维图表中以坐标轴为界并包含所有数据系列的区域，被称为绘图区；而在三维图表中则多包含分类名称、刻度线标签及坐标轴标题的区域。渐变色则是指从一个色彩过渡到另一个色彩的颜色，使用它可以为图表增添立体效果。

关键点

◎渐变色填充

◎渐变色光圈设置

原始文件：随书光盘\原始文件\11\渐变色填充绘图区.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\11\渐变色填充绘图区.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\11\渐变色填充绘图区.xlsx”工作簿。

1　选中需要使用渐变色填充的绘图区。2　切换至“图表工具-布局”选项卡，在“当前所选内容”组中单击“设置所选内容格式”按钮。

02　弹出“设置绘图区格式”对话框，1　单击“填充”选项。2　单击选中“渐变填充”单选按钮。3　单击“预设颜色”按钮。4　在展开的库中单击“薄雾浓云”样式。

03　1　单击“方向”按钮。2　在展开的下拉列表中单击“线性向上”选项。

04　1　选中“渐变光圈”色带条上的左侧第一个滑块。2　单击“颜色”按钮。3　在展开的下拉列表中选择需要的颜色。

05　根据需要合理拖动滑块调整亮度和透明度。

06　使用相同的方法设置其他停止点的颜色。

07　所有设置完毕后，单击“关闭”按钮，返回工作表，可以看到绘图区自动按用户设置的渐变光圈进行了填充，为数据系列背景添加了立体感背景。

设置坐标轴刻度以有效控制数据系列起始位置

操作解析

在图表中要判断图表数据点的大小，一般根据数值坐标轴的刻度来判断。在默认情况下，图表的坐标轴刻度是自动根据数据点最小值与最大值来设置的，当然用户也可以根据实际需求自行设置。

关键点

◎设置坐标轴刻度

◎位置坐标轴

原始文件：随书光盘\原始文件\11\设置坐标轴刻度以有效控制数据系列起始位置.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\11\设置坐标轴刻度以有效控制数据系列起始位置.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\11\设置坐标轴刻度以有效控制数据系列起始位置.xlsx”工作簿。

1　右击图表中的数值坐标轴。2　在弹出的快捷菜单中单击“设置坐标轴格式”命令。

02　弹出“设置坐标轴格式”对话框，在“坐标轴选项”选项面板中，将坐标轴的最小刻度设置为“10”，“最大值”设置为“40.0”，“主要刻度单位”设置为“5.0”。

03　设置完成后单击“关闭”按钮即可看到图表的数值坐标轴按照设置的刻度值进行显示，有效地控制了数据点辅助线间的位置。

知识扩展

要设置折线图的起点位置在0点处，可在“坐标轴选项”选项面板中单击选中“在刻度线上”单选按钮。

为图表添加趋势线以预测未来值

操作解析

趋势线是在图表中根据时间或数量的变化绘制的显示数据走势的图形，它可以直观地表现数据随时间或数量变化的趋势，也可以用于预测分析未来数值的走势。

关键点

◎添加趋势线

◎趋势预测

原始文件：随书光盘\原始文件\11\为图表添加趋势线以预测未来值.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\11\为图表添加趋势线以预测未来值.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\11\为图表添加趋势线以预测未来值.xlsx”工作簿。

1　选中需要添加趋势线的图表，切换至“图表工具-布局”选项卡。2　单击“分析”组中的“趋势线”按钮。3　在展开的下拉列表中单击“其他趋势线选项”选项。

02　弹出“设置趋势线格式”对话框，1　在“趋势线选项”选项面板中单击选中“多项式”单选按钮。2　并设置“顺序”为“3”。3　若要前推3个周期，只需在“前推”文本框中输入“3”。4　勾选“显示公式”复选框。

03　设置完成后，单击“关闭”按钮，在图表中添加了适当的趋势线，并显示了向前推测3个周期数据的走势。

知识扩展

要判断选择的趋势线是否适合需求，只需在“设置趋势线格式”对话框中勾选“趋势线选项”选项面板中的“显示R平方值”复选框，根据R平方值进行判断，当R值接近1时表示贴合实际趋势。

为图表添加误差线以标记序列中数据的潜在误差量

操作解析

误差线是用于显示数据之间存在的潜在误差或相对系列中的每个数据标志的不确定程度的误差量。常用误差线来标示用户能接受的浮动范围，判断计划与实际之间的差异，找出问题并进行有效解决。

关键点

◎添加误差线

◎自定义误差量

原始文件：随书光盘\原始文件\11\为图表添加误差线以标记序列中数据的潜在误差量.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\11\为图表添加误差线以标记序列中数据的潜在误差量.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\11\为图表添加误差线以标记序列中数据的潜在误差量.xlsx”工作簿。

1　选中需要添加误差线的“计划销量”数据系列，切换至“图表工具-布局”选项卡。2　单击“分析”组中的“误差线”按钮。3　单击“其他误差线选项”选项。

02　弹出“设置误差线格式”对话框，在“垂直误差线”选项面板中，1　单击选中“正负偏差”单选按钮。2　在“误差量”选项组中单击选中“百分比”单选按钮。3　在其后的文本框中输入“10”。

知识扩展

当误差量一定时，可以单击选中“自定义”单选按钮，单击“指定值”按钮设置误差量。

03　单击“关闭”按钮，可以看到所选数据系列按数据点的10%值绘制了正负偏差线，方便用户验证实际销量与计划销量间的差异，找出待审查的数据。

创建半圆进程图以展示任务完成情况

操作解析

进程指一个正在执行的计划、任务的完成程度。当用户需要了解任务完成情况时，可以使用百分比饼图来直观展示。将任务整个进度作为一个整体，用扇区来表现完成与未完成情况。

关键点

◎第一扇区起始角度

◎设置数据点格式

原始文件：随书光盘\原始文件\11\创建半圆进程图.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\11\创建半圆进程图.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\11\创建半圆进程图.xlsx”工作簿。

当需要使用半饼图创建进程图时，1　可以选择任务完成比及合计百分比所在单元格区域，切换至“插入”选项卡。2　单击“图表”组中的“饼图”按钮。3　在展开的库中选择“饼图”样式。

02　此时在工作表中根据所选数据创建了二维饼图，选中“合计百分比”数据点并双击，弹出“设置数据点格式”对话框，1　设置“第一扇区起始角度”为“270”。2　单击“填充”选项。3　单击选中“无填充”单选按钮。

03　此时“合计百分比”数据点被隐藏了，使用相同的方法分别设置任务完成比和未完成比数据点的填充颜色，并调整图表布局让半圆图外观更符合要求。

创建双轴图表来分析多组数据

操作解析

当用户需要比较两个或两个以上的数据系列，且两个数据系列之间的数据差异很大时，可以使用双轴即主要坐标轴和次要坐标轴来显示数据的刻度值，从而清晰地展示数据间的关系。

关键点

◎次要坐标轴

◎更改图表类型

原始文件：随书光盘\原始文件\11\创建双轴图表来分析多组数据.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\11\创建双轴图表来分析多组数据.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\11\创建双轴图表来分析多组数据.xlsx”工作簿。

1　在图表中选中“系列‘市场占有率’”。2　在“图表工具-布局”选项卡的“当前所选内容”组中单击“设置所选内容格式”按钮。

02　弹出“设置数据系列格式”对话框，1　单击“系列选项”选项。2　单击选中“次坐标轴”单选按钮。

03　1　右击“市场占有率”数据系列。2　在弹出的快捷菜单中单击“更改系列图表类型”命令。

04　弹出“更改图表类型”对话框，1　单击“折线图”选项。2　单击“折线图”图标。3　单击“确定”按钮。

05　此时“市场占有率”数据系列便由柱形图更改为折线图了。

06　要隐藏图表中的网格线，可以选中图表，切换至“图表工具-布局”选项卡，1　在“坐标轴”组中单击“网格线”按钮。2　在展开的下拉列表中单击“主要横网格线＞无”选项。

07　此时可以看到图表中以柱形比较各地区的销售额情况，以折线图表现各地区市场占有趋势。

创建下拉菜单式图表以动态显示数据

操作解析

下拉菜单式图表是指在图表中添加“组合框”控件，通过设置控制属性实现图表中数据的动态显示。

关键点

◎INDEX函数

◎组合框

◎下拉菜单式图表

原始文件：随书光盘\原始文件\11\创建下拉菜单式图表以动态显示数据.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\11\创建下拉菜单式图表以动态显示数据.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\11\创建下拉菜单式图表以动态显示数据.xlsx”工作簿。

1　在A12单元格中输入“1”。2　在单元格B12中输入公式"=INDEX(B4:B9,$A$12)"。3　按【Enter】键，向右复制公式至M12单元格。

02　1　选择B3:M3、B12:M12单元格区域，切换至“插入”选项卡。2　在“图表”组中选择图表，如单击“饼图”按钮。3　在展开的下拉列表中选择“饼图”子图表类型。

03　此时根据所选数据创建了默认的饼图，然后根据需要对图表进行一些美化操作，如应用图表样式、应用图表布局，添加图表标题等。

04　切换至“开发工具”选项卡，1　单击“插入”按钮。2　在展开的下拉列表中选择“组合框”控件。3　在图表左上角绘制控件并右击。4　在弹出的快捷菜单中单击“设置控件格式”命令。

05　弹出“设置对象格式”对话框，1　设置“数据源区域”为"$A$4：$A$9"，“单元格链接”为"$A$12"。2　再勾选“三维阴影”复选框。

06　设置完成后单击“确定”按钮，返回图表中，1　单击组合框右侧的下三角按钮，在展开的下拉列表中选择要显示的产品名称项目。2　如选择D选项。3　此时在饼图中即显示了D产品每月销售额结构图。

INDEX函数解析

INDEX函数用于返回列表或数组中的元素值。其语法为：

INDEX(array, row_num, column_num)

参数array为必需参数，指单元格或数组常量；row_num为必需参数，选择数组中的某行，函数从该行返回数值，如果省略row_num参数，则必须有column_num参数；coulumn_num为可选参数，选择数组中的某列，函数从该列返回数值，如果省略column_num参数，则必须有row_num参数。

知识扩展

当“开发工具”选项卡不在功能区显示时，用户可以单击“文件”按钮，单击“选项”命令，弹出“Excel选项”对话框，在“自定义功能区”选项面板中勾选“开发工具”复选框，单击“确定”按钮将其显示在功能区中。

创建粗边面积图来分析企业近年来发展走势

操作解析

粗边面积图是指将面积图的上边缘加粗，使其突出显示数据随时间、数量变化的发展趋势。它结合了折线图和散点图两者的优势，将数据关系更清晰地呈现在使用者面前。

关键点

◎追加数据系列

◎在刻度线上

原始文件：随书光盘\原始文件\11\创建粗边面积图来分析企业近年来发展走势.xlsx

最终文件：随书光盘\原始文件\11\创建粗边面积图来分析企业近年来发展走势.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\11\创建粗边面积图来分析企业近年来发展走势.xlsx”工作簿。

选中“增长率”数据系列，依次按【Ctrl+C】和【Ctrl+V】组合键复制增加一条“增长率”数据系列。

02　右击增加的数据系列，将其由面积图更改为折线图。

03　此时可以看到折线不是从横坐标轴的零点开始，1　右击横坐标轴标签。2　在弹出的快捷菜单中单击“设置坐标轴格式”命令。

04　弹出“设置坐标轴格式”对话框，在“坐标轴选项”选项面板中单击选中“在刻度线上”单选按钮。

05　单击“关闭”按钮，可以看到图表中的数据系列由横坐标轴的零点处开始绘制。

06　要将折线的末端更改为箭头状，1　可以在折线数据系列中选中2012年增长率数据点。2　切换至“图表工具-格式”选项卡，单击“形状样式”组中“形状轮廓”右侧的下三角按钮。3　单击“箭头＞箭头样式5”选项。

07　此时所选数据点的线段末尾以箭头表示，然后根据需要设置折线数据系列的颜色、粗细及阴影效果，完成粗边面积图的制作。

创建瀑布图来分析企业管理费用构成情况

操作解析

瀑布图是指通过巧妙的设置，使图表中数据点的排列形状类似瀑布而得名。它能在反映数据多少的同时，直观地反映出数据的增减变化。

关键点

◎堆积柱形图

◎分类间距

原始文件：随书光盘\原始文件\11\创建瀑布图来分析企业管理费用构成情况.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\11\创建瀑布图来分析企业管理费用构成情况.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\11\创建瀑布图来分析企业管理费用构成情况.xlsx”工作簿。

选择A4:C10单元格区域，切换至“插入”选项卡，单击“图表”组中的“柱形图”按钮，在展开的下拉列表中单击“堆积柱形图”选项，创建所需堆积柱形图。

02　选中系列1，并打开“设置数据系列格式”对话框，1　在“系列选项”选项面板中设置“分类间距”为“0%”。2　单击“填充”选项。3　单击选中“无填充”单选按钮。

03　设置完成后，选中“系列1”数据系列，设置其填充颜色，并为其添加数据标签。然后为图表添加图表标题和坐标轴标题，完成管理费用构成瀑布图的创建。

第12章　通过排序和筛选等实用功能分析表格数据

*对表格中的数据进行排序

*自定义排序以满足不同的需求

*自动筛选出符合要求的数据

*设定条件进行自定义筛选

*对单元格颜色进行筛选

*通过高级筛选找出满足“与条件”的数据

*通过高级筛选找出满足“或条件”的数据

*手动建立分级显示

*将数据进行分类汇总

*显示与隐藏分类汇总的明细数据

*按位置合并计算多个工作表中的数据

*按分类合并计算多个工作表中的数据

*将表格数据进行分列处理

对表格中的数据进行排序

操作解析

在Excel中可以通过选择一些关键字对数据进行升序和降序的排列，单一的关键字可以直接单击“升序”或“降序”按钮进行排列，多个关键字则需要通过“排序”命令进行排序。

关键点

◎关键字

◎升降排序

原始文件：随书光盘\原始文件\12\数据排序.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\12\数据排序.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\12\数据排序.xlsx”工作簿。

选中“实发工资”所在列的任一单元格。

02　1　切换至“数据”选项卡。2　单击“排序和筛选”组中的“降序”按钮。

03　表格数据按“实发工资”降序排列。

知识扩展

除了通过以上方式进行排序，也可以在“开始”选项卡中的“编辑”组中单击“排序和筛选”按钮，在展开的下拉列表中选择升序或降序排列。

04　单击“排序和筛选”组中的“排序”按钮。

05　弹出“排序”对话框，可以看到表格数据按“实发工资”降序排列的设置。单击“添加条件”按钮。

06　增加了“次要关键字”。1　在“次要关键字”的下拉列表中选择“业绩工资”选项。2　在“次序”的下拉列表中选择“降序”选项。3　单击“确定”按钮。

07　返回工作表，此时表格数据先按“实发工资”降序排列，对于相同实发工资再按“业绩工资”降序排列。

自定义排序以满足不同的需求

操作解析

数值可以按照大小进行排序，对于文本若想要按某一特定顺序快速排列似乎有些难办，其实不然，自定义排序就能让用户按照自己定义的顺序对数据进行排列，该方法操作简单，能满足用户不同的排序需求。

关键点

◎自定义列表

◎自定义序列

原始文件：随书光盘\原始文件\12\自定义排序.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\12\自定义排序.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\12\自定义排序.xlsx”工作簿。

1　选中数据表格中的任一单元格。2　单击“文件”按钮。3　从弹出的菜单中单击“选项”命令。

02　弹出“Excel选项”对话框。1　切换至“高级”选项卡。2　单击“编辑自定义列表”按钮。

03　弹出“自定义序列”对话框，1　在“输入序列”列表框中输入自定义的职称序列，按【Enter】键换行。2　单击“添加”按钮将自定义的序列添加到“自定义序列”列表框中。

04　依次单击“确定”按钮，返回到工作表，1　切换至“数据”选项卡。2　单击“排序和筛选”组中的“排序”按钮。

05　弹出“排序”对话框，1　从“主要关键字”下拉列表中选择“职称”字段。2　从“次序”下拉列表中选择“自定义序列”选项。

06　弹出“自定义序列”对话框，在“自定义序列”列表框中选择步骤03添加的序列。

知识扩展

也可以直接在步骤05中通过选择自定义序列，在步骤06中自定义，而无须通过“Excel选项”对话框。

07　依次单击“确定”按钮，返回工作表，表格中的“职称”列便按照自定义序列进行了排列。

自动筛选出符合要求的数据

操作解析

自动筛选是基于从列表中做出的选择进行筛选的方法。单击启用了筛选功能的字段按钮，该列中的所有值便会显示在列表中，供用户快速方便地查找。列表中的“搜索框”也能让用户快速搜索要显示的内容。

关键点

◎自动筛选

◎搜索框

原始文件：随书光盘\原始文件\12\自动筛选.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\12\自动筛选.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\12\自动筛选.xlsx”工作簿。

选中数据清单中任一单元格，在“数据”选项卡下单击“排序和筛选”组中的“筛选”按钮。

02　1　单击“籍贯”字段右侧的下三角按钮。2　在展开的下拉列表的“搜索”文本框中输入要筛选的关键字，如输入“四川”。3　勾选要筛选的复选框，如勾选“四川成都”复选框。4　单击“确定”按钮。

知识扩展

在搜索框中输入关键字进行筛选，是因为供选择的字段较多，不方便用户进行查找。

03　返回工作表，表格中只显示出籍贯为四川成都的数据记录。

设定条件进行自定义筛选

操作解析

如果用户想要快速实现某个条件范围的筛选，使用自动筛选功能就有些力不从心了，不过自定义筛选功能此时却能派上用场。自定义筛选允许用户按指定的数字、文本或日期范围快速筛选数据，获取结果。

关键点

◎自定义筛选

◎日期筛选

原始文件：随书光盘\原始文件\12\自定义筛选.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\12\自定义筛选.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\12\自定义筛选.xlsx”工作簿。

1　单击“排序和筛选”组中的“筛选”按钮，启动筛选。2　单击“入职日期”列的下三角按钮。3　在展开的列表中依次单击“日期筛选＞自定义筛选”选项。

02　弹出“自定义自动筛选方式”对话框，1　设置第一条件为2010-1-1之后或与之相同，设置第二条件为2010-12-31之前或与之相同。2　单击选中“与”单选按钮。3　单击“确定”按钮。

03　返回工作表，只显示出入职日期为2010年的员工记录。

知识扩展

自定义自动筛选除了可以筛选日期外，还可以对文本、数字、单元格格式等进行筛选，方法与日期筛选基本一致。

对单元格颜色进行筛选

操作解析

在筛选数据时，用户可以按数字或文本进行筛选，如果对某些特定的数据单元格应用了不同颜色的背景色进行了突出显示，还可以根据单元格的不同颜色对数据进行筛选。

关键点

◎单元格颜色

◎自动筛选

原始文件：随书光盘\原始文件\12\对单元格颜色进行筛选.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\12\对单元格颜色进行筛选.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\12\对单元格颜色进行筛选.xlsx”工作簿。

在表格中“住宿费用”所在列中，费用低于1000元的单元格都用黄色进行了标识，要直接筛选出黄色单元格，可右击任一黄色单元格。

02　1　在展开的下拉列表中指向“筛选”选项。2　在展开的子列表中单击“按所选单元格的颜色筛选”选项。

知识扩展

除了可以按所选单元格的颜色筛选，还可以按字体颜色和图标进行筛选。

03　表格中只显示出“住宿费用”所在列单元格为黄色的记录。

通过高级筛选找出满足“与条件”的数据

操作解析

高级筛选通常是用来进行多条件（两个或以上）筛选的，其中“与条件”筛选主要指筛选出同时满足所设多个条件的记录，其条件需要用户手动进行设置，且设置的条件必须位于同一行。

关键点

◎与条件

◎高级筛选

◎条件位于同行

原始文件：随书光盘\原始文件\12\高级筛选“与条件”.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\12\高级筛选“与条件”.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\12\高级筛选‘与条件’.xlsx”工作簿。

1　在工作表的空白处输入搜索条件。2　选中表格中有数据的任一单元格。3　在“数据”选项卡下单击“排序和筛选”组中的“高级”按钮。

02　弹出“高级筛选”对话框，列表区域自动选择为A1:F13单元格区域。1　单击“条件区域”文本框右侧的折叠按钮。2　返回到工作表中选择单元格区域I1:J2。3　单击折叠按钮返回“高级筛选”对话框。

03　单击“确定”按钮，返回工作表，表格中只显示出销售部门为销售部并且籍贯为四川的记录。

知识扩展

将多个搜索条件输入同一行表示这些条件需要同时满足，在不同行则表示不需要同时满足。

通过高级筛选找出满足“或条件”的数据

操作解析

满足“或条件”的高级筛选是指满足多个条件中任意一个条件的筛选，即只要满足其中一个所设条件，该条记录便会显示出来。用户设置或条件时，需要把不同的条件设置在不同行中。

关键点

◎或条件

◎高级筛选

◎条件位于不同行

原始文件：随书光盘\原始文件\12\高级筛选“或条件”.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\12\高级筛选“或条件”.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\12\高级筛选‘或条件’.xlsx”工作簿。

1　在工作表的空白处输入搜索条件。2　选中表格选中有数据的任一单元格。3　单击“排序和筛选”组中的“高级”按钮。

02　弹出“高级筛选”对话框，列表区域自动选择为A1:F13单元格区域。1　设置条件区域为H1:I3单元格区域。2　单击选中“将筛选结果复制到其他位置”单选按钮。3　单击“高级筛选复制到：”对话框中右侧的折叠按钮。4　选中A15单元格。

知识扩展

如果勾选了“选择不重复的记录”复选框，可以避免筛选结果出现重复数据。

03　单击“确定”按钮，返回工作表，在A15单元格处显示出产品名称为地砖或者产地为四川的记录。

手动建立分级显示

操作解析

手动建立分级显示是一种汇总数据的方法，需要将进行汇总的数据先进行组合，然后进行求和或求平均值等汇总计算。用户可以根据不同的需要对任意数据建立分级显示。

关键点

◎组合

◎SUBTOTAL

原始文件：随书光盘\原始文件\12\建立分级显示.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\12\建立分级显示.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\12\建立分级显示.xlsx”工作簿。

1　选中第2～6行。2　单击“数据”选项卡下“分级显示”组中的“创建组”按钮，在展开的下拉列表中选择“创建组”选项。

02　1　在第6行下方插入1空白行，合并A7:E7单元格区域，输入“前5名销售总额”文本。2　在F7单元格中输入汇总公式"=SUBTOTAL(9,F2:F6)"，按【Enter】键。

03　表格数据对前5名的销售金额进行了求和汇总。

知识扩展

SUBTOTAL函数除了可以进行求和计算外，还可以求平均值、最大和最小值等。

将数据进行分类汇总

操作解析

分类汇总是对数据清单中的数据进行管理的重要工具，可以快速汇总各项数据，但在汇总之前，需要对数据进行排序，再按设置的分类字段、汇总方式对选定的汇总项进行汇总。

关键点

◎排序

◎分类字段

◎分类汇总

原始文件：随书光盘\原始文件\12\分类汇总.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\12\分类汇总.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\12\分类汇总.xlsx”工作簿。

1　选中有数据的任一单元格。2　切换至“数据”选项卡。3　单击“排序和筛选”组中的“排序”按钮。

02　弹出“排序”对话框。1　设置“销售员”为主要关键字。2　设置“产品类别”为次要关键字，保持“排序依据”和“次序”为默认设置。3　单击“确定”按钮。

03　返回工作表，单击“分级显示”组中的“分类汇总”按钮。

04　弹出“分类汇总”对话框。1　从“分类字段”下拉列表中选择“销售员”字段。2　在“选定汇总项”列表框中勾选“数量”和“金额”复选框。3　单击“确定”按钮。

05　返回工作表，表格数据按照不同的销售员对数量和金额进行了求和汇总。再次单击“分类汇总”按钮。

06　弹出“分类汇总”对话框。1　从“分类字段”下拉列表中选择“产品类别”字段。2　取消勾选“替换当前分类汇总”复选框。3　单击“确定”按钮。

知识扩展

汇总方式除了求和外，还有求平均值、最大值和最小值等。

07　返回工作表，表格数据在同一销售员中又按照不同的产品类别对数量和金额进行了求和汇总。

显示与隐藏分类汇总的明细数据

操作解析

对数据清单进行分类汇总后，在数据清单的行号左侧将出现一些层次分级显示的按钮，用户可以单击这些按钮对分类汇总的明细数据进行显示与隐藏。

关键点

◎明细数据

◎分级显示

原始文件：随书光盘\原始文件\12\显示与隐藏分类汇总的明细数据.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\12\显示与隐藏分类汇总的明细数据.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\12\显示与隐藏分类汇总的明细数据.xlsx”工作簿。

单击数字分级按钮“2”。

02　工作表中只显示所有汇总项的数据，若要查看某一汇总项的明细数据，则可单击左侧对应的展开按钮。

知识扩展

还可以通过单击“数据”选项卡下“分级显示”组中的“显示明细数据”按钮来展开数据。

03　相应汇总项的明细数据显示在工作表中，其余汇总项的明细数据依旧处于隐藏状态。

按位置合并计算多个工作表中的数据

操作解析

合并计算是指将多个工作表中的数据同时进行计算汇总，分为按位置合并计算和按分类合并计算。其中，按位置合并计算是当每个工作表中的每一条记录名称和字段名称在相同的位置时所使用的。

关键点

◎位置合并计算

◎引用位置

原始文件：随书光盘\原始文件\12\按位置合并计算.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\12\按位置合并计算.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\12\按位置合并计算.xlsx”工作簿。

1　选中“合计”工作表中的B2单元格。2　切换至“数据”选项卡。3　单击“数据工具”组中的“合并计算”按钮。

02　弹出“合并计算”对话框，1　从“函数”下拉列表框中选择“求和”选项。2　依次引用“分公司1”工作表和“分公司2”工作表中的B2:F8单元格区域，并将其添加到“所有引用位置”列表框中。

03　单击“确定”按钮，返回到“合计”工作表，B2:F8单元格区域中显示了合并计算后的结果。

知识扩展

合并计算还能求平均值和最大最小值等，只需在“函数”下拉列表框中进行选择便可实现。

按分类合并计算多个工作表中的数据

操作解析

按分类合并计算与按位置合并计算的不同之处在于，按分类合并计算是当不同工作表中的记录名称或字段名称的位置不一样时所使用的。

关键点

◎分类合并计算

◎标签位置

原始文件：随书光盘\原始文件\12\按分类合并计算.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\12\按分类合并计算.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\12\按分类合并计算.xlsx”工作簿。

1　选中“本月合计”工作表中的单元格A2。2　切换至“数据”选项卡。3　单击“数据工具”组中的“合并计算”按钮。

02　弹出“合并计算”对话框，单击“引用位置”右侧的单元格引用按钮，弹出“合并计算-引用位置：”对话框。

03　返回工作表。1　选择“成都店”工作表中的单元格区域A2:F8。2　单击单元格引用按钮。

04　返回“合并计算”对话框。1　单击“添加”按钮。2　单击单元格引用按钮。

05　返回工作表，1　选择“重庆店”工作表中的单元格区域A2:F8。2　单击单元格引用按钮。

06　返回“合并计算”对话框，1　单击“添加”按钮。2　勾选“最左列”复选框。

知识扩展

当不同工作表中的记录或字段的个数不一致时，也可以使用按分类合并计算。

07　单击“确定”按钮，返回“本月合计”工作表，C2:F8单元格区域中显示了合并计算后的结果。

将表格数据进行分列处理

操作解析

Excel中可以通过“分列”命令拆分某一列中一个或多个单元格的内容，并将这些内容作为单独的部分分配到相邻的其他单元格中。

关键点

◎分隔符号

◎分列

原始文件：随书光盘\原始文件\12\分列处理.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\12\分列处理.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\12\分列处理.xlsx”工作簿。

1　选中B2:B9单元格区域。2　切换至“数据”选项卡。3　单击“数据工具”组中的“分列”按钮，弹出“文本分列向导-第1步，共3步”对话框，保持默认设置。

02　单击“下一步”按钮，1　在“分隔符号”区域勾选“其他”复选框，并在其右侧文本框中输入符号“-”，单击“下一步”按钮。2　选中“数据预览”选项组中第一列。3　单击选中“文本”单选按钮。

知识扩展

选择“固定宽度”选项表示用一定的字符间距分隔字段。

03　1　选中第二列。2　单击选中“文本”单选按钮，单击“完成”按钮。3　返回工作表，“型号”列数据进行了分列显示。

第13章　灵活重组分析数据——数据透视表

*创建数据透视表以重组数据

*调整字段位置和顺序以更改透视表布局

*变更汇总方式以获取不同的统计结果

*更改值显示方式以提高数据可读性

*根据需求显示或隐藏数据透视表明细数据

*使用筛选器筛选出透视表中的重要数据

*通过插入切片器动态洞察数据

*将所选内容进行分组使结构更加清晰

*使用对话框组合透视表项目

*套用数据透视表样式以美化表格

*将数据透视表转换为可视的数据透视图

*调整透视图类型和布局使传达的信息更准确

*筛选透视图中数据以满足不同需求

*刷新数据得到新的数据透视表或数据透视图

创建数据透视表以重组数据

操作解析

在一个大型表格中，如果用户希望可以随时根据实际需要调整数据字段，从不同角度对表格中的数据进行统计分析，可以使用数据透视表。

关键点

◎创建数据透视表

◎添加字段

原始文件：随书光盘\原始文件\13\创建数据透视表以重组数据.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\13\创建数据透视表以重组数据.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\13\创建数据透视表以重组数据.xlsx”工作簿。

要创建数据透视表，1　先选中数据区域任意单元格。切换至“插入”选项卡。2　单击“数据透视表”按钮。3　单击“数据透视表”选项。

02　弹出“创建数据透视表”对话框，1　单击选中“选择一个表或区域”单选按钮，并在“表\区域”文本框中设置数据所在的单元格区域引用。2　单击选中“新工作表”单选按钮。3　单击“确定”按钮。

03　自动在工作簿中新建一个工作表，用于存放数据透视表模型。1　在“数据透视表字段列表”任务窗格中勾选要添加到报表的字段复选框。2　即可在数据透视表模型中添加相应的字段和汇总数据。

调整字段位置和顺序以更改透视表布局

操作解析

默认情况下，数据透视表中的字段是按顺序依次添加到数据透视表的报表筛选、列标签、行标签和数值4个区域内的。用户也可以自行调整字段位置和顺序，来更改透视表的布局。

关键点

◎调整字段位置

◎调整字段顺序

原始文件：随书光盘\原始文件\13\调整字段位置和顺序以更改透视表布局.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\13\调整字段位置和顺序以更改透视表布局.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\13\调整字段位置和顺序以更改透视表布局.xlsx”工作簿。

1　在数据透视表中添加了相关字段，要将“产品名称”调整到“列标签”区域。2　选择“产品名称”字段。3　单击“移动到列标签”选项。

02　1　此时所选的“产品名称”字段添加至“列标签”区域内。若要将“销售人员”移至“营业点”字段的下方。2　只需选择“销售人员”字段。3　在展开的下拉列表中单击“下移”选项。

03　此时字段列表窗格中的“销售人员”与“营业点”字段交换了位置，且数据透视表中字段位置也发生了相应变化。

知识扩展

在调整字段位置和顺序时，用户还可以使用鼠标先选中要移动的字段，然后直接拖曳至目标位置。

变更汇总方式以获取不同的统计结果

操作解析

默认情况下，数据透视表的汇总方式为求和，用户可以根据实际需求，快速将数据透视表的汇总方式更改为“计数”、“平均值”、“最大值”、“最小值”和“乘积”等，从而获取不同的统计结果。

关键点

◎更改汇总方式

◎按值汇总

原始文件：随书光盘\原始文件\13\变更汇总方式以获取不同的统计结果.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\13\变更汇总方式以获取不同的统计结果.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\13\变更汇总方式以获取不同的统计结果.xlsx”工作簿。

当前数据透视表的汇总方式为默认的“求和”方式，要更改为“平均值”方式，首先需选中数据透视表中的任一数值单元格。

02　切换至“数据透视表工具-选项”选项卡，在“计算”组中。1　单击“按值汇总”按钮。2　在展开的下拉列表中单击“平均值”选项。

知识扩展

当“按值汇总”下拉列表中的汇总方式不符合用户要求时，可以单击“其他选项”选项，调出“值字段设置”对话框进行汇总方式的选择。

03　此时当前数据透视表中的汇总方式更改为平均值，计算出各地区每种产品的平均销售额。

更改值显示方式以提高数据可读性

操作解析

数据透视表的默认值显示方式为无计算的数字方式，当该方式无法满足用户需求时，还可以将数据透视表的值显示方式更改为其他方式，如总计百分比、列汇总的百分比形式，从而提高数据的可读性。

关键点

◎值显示方式

◎总计的百分比

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01　打开“随书光盘\原始文件\13\更改值显示方式以提高数据可读性.xlsx”工作簿。

如果要将数据透视表中默认的值显示方式更改为百分比形式，可以先选中任一数值单元格。

02　切换至“数据透视表工具-选项”选项卡。1　在“计算”组中单击“值显示方式”按钮。2　在展开的下拉列表中选择相应的百分比选项，如单击“总计的百分比”选项。

知识扩展

值显示方式并不是只有“总计的百分比”，还有更多的值显示方式，只需在“值显示方式”下拉列表中选择相应方式即可。

03　此时数据透视表中的默认值显示方式更改为占总计的百分比形式。

根据需求显示或隐藏数据透视表明细数据

操作解析

数据透视表中的数据是根据字段项目重新组合汇总的数据，如果希望查看构成某个字段项目或是某个数值汇总值的明细数据，可以通过双击字段来实现。

关键点

◎字段项目明细

◎汇总数值明细

原始文件：随书光盘\原始文件\13\根据需求显示或隐藏数据透视表明细数据.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\13\根据需求显示或隐藏数据透视表明细数据.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\13\根据需求显示或隐藏数据透视表明细数据.xlsx”工作簿。

如果要在数据透视表中查看“陈峰”的销售时间明细数据，可以双击“陈峰”所在的单元格。

02　弹出“显示明细数据”对话框，1　单击“销售时间”选项。2　单击“确定”按钮。

03　此时在“陈峰”数据项下方就会显示他在不同的销售时间销售各产品的销售金额数据。

知识扩展

当要查看某个数值项的明细数据时，也可以直接双击该数值所在单元格，此时会自动新建一个工作表存放该数值的明细数据。

使用筛选器筛选出透视表中的重要数据

操作解析

在数据透视表中自带了行标签、列标签和报表字段标签3个筛选器，用户可以通过这些筛选器按钮，在数据透视表中快速筛选出符合条件的重要数据。

关键点

◎按行标签筛选

◎按值筛选

原始文件：随书光盘\原始文件\13\使用筛选器筛选出透视表中的重要数据.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\13\使用筛选器筛选出透视表中的重要数据.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\13\使用筛选器筛选出透视表中的重要数据.xlsx”工作簿。

当用户希望在数据透视表中提取“芬香果屋”和“天恒水果超市”的月销售金额汇总情况，可单击“行标签”右侧的筛选按钮。

02　在展开的筛选列表中，1　在“选择字段”下拉列表中选择“产品”选项。2　然后取消勾选“全部”复选框。3　重新勾选“橘子”复选框。

03　单击“确定”按钮，此时在数据透视表中仅显示各客户销售橘子的月销售金额。

知识扩展

要查看某个值范围内的数据时，只需在筛选列表中单击“值筛选”选项，然后设置相应的筛选条件即可筛选出符合条件的数据。

通过插入切片器动态洞察数据

操作解析

为了更直观地分析数据透视表，Excel 2010为用户提供了可视化分析工具——切片器，它可以将数据透视表中字段的筛选项目清晰、直观地展示在用户面前，让数据的筛选变得更加方便、灵活。

关键点

◎插入切片器

◎美化切片器

◎使用切片器筛选

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最终文件：随书光盘\最终文件\13\通过插入切片器动态洞察数据.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\13\通过插入切片器动态洞察数据.xlsx”工作簿。

切换至“数据透视表工具-选项”选项卡，1　单击“插入切片器”按钮。2　勾选需要添加的切换器字段复选框。3　单击“确定”按钮。

02　此时，根据选定字段创建了切片器。

03　如果要修改切片器的外观样式，1　先选择要更改外观的切片器窗格。2　切换至“切片器工具”选项卡，单击“切片器样式”组中的快翻按钮，在展开的库中选择需要的样式。

04　此时所选切片器窗格便应用了所选的切片器样式。使用相同的方法可以设置其他切片器的外观样式。

05　如果用户希望切片器以双栏形式排版，可以选中要设置的切片器，1　在“切片器工具-选项”选项卡的“按钮”组中设置列，如将“列”设置为“2”。2　此时所选切片器呈两列显示。

06　如果用户需要更改切片器名称，可以选中切片器，1　在“切片器”组中的“切片器题注”文本框中输入名称后。2　按【Enter】键，即能更改所选切片器的名称。

07　切片器的最重要功能是筛选，所以完成切片器的插入与外观设置后，用户可以在切片器中单击作为筛选条件的数据项按钮（当选择多个数据项时需按住【Ctrl】键），此时可在数据透视表中显示应用切换器筛选出的结果。

将所选内容进行分组使结构更加清晰

操作解析

在数据透视表中，当希望按某种特性将字段项目进行分组汇总统计时，可以使用Excel数据透视表工具中的“将所选内容分组”功能，该功能可以轻松按某特性分组统计字段项目数据。

关键点

◎将所选内容分组

◎修改分组字段标签

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01　打开“随书光盘\原始文件\13\将所选内容进行分组使结构更加清晰.xlsx”工作簿。

1　选择需要划分为一组的字段项目内容。2　切换至“数据透视表工具-选项”选项卡，在“分组”组中单击“将所选内容分组”按钮。

02　此时所选内容划分为一组，并自动以“数据组1”命名。

03　选中“数据组1”所在单元格，将文本更改为“凉性水果”。然后使用相同的方法更改苹果、橘子的数据组名。此时，数据透视表中的数据按所选内容进行了分组整理，让数据结构更加清晰。

使用对话框组合透视表项目

操作解析

对于数字或日期型数据，数据透视表提供了非常人性化的“将字段分组”功能，可以自动按分组对话框的步长将字段进行自动组合，步长值既可以单选，也可以多选，非常灵活。

关键点

◎将字段分组

◎选择步长值

原始文件：随书光盘\原始文件\13\使用对话框组合透视表项目.xlsx

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01　打开“随书光盘\原始文件\13\使用对话框组合透视表项目.xlsx”工作簿。

当前工作表中的日期按月份显示。要将日期字段按季度进行分组统计。1　可选中任意日期项目。2　在“分组”组中单击“将字段分组”按钮。

02　弹出“分组”对话框，1　在“步长”列表框中选择“季度”选项。2　单击“确定”按钮。

知识扩展

步长可以多选，蓝色表示选中，如不想选择，只需再次单击，即会变成白色。

03　此时数据透视表中的日期字段按季度进行了分组统计。

知识扩展

当要按周进行分组时，只需在“分组”对话框中的“步长”列表框中选择“日”选项，在“天数”文本框中输入“7”，单击“确定”按钮即可按周分组汇总数据。

套用数据透视表样式以美化表格

操作解析

Excel为数据透视表美化设置提供了预置的表格样式，可以帮助用户快速更改数据透视表的外观，即数据透视表中单元格的边框和填充颜色等。

关键点

◎套用数据透视表样式

◎清除数据透视表样式

原始文件：随书光盘\原始文件\13\套用数据透视表样式以美化表格.xlsx

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01　打开“随书光盘\原始文件\13\套用数据透视表样式以美化表格.xlsx”工作簿。

要套用预置的数据透视表样式来美化透视表，首先需选中透视表中任一单元格。

02　切换至“数据透视表-设计”选项卡，在“数据透视表样式”组中单击快翻按钮，在展开的库中选择需要的样式。

03　此时当前数据透视表应用了选定的透视表样式。

知识扩展

若要清除当前数据透视表应用的样式，可以单击“数据透视表样式”组中的快翻按钮，在展开的下拉列表中单击“清除”选项，即可快速清除数据透视表样式。

将数据透视表转换为可视的数据透视图

操作解析

与数据透视表相关联的数据透视图能以图形形式表示数据透视表中的数据。使用数据透视图，数据透视表中数据间的关系将变得更为直观。

关键点

◎透视表转换为透视图

◎根据源数据创建数据透视图

原始文件：随书光盘\原始文件\13\将数据透视表转换为可视的数据透视图.xlsx

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01　打开“随书光盘\原始文件\13\将数据透视表转换为可视的数据透视图.xlsx”工作簿。

1　选中数据透视表中任一单元格。2　切换至“数据透视表工具-选项”选项卡，单击“工具”组中的“数据透视图”按钮。

02　弹出“插入图表”对话框，若要以柱形图显示数据透视表中的数据，1　单击“柱形图”选项。2　单击“簇状柱形图”图标。3　单击“确定”按钮。

03　此时自动根据数据透视表中的数据创建了簇状柱形数据透视图。

知识扩展

如果没有创建数据透视表，可以在“插入”选项卡下单击“数据透视表”的下三角按钮，单击“数据透视图”选项，然后根据向导创建数据透视图。

调整透视图类型和布局使传达的信息更准确

操作解析

当创建好的数据透视图不能很好地表现数据透视表中的数据关系时，可以根据需要更改图表类型，选择合适的、更能准确传达信息的图表类型，然后调整图表布局让数据透视图信息表达更准确。

关键点

◎更改图表类型

◎选择图表布局

原始文件：随书光盘\原始文件\13\调整透视图类型和布局使传达的信息更准确.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\13\调整透视图类型和布局使传达的信息更准确.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\13\调整透视图类型和布局使传达的信息更准确.xlsx”工作簿。

要表现各季度地区销售百分比情况，采用饼图更能好传达，1　选中数据透视图。2　切换至“数据透视图工具-设计”选项卡，单击“类型”组中的“更改图表类型”按钮。

02　弹出“更改图表类型”对话框，1　单击“饼图”选项。2　然后双击“饼图”图标，创建饼图后，再切换到“数据透视图工具-设计”选项卡，单击“图表布局”组中的快翻按钮。3　在展开的库中选择需要的布局样式。

03　此时数据透视图由簇状柱形图更改为饼图，并以百分比显示各地区占季度销售额的百分值。

筛选透视图中数据以满足不同需求

操作解析

筛选功能是数据透视表区别于普通图表所独有的操作。在Excel 2010中取消了数据透视图筛选窗格，将筛选字段集中到图表中，让用户可以在相应轴位置更轻松实现数据项目的筛选。

关键点

◎字段筛选

◎隐藏字段按钮

原始文件：随书光盘\原始文件\13\筛选透视图中数据满足不同需求.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\13\筛选透视图中数据满足不同需求.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\13\筛选透视图中数据以满足不同需求.xlsx”工作簿。

此时可以看到陈凤各季度销售情况，要查看另一个同事陈哲各季度的销售情况，可以在数据透视图中单击“销售人员”按钮。

02　在展开的筛选列表框中，1　取消勾选“陈凤”复选框，勾选“陈哲”复选框。2　单击“确定”按钮。

03　此时在数据透视图中显示了陈哲各季度的销售情况百分比值。

知识扩展

想让图表画面更简洁，可以切换至“数据透视图工具-分析”选项卡，在“显示/隐藏”组中的“字段按钮”下拉列表中取消按钮显示来实现。

刷新数据得到新的数据透视表或数据透视图

操作解析

当数据透视表或数据透视图所链接的原始数据清单内的数据发生变化时，用户可以直接利用刷新功能快速更改数据透视表或数据透视图，从而简化用户创建新数据透视表或数据透视图的操作过程。

关键点

◎追加数据

◎刷新数据

◎清除数据

原始文件：随书光盘\原始文件\13\刷新数据得到新的数据透视表或数据透视图.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\13\刷新数据得到新的数据透视表或数据透视图.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\13\刷新数据得到新的数据透视表或数据透视图.xlsx”工作簿。

在该工作簿中创建了关于各地区季度销售额比较的数据透视图。

02　1　切换至“数据清单”工作表，在“广安”与“南充”两个地区的数据之间添加“巴中”销售各维生素的销售数据。2　切换至"Sheet2"工作表，选中数据透视图，在“数据透视图-分析”选项卡，单击“刷新”下三角按钮。3　在展开的下拉列表中单击“刷新”按钮。

03　此时所选数据透视图中增添了“巴中”地区的季度销售额比较柱形图。

知识扩展

要清除数据透视图中的所有数据时，可以在“数据透视图工具-分析”选项卡下拉“数据”组中单击“清除”按钮，在展开的下拉列表中单击“全部清除”选项即可。

第14章　利用模拟模型和分析工具分析数据

*借助单变量模拟运算表计算固定利率下不同年限分期偿还额

*借助双变量模拟运算表计算不同贷款总额在不同年限下分期偿还额

*单变量求解方程

*创建多种方案以达到目标值

*通过生成方案报告对多个方案进行比较

*合并方案以快速产生最优方案

*规划求解解出最优解

*使用相关系数工具分析两个因素的相关性

*使用直方图分析各年龄段顾客情况

*使用抽样工具快速抽取样本数据

*使用描述统计工具分析企业产值状况

*使用移动平均预测工具预测未来销量

*使用指数平滑预测工具预测次年销售额

*利用回归分析预测法指定销量所得利润额

借助单变量模拟运算表计算固定利率下不同年限分期偿还额

操作解析

单变量模拟运算表必须包括输入值和相应的计算公式，输入值为一行或一列相同单位条件下的可变化值。在计算完成后，单变量模拟运算结果将显示在所选公式所在行或列中。

关键点

◎单变量模拟运算表

◎应用会计专用格式

原始文件：随书光盘\原始文件\14\借助单变量模拟运算表计算固定利率下不同年限分期偿还额.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\14\借助单变量模拟运算表计算固定利率下不同年限分期偿还额.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\14\借助单变量模拟运算表计算固定利率下不同年限分期偿还额.xlsx”工作簿。

1　在B6单元格中输入"=PMT(F3\12,B5*12,B3)"，按【Enter】键，选择B5:F6单元格区域。2　单击“数据”选项卡下“数据工具”组中的“模拟分析”按钮。3　单击“模拟运算表”选项。

02　弹出“模拟运算表”对话框，1　在“输入引用行的单元格”文本框中输入"$B$5"。2　单击“确定”按钮。

知识扩展

"=PMT(F3\12,B5*12,B3)"公式用于计算贷款期限为5年的月还款额。

03　此时系统自动计算出固定利率下每种贷款年限下的月偿还额，然后为月还款额应用会计专用格式。

借助双变量模拟运算表计算不同贷款总额在不同年限下分期偿还额

操作解析

单变量模拟运算表只能计算在其他因素不变时一个参数的变化对目标因素的影响，如果要分析两个因素同时变化时对目标因素的影响，则需借助双变量模拟运算进行来计算。

关键点

◎双变量模拟运算表

◎单、双变量模拟运算的区别

原始文件：随书光盘\原始文件\14\双变量模拟运算表.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\14\双变量模拟运算表.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\14\双变量模拟运算表.xlsx”工作簿。

1　在A7单元格中输入"=PMT(B4\12,F4*12,-D4*(1-H4))"，按【Enter】键。2　选择A7:E13单元格区域。3　单击“模拟分析”按钮。4　单击“模拟运算表”选项。

02　弹出“模拟运算表”对话框，根据表格项目分布情况，1　分别在“输入引用行的单元格”的文本框中输入"$D$4"，在“输入引用列的单元格”文本框中输入"$F$4"。2　单击“确定”按钮。

03　返回工作表中，可以看到系统自动计算出不同价位车子在不同贷款年限下的月还款额。用户可以根据给定的条件判断出该人可以购买的车子总价在45000～55000元之间，其贷款的相应年限则在4～5年之间。

单变量求解方程

操作解析

单变量求解是Excel提供的一组根据已知单变量表达式的预期结果，确定表达式中可变因素值的命令。使用单变量求解可以轻松解决日常工作中遇到的一元方程式中变量的计算。

关键点

◎单变量求解

◎减少小数位数

原始文件：随书光盘\原始文件\14\单变量求解方程.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\14\单变量求解方程.xlsx

01　打开随书光盘\原始文件\14\单变量求解方程.xlsx工作簿。

在E6单元格中根据建立的方程式输入"=PMT(B6\12,B5*12,-E5)"，按【Enter】键计算贷款年限为5年的月还款额。

02　切换至“数据”选项卡，1　单击“模拟分析”按钮。2　单击“单变量求解”选项，弹出“单变量求解”对话框。3　设置“目标单元格”为"E6"，“目标值”为“2000”，“可变单元格”为"$B$5"。4　单击“确定”按钮。

03　弹出“单变量求解状态”对话框，提示求得一解，1　单击“确定”按钮。2　返回工作表中可以看到可变单元格B5中显示计算出的变量值。减少计算结果的小数位数，仅保留两位小数即可。

创建多种方案以达到目标值

操作解析

Excel为用户提供了方案管理器功能，方便用户轻松保存不同的值组（即方案），并可实现各值组（方案）之间的结果切换显示。

关键点

◎创建方案

◎显示方案

原始文件：随书光盘\原始文件\14\创建多种方案以达到目标值.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\14\创建多种方案以达到目标值.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\14\创建多种方案达到目标值.xlsx”工作簿。

切换至“数据”选项卡，1　单击“模拟分析”按钮。2　在展开的下拉列表中单击“方案管理器”选项，弹出“方案管理器”对话框。3　单击“添加”按钮。

02　弹出“编辑方案”对话框，1　在“方案名”文本框中输入“方案一”。2　在“可变单元格”文本框中输入"$C$4：$C$6"，单击“确定”按钮。3　弹出“方案变量值”对话框，根据各方案组合情况表中的值输入方案一变量值。4　单击“确定”按钮。

03　返回“方案管理器”对话框，在“方案”列表框中显示添加了的方案名。使用相同的方法添加“方案二”和“方案三”，要在表格中显示方案一的值，1　选中“方案一”选项。2　单击“显示”按钮。3　在C4:C6单元格中显示该方案的值。

通过生成方案报告对多个方案进行比较

操作解析

当用户希望同时查看和比较多个方案时，如果逐个显示方案值可能达不到用户的需求，此时可以借助“方案摘要”功能生成方案报告，将多个方案值列举在同一个工作表中进行比较。

关键点

◎方案摘要

◎方案数据透视表

原始文件：随书光盘\原始文件\14\通过生成方案报告对多个方案进行比较.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\14\通过生成方案报告对多个方案进行比较.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\14\通过生成方案报告对多个方案进行比较.xlsx”工作簿。

要生成方案报告，先在工作表中创建相应的方案，若已创建了“方案一”和“方案二”方案，切换至“数据”选项卡，单击“数据工具”组中的“模拟分析”按钮，在展开的下拉列表中单击“方案管理器”选项。

02　弹出“方案管理器”对话框，1　单击“摘要”按钮。2　弹出“方案摘要”对话框，单击选中“方案摘要”单选按钮。3　单击“确定”按钮。

知识扩展

在“方案摘要”对话框中单击选中“方案数据透视表”单选按钮，将创建相应数据透视表。

03　自动创建了“方案摘要”工作表，列出了可变单元格、当前值以及各方案的值，方便用户比较。

合并方案以快速产生最优方案

操作解析

当工作表中的所有假设分析模型的结构相同时，用户可以采用“合并方案”功能快速将源工作表中的所有方案复制到当前工作表中，节省用户逐一创建方案的时间。

关键点

◎合并方案

◎编辑方案

原始文件：随书光盘\原始文件\14\合并方案以快速产生最优方案.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\14\合并方案以快速产生最优方案.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\14\合并方案以快速产生最优方案.xlsx”工作簿。

假设已在“5月销售数据”工作表中创建了“方案一”、“方案二”和“方案三”3个方式，若要将其全部合并到“6月销售数量”工作表中，只需在“6月销售数量”工作表中按照前面介绍的方法打开“方案管理器”对话框，单击“合并”按钮。

知识扩展

若已创建方案，在“方案管理器”对话框中单击“编辑”按钮，弹出“编辑方案”对话框可更改方案的可变单元格的值。

02　弹出“合并方案”对话框，1　在“工作表”列表框中单击“5月销售数据”选项。2　单击“确定”按钮。

03　返回“方案管理器”对话框，此时在“方案”列表中显示了从“5月销售数据”工作表中合并来的3个方案，若要显示“方案三”的值，1　单击“方案三”选项。2　单击“显示”按钮。3　在“6月销售数量”工作表中显示了该方案的利润计算结果。

规划求解解出最优解

操作解析

规划求解是一组根据约束条件来更改公式中某个单元格的值计算出所需数据的命令组，它可以根据公式结果的最大值、最小值和目标值来确定多个可变单元格的值。

关键点

◎加载规划求解工具

◎规划求解

原始文件：随书光盘\原始文件\14\规划求解解出最优解.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\14\规划求解解出最优解.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\14\规划求解解出最优解.xlsx”工作簿。

要使用规划求解，首先加载“规划求解”工具，打开“Excel选项”对话框。1　单击“加载项”选项。2　单击“转到”按钮。

02　弹出“加载宏”对话框，1　勾选“规划求解加载项”复选框。2　单击“确定”按钮。3　此时在“数据”选项卡下的“分析”组中添加了“规划求解”按钮。

03　返回工作表中，1　根据题意在D9单元格中输入"=B9*D5+C9*D6"，在B11和C11单元格中分别输入"=B9-2*B5+C9*B6"和"=B9*C5+C9*C6"。2　在“分析”组中单击“规划求解”按钮。

04　弹出“规划求解参数”对话框，1　将“设置目标”设置为"$D$9"。2　单击选中“最小值”单选按钮。3　设置“通过更改可变单元格”为"$B$9：$C$9"，设置完成后。4　单击“添加”按钮。

05　1　弹出“添加约束”对话框，设置"$B$9=6-$C$9"表示甲种货车数等于6-乙种货车数。2　单击“添加”按钮。3　然后使用相同的方法设置可变单元格为整数，桔子总重量大于等于18，柚子总重量大于等于10。

06　设置完成后，单击“求解”按钮，弹出“规划求解结果”对话框。1　单击选中“保留规划求解的解”单选按钮。2　单击“确定”按钮。

07　返回工作表中，可以看到规划求解的结果，即水果基地应选4辆甲种货车、2辆乙种货车运输这批水果，且最小总运费为2600元。

使用相关系数工具分析两个因素的相关性

操作解析

相关系数是描述两个因素之间的离散程度的指标，常用来判断两个因素的变化是否相关，当相关系数R接近1时，表示正相关；当R接近-1，时表示负相关；而R接近0时，则两个因素之间不相关。

关键点

◎相关系数分析工具

◎CORREL函数

原始文件：随书光盘\原始文件\14\使用相关系数工具分析两个因素的相关性.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\14\使用相关系数工具分析两个因素的相关性.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\14\使用相关系数工具分析两个因素的相关性.xlsx”工作簿。

要用分析工具，先要加载数据分析，使用前面介绍的方法打开“加载宏”对话框，1　勾选“分析工具库”复选框。2　单击“确定”按钮，切换至“数据”选项卡。3　单击“分析”组中的“数据分析”按钮。

02　弹出“数据分析”对话框，1　在“分析工具”列表框中单击“相关系数”选项。2　单击“确定”按钮。

03　弹出“相关系数”对话框，单击“输入区域”文本框右侧的折叠按钮。

04　返回工作表中，1　选择B3:C8单元格区域作为输入区域数据。2　单击对话框中的展开按钮。

05　1　返回“相关系数”对话框中，在“输入区域”文本框中输入选定单元格引用地址。2　勾选“标志位于第一行”复选框。3　单击选中“输出区域”单选按钮，在其后文本框中输入"$A$10"。4　单击“确定”按钮。

06　返回工作表中，在输出区域显示了计算出的相关系数结果为0.989858717。从该结果可判断出投入成本与销售利润成正相关关系，即投入成本越高，销售利润也就越高。

知识扩展

在Excel中除了使用相关系数分析工具计算两个因素的相关性外，还可以使用Excel提供的CORREL函数计算两个因素之间的相关系数，确定两个因素之间的关系。其语法为：

CORREL(array1,array2)

参数array1为必需参数，指第一组数值单元格区域；array2为必需参数，指第二组数值单元格区域。当array1和array2的数据点的个数不同时，函数CORREL将返回错误值#N\A；当array1或array2为空值时，函数CORREL则返回错误值"#DIV\0!"。

使用直方图分析各年龄段顾客情况

操作解析

直方图是以图形直观地表现数据段出现频率的图表，它可以根据用户提供数据分段上限值，自动计算出该数据段内数据出现的频数并创建相应的图表进行直观说明。

关键点

◎直方图

◎FREQUENCY函数

原始文件：随书光盘\原始文件\14\使用直方图分析各年龄段顾客情况.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\14\使用直方图分析各年龄段顾客情况.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\14\使用直方图分析各年龄段顾客情况.xlsx”工作簿。

根据年龄段提取出年龄段上限值数据。

02　使用前面所讲的方法打开“数据分析”对话框，1　在“分析工具”列表框中单击“直方图”选项。2　单击“确定”按钮。

03　弹出“直方图”对话框，1　设置“输入区域”为"$B$3：$B$72"，“接收区域”为"$E$3：$E$7"。2　单击选中“输出区域”单选按钮。3　并在其后文本框中输入"$D$9"。4　勾选“图表输出”复选框，5　单击“确定”按钮。

04　此时在输出区域建立了“接收”和“频率”表格，显示计算出的各上限值内数据出现的频率次数，并以此为依据创建了默认格式的直方图。

05　根据实际情况应用图表样式，修改图表标题和坐标轴标题，让图表更专业。

06　要判断计算频率是否正确，在Excel中，用户还可以在F2单元格中输入“频率”，选择F3:F7单元格区域，输入"=FREQUENCY(B3:B72,E3:E7)"，按【Ctrl+Shift+Enter】组合键，计算出各年龄上限值的频率。再建立公式计算其他年龄段的人数。

FREQUENCY函数解析

FREQUENCY函数用于计算数值在某个区域内的出现频率，其值为一个垂直数组。其语法为：

FREQUENCY(data_array, bins_array)

参数data_array为必需参数，指一个值数组或对一组数值的引用，需要为其计算频率的数组或数值区域；bins_array为必须参数，指一个区间数组或对区间的引用，该区间用于对data_array中的数值进行分组。如果bins_array中不包含任何数值，FREQUENCY函数返回的值与data_array中的元素个数相等。

使用抽样工具快速抽取样本数据

操作解析

抽样调查是根据随机的原则从总体中抽取部分实际数据，并运用概率估计方法，根据样本数据推算出总体相应数量指标的一种分析方法。在Excel中想要抽取样本数据，可使用抽样工具来快速提取。

关键点

◎抽样工具

◎控制抽样个数

原始文件：随书光盘\原始文件\14\使用抽样工具快速抽取样本数据.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\14\使用抽样工具快速抽取样本数据.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\14\使用抽样工具快速抽取样本数据.xlsx”工作簿。

使用前面介绍的方法打开“数据分析”对话框，1　在“分析工具”列表框中单击“抽样”选项。2　单击“确定”按钮。

02　弹出“抽样”对话框，1　设置“输入区域”为"$B$3：$B$52"，即总体数据所在的单元格区域。2　在“样本数”文本框中输入“6”，表示提取6个样本数。3　单击选中“输出区域”单选按钮，在文本框中输入"$D$3"。4　单击“确定”按钮。

03　返回工作表中，在输出区域中显示了通过“抽样”分析工具随机提取的6个视力数据，用户可根据提取出的数据有效分析人们的视力情况。

使用描述统计工具分析企业产值状况

操作解析

描述统计是指通过图表或数学方法，对数据资料进行整理、分析，通过平均数、中数、众数、全距、四分差、平均差、方差等统计指标，对数据的分布状况、数字特征进行估计和描述。

关键点

◎描述统计

◎统计指标设置

原始文件：随书光盘\原始文件\14\使用描述统计工具分析企业产值状况.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\14\使用描述统计工具分析企业产值状况.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\14\使用描述统计工具分析企业产值状况.xlsx”工作簿。

使用前面介绍的方法打开“数据分析”对话框。1　在“分析工具”列表框中单击“描述统计”选项。2　单击“确定”按钮。

02　弹出“描述统计”对话框，1　设置“输入区域”为"$B$3：$B$15"，即产值所在单元格区域。2　勾选“标志位于第一行”复选框。3　单击选中“输出区域”单选按钮，在文本框中输入"$D$1"。4　勾选统计指标复选框。5　单击“确定”按钮。

03　返回工作表中，在输出区域中显示了关于产值的所有相关指标值，如平均、标准误差、中位数、众数、标准差、最大值、最小值等统计指标数据。用户可以根据计算出的统计指标判断出一年内各月产值分布情况。

使用移动平均预测工具预测未来销量

操作解析

移动平均预测就是将一系列变化的数据按照指定数据数量依次求平均，并以此为数据变化趋势分析依据，它根据近期数据对预测值影响较大、远期数据对预测值影响较小的事实来实现平均数移动。

关键点

◎移动平均法

◎AVERAGE函数

原始文件：随书光盘\原始文件\14\使用移动平均预测工具预测未来销量.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\14\使用移动平均预测工具预测未来销量.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\14\使用移动平均预测工具预测未来销量.xlsx”工作簿。

为了方便预测，在单元格区域C3:D10中创建需要输入相关指标数据的列项目。

02　使用前面介绍的方法打开“数据分析”对话框，1　在“分析工具”列表框中单击“移动平均”选项。2　单击“确定”按钮。

03　弹出“移动平均”对话框，1　设置“输入区域”为"$B$5：$B$10"，“间隔”为“3”，“输出区域”为"$C$5"。2　然后勾选“标准误差”复选框。3　单击“确定”按钮。

04　返回工作表中，在输出区域中显示计算出的3项移动平均值及标准误差值。误差值越小，表示预测出的数据越准确。

05　切换至“公式”选项卡，1　在“公式审核”组中单击“显示公式”按钮，2　在工作表中以公式形式显示出移动平均和标准误差的公式表达式。

06　根据步骤5中显示的计算公式可知，移动平均法预测的未来值为前三个销量的平均值，由此用户可以在B12单元格中输入三个预测销量平均值计算公式，即输入"=AVERAGE(C8:C10)"，按【Enter】键，得到7份月的预测销量值为82瓶。

AVERAGE函数解析

AVERAGE函数用于返回参数的平均值（算术平均值）。其语法为：

AVERAGE(number1,number2,……)

参数number1为必需参数，指要计算平均值的第一个数字、单元格引用或单元格区域；number2，……为可选参数，指要计算平均值的其他数字、单元格引用或单元格区域，最多可包含255个参数。

使用指数平滑预测工具预测次年销售额

操作解析

指数平滑法也是一种时间序列分析预测法，它根据指定的阻尼系数（阻尼系数=1-平滑系数），配合一定的时间序列对现象的未来值进行预测。

关键点

◎指数平滑法

◎POWER函数

原始文件：随书光盘\原始文件\14\使用指数平滑预测工具预测次年销售额.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\14\使用指数平滑预测工具预测次年销售额.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\14\使用指数平滑预测工具预测次年销售额.xlsx”工作簿。

要使用指数平滑法预测数据，先在B5单元格中输入"=SUM(B6:B8)\COUNT(B6:B8)"计算指数平滑分析的初始值。

02　使用前面介绍的方法打开“数据分析”对话框，1　在“分析工具”列表框中单击“指数平滑”选项。2　单击“确定”按钮。

03　弹出“指数平滑”对话框，1　设置“输入区域”为"$B$5：$B$12"。2　设置“阻尼系数”为“0.85”，阻尼系数=1-α。3　设置“输出区域”为"$C$5"。4　单击“确定”按钮。

04　1　此时在输出区域中显示了通过指数平滑法预测的数据。2　在D6单元格中输入"=POWER(C6-B6,2)"，按【Enter】键，并将公式复制到D12单元格，计算出预测值与实际值之间的平方误差值。

05　使用如前所述的操作计算出平滑系数为“α=0.85”的指数平滑预测值及平方误差值。通过比较两次指数平滑预测的平方误差值，可知平滑系数α=0.85时，预测的值更准确。

06　根据指数平滑法基本公式"St=αyt+(1-α)St-1"，在B14单元格中输入"=0.85*B12+0.15*E12"，按【Enter】键计算出2013年预计销售额为206.51万元。

POWER函数解析

POWER函数用于返回给定数字的乘幂。其语法为：

POWER(number, power)

参数number为必需参数，指乘幂数值的底数，可以为任意实数；power为必需参数，指乘幂数值的指数，在运算时底数将按该指数次幂乘方。在运算时，也可以直接使用“^”幂运算符号来代替POWER函数表示对底数乘方的幂次。

利用回归分析预测法指定销量所得利润额

操作解析

回归分析预测法是根据要分析两个因素之间的自变量与因变量关系建立回归方程来对因变量或自变量进行预测的一种方法。常用来根据某个变量值，寻找与预测目标相关影响因素的值。

关键点

◎回归分析工具

◎回归方程式

原始文件：随书光盘\原始文件\14\利用回归分析预测法指定销量所得利润额.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\14\利用回归分析预测法指定销量所得利润额.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\14\利用回归分析预测法指定销量所得利润额.xlsx”工作簿。

使用前面介绍的方法“数据分析”对话框，单击“回归”选项，弹出“回归”对话框，1　将利润额设置为因变量，将销量设置为自变量，并设置输出区域为"$E$8"。2　单击“确定”按钮。

02　在输出区域中自动生成了回归统计指标表、方差分析输出表和回归参数分析表等，用于记录回归分析计算出的参数指标。

03　在G4单元格中输入"=F4*$F$25+$F$24"，按【Enter】键计算出销量为55件时的利润额为11.09万元，复制公式至G6单元格，计算出销量60件和65件的利润额分别为12.03万元和12.96万元。注意F25和F24单元格中分别是回归方程的斜率和截距参数值。

第15章　数据的安全管理

*检查工作簿中是否有隐藏的属性或个人信息

*检查工作簿中是否有残障人士可能阅读困难的内容

*检查是否有早期版本Excel不支持的功能

*使用数据有效性防止输入不正确的内容

*圈释表格中的无效数据

*为工作簿添加打开和修改时的秘密以防止陌生人查看

*保护工作簿结构不让其他人更改表格结构

*修复被破坏的工作簿

*自动保存工作簿不让数据丢失

*设置密码保护工作表

*限定用户可编辑区域

*设置用户访问权限限制编辑区域

*隐藏单元格中的公式以防止他人追踪公式来源

*通过创建数字签名保持工作表的完整性

检查工作簿中是否有隐藏的属性或个人信息

操作解析

在Excel中，某些属性或个人信息（如作者、主题和标题）处于隐藏状态，而用户在和别人分享文档前有时需要将其删除，就需要先将其检查出来。

关键点

◎检查问题

◎检查文档

原始文件：随书光盘\原始文件\15\检查隐藏的个人信息.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\15\检查隐藏的个人信息.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\15\检查隐藏的个人信息.xlsx”工作簿。

1　单击“文件”按钮。2　在弹出的“文件”菜单中单击“信息”命令。3　单击“检查问题”按钮。4　在展开的下拉列表中单击“检查文档”选项。

02　弹出“文档检查器”对话框。1　在列表框中选择要检查的内容，如选中所有的复选框。2　单击“检查”按钮。

03　检查出文档中含有隐藏的属性和个人信息，可以通过单击右侧的“全部删除”按钮将其删除。

检查工作簿中是否有残障人士可能阅读困难的内容

操作解析

工作簿中可能存在有残障人士阅读困难的内容（如合并的单元格），当工作簿需要供给残障人士查看时，就需要对这些内容检查并修改，避免残障人士在阅读时造成困难。

关键点

◎检查问题

◎检查辅助功能

原始文件：随书光盘\原始文件\15\检查阅读困难的内容.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\15\检查阅读困难的内容.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\15\检查阅读困难的内容.xlsx”工作簿。

1　单击“文件”按钮。2　在弹出的“文件”菜单中单击“信息”命令。

02　1　单击“检查问题”按钮。2　在展开的下拉列表中单击“检查辅助功能”选项。

03　返回工作表，在弹出的“警告”窗格中显示出当前工作簿中可能会影响残障人士正常阅读的内容，单击任意选项，即可在“附加信息”列表框中看见修复的原因以及怎样修复。

检查是否有早期版本Excel不支持的功能

操作解析

如果用户在较高版本的Excel下保存的工作簿用较低版本的Excel进行操作，就可能会出现一些不兼容的情况，所以我们需要将早期版本所不支持的功能检查出来，加以处理。

关键点

◎检查问题

◎检查兼容性

原始文件：随书光盘\原始文件\15\检查兼容性.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\15\检查兼容性.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\15\检查兼容性.xlsx”工作簿。

1　单击“文件”按钮。2　在弹出的“文件”菜单中单击“信息”命令。

02　1　单击“检查问题”按钮。2　在展开的下拉列表中单击“检查兼容性”选项。

03　弹出“兼容性检查器”对话框，检查并显示工作簿中可能存在的早期版本不支持的功能，可以通过单击右侧的“查找”链接查看工作簿中检查出的不支持的迷你图，然后决定是否保存它们。

使用数据有效性防止输入不正确的内容

操作解析

Excel中，用户经常需要输入大量的数据。为了防止输入不正确的内容，可以根据不同的输入数据的特性设置数据有效性输入规则。

关键点

◎数据有效性

◎出错警告

原始文件：随书光盘\原始文件\15\数据有效性.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\15\数据有效性.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\15\数据有效性.xlsx”工作簿。

1　选择F3:F7单元格区域。2　单击“数据”选项卡下“数据工具”组中的“数据有效性”按钮，弹出“数据有效性”对话框。3　设置有效性条件，如设为仅允许输入文本长度为11的文本。

02　1　切换至“出错警告”选项卡。2　在“标题”文本框中输入警告提示框的标题文本“电话号码位数出错”。3　单击“确定”按钮。

03　返回工作表，1　在F3单元格输入位数不等于11位的电话，将弹出“电话号码位数出错”对话框。2　单击“取消”可重输。

知识扩展

除了对文本长度设置数据有效性外，还可以对数字输入设置数据有效性，具体方法和设置与文本长度限制类似。

圈释表格中的无效数据

操作解析

在Excel中，若用户输入的数据中存在一些无效的数据，可以通过对数据设置有效性后，再通过圈释无效数据功能将其圈释出来并加以修改。

关键点

◎数据有效性

◎圈释无效数据

原始文件：随书光盘\原始文件\15\圈释无效数据.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\15\圈释无效数据.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\15\圈释无效数据.xlsx”工作簿。

1　选择F3:F9单元格区域。2　使用前面介绍的方法打开“数据有效性”对话框，设置数据有效性条件为文本长度介于2和4之间。

02　返回工作表中，1　单击“数据有效性”右侧的下三角按钮。2　在展开的下拉列表中单击“圈释无效数据”选项。

03　F8单元格被圈释了，这是由于该单元格中的文本长度小于2，可双击该单元格进行修改，修改后的工作表中不再存在无效数据。

为工作簿添加打开和修改时的密码以防止陌生人查看

操作解析

在Excel中，为了防止工作簿被陌生人查看，通常通过设置密码来保护文档的安全，使不知道密码的用户不能对工作簿进行读写操作。

关键点

◎打开权限

◎修改权限

原始文件：随书光盘\原始文件\15\设置密码保护文档.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\15\设置密码保护文档.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\15\设置密码保护文档.xlsx”工作簿。

1　单击“文件”按钮。2　在弹出的“文件”菜单中单击“另存为”命令。

02　弹出“另存为”对话框，1　单击“工具”按钮。2　在展开的列表中单击“常规选项”选项，弹出“常规选项”对话框。3　在“打开权限密码”文本框中输入“123”。4　在“修改权限密码”文本框中输入“321”。5　单击“确定”按钮。

03　1　弹出“确认密码”对话框，在文本框中输入“123”。2　单击“确定”按钮。3　弹出另一个“确认密码”对话框，在文本框中输入“321”。4　单击“确定”按钮，返回“另存为”对话框，单击“保存”按钮，重新打开工作簿，会提示输入密码。

保护工作簿结构不让其他人更改表格结构

操作解析

在Excel中，对工作簿的结构进行保护，可以防止他人随意插入、删除、移动或复制工作表，而不影响对工作簿中的数据进行查看。

关键点

◎保护工作簿

◎保护结构

原始文件：随书光盘\原始文件\15\保护工作簿结构.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\15\保护工作簿结构.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\15\保护工作簿结构.xlsx”工作簿。

1　切换至“审阅”选项卡。2　单击“更改”组中的“保护工作簿”按钮。

02　弹出“保护结构和窗口”对话框，默认勾选“结构”复选框，1　在“密码”文本框中输入“666”。2　单击“确定”按钮。3　弹出“确认密码”对话框，在文本框中输入“666”。4　单击“确定”按钮。

03　返回工作簿，右击工作表标签，会发现在弹出的快捷菜单中的更改工作簿结构的命令都不可用了，说明工作簿的结构已被保护。

修复被破坏的工作簿

操作解析

Excel工作簿可能会因为各种原因遭到损坏，用户就无法将其成功打开，这时就需要将其进行修复。

关键点

◎打开

◎修复

原始文件：随书光盘\原始文件\15\修复工作簿.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\15\修复工作簿.xlsx

01　新建一个空白工作簿。

1　单击“文件”按钮。2　在弹出的“文件”菜单中单击“打开”命令。

02　弹出“打开”对话框，1　选择破坏的工作簿。2　单击“打开”右侧的下三角按钮。3　在展开的下拉列表中单击“打开并修复”选项，弹出提示框。4　单击“修复”按钮。

知识扩展

要尽量多恢复工作簿数据，单击“修复”按钮；若要从工作簿中提取值和公式，则单击“提取数据”按钮。

03　弹出“修复到‘修复工作簿.xlsx’”对话框，单击“关闭”按钮，工作簿成功修复。

自动保存工作簿不让数据丢失

操作解析

在使用Excel工作簿处理数据时，可能会因为某些原因（比如断电）造成程序的意外关闭，而使数据丢失，而如果设置了自动保存就可以有效避免数据丢失的情况发生。

关键点

◎自动保存

◎时间间隔

原始文件：随书光盘\原始文件\15\自动保存.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\15\自动保存.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\15\自动保存.xlsx”工作簿。

1　单击“文件”按钮。2　在弹出的“文件”菜单中单击“选项”命令。

02　弹出“Excel选项”对话框，1　单击“保存”选项。2　勾选“保存自动恢复信息时间间隔”复选框。3　在其后的文本框中输入自动保存的间隔分钟数，如10分钟。

03　单击“确定”按钮，返回工作表中，工作簿会在指定的时间间隔内自动保存。

设置密码保护工作表

操作解析

在Excel中，有时用户希望工作簿中的某个工作表不被其他人编辑，而其余工作表则允许其他人编辑，就可以通过给单个工作表设置密码来进行保护。

关键点

◎保护工作表

◎取消保护密码

原始文件：随书光盘\原始文件\15\设置密码保护工作表.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\15\设置密码保护工作表.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\15\设置密码保护工作表.xlsx”工作簿。

1　选择需要保护的工作表。2　切换至“审阅”选项卡。3　单击“更改”组中的“保护工作表”按钮。

02　弹出“保护工作表”对话框，1　在“取消工作表保护时使用的密码”文本框中输入“123”，单击“确定”按钮，弹出“确认密码”对话框。2　在“重新输入密码”文本框中输入“123”。3　单击“确定”按钮。

03　返回工作表中，双击工作表的任意位置，弹出对话框，提示工作表已被保护。

限定用户可编辑区域

操作解析

在Excel中，为了防范别人随意篡改指定区域中的内容，可以在工作表中设置用户编辑区域，避免这种情况的发生。

关键点

◎用户编辑区域

◎保护工作表

原始文件：随书光盘\原始文件\15\限定编辑区域.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\15\限定编辑区域.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\15\限定编辑区域.xlsx”工作簿。

1　选择需要设置指定可编辑区域的工作表。2　切换至“审阅”选项卡。3　单击“更改”组中的“允许用户编辑区域”按钮。

02　弹出“允许用户编辑区域”对话框，1　勾选“将权限信息粘贴到一个新的工作簿中”复选框。2　单击“新建”按钮。

03　弹出“新区域”对话框，1　在“标题”文本框中输入“订购”。2　单击“引用单元格”文本框右侧的单元格引用按钮。

04　1　选择C4:C9单元格区域2单击单元格引用按钮。

05　1　在“区域密码”文本框中输入“777”。2　单击“确定”按钮，3　弹出“确认密码”对话框，在“重新输入密码”文本框中输入“777”。4　单击“确定”按钮。

06　返回“允许用户编辑区域”对话框，1　单击“保护工作表”按钮。2　弹出“保护工作表”对话框，在“取消工作表保护时使用的密码”文本框中输入“999”。

07　单击“确定”按钮，弹出“确认密码”对话框，1　在“重新输入密码”文本框中输入“999”。2　单击“确定”按钮，返回工作表，当试图编辑单元格区域C4:C9时，将会弹出“取消锁定区域”对话框，输入正确的密码后，可以编辑该区域，其余区域则因为保护不能编辑。

设置用户访问权限限制编辑区域

操作解析

在设置限定用户可编辑区域时，还可以增设用户访问权限，这样就可以避免没有访问权限的用户对文档进行随意编辑，以及可以决定哪些用户可以不需要密码就可以编辑文档。

关键点

◎访问权限

◎保护工作表

原始文件：随书光盘\原始文件\15\设置权限限制编辑.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\15\设置权限限制编辑.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\15\设置权限限制编辑.xlsx”工作簿。

1　设置允许用户编辑区域，标题保持默认名称“区域1”。2　在“允许用户编辑区域”对话框中单击“权限”按钮。

02　弹出“区域1的权限”对话框，1　单击“添加”按钮，弹出“选择用户或组”对话框。2　在“输入对象名称来选择”文本框中输入"Ad"，单击“确定”按钮。

03　返回“区域1的权限”对话框，1　默认勾选“允许”复选框，单击“确定”按钮，返回“允许用户编辑区域”对话框。2　单击“保护工作表”按钮设置密码。之后除用户Ad外，其余用户均要输入密码才能对允许区域进行编辑。

隐藏单元格中的公式以防止他人追踪公式来源

操作解析

在Excel中，经常需要用公式来计算一些数据，但有时用户并不希望其他人查看到公式的来源，就可以通过设置单元格格式来将其隐藏。

关键点

◎隐藏单元格

◎保护工作表

原始文件：随书光盘\原始文件\15\隐藏公式.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\15\隐藏公式.xlsx

01　打开“随书光盘\原始文件\15\隐藏公式.xlsx”工作簿。

1　选择需要隐藏公式的单元格区域。2　在“开始”选项卡下单击“单元格”组中的“格式”按钮。3　在展开的下拉列表中单击“设置单元格格式”选项。

02　弹出“设置单元格格式”对话框，1　切换至“保护”选项卡。2　勾选“隐藏”复选框，单击“确定”按钮。

03　设置保护工作表后返回工作表，选中步骤1中所选单元格区域中的任一单元格，可以看到公式已被隐藏。

通过创建数字签名保持工作表的完整性

操作解析

数字签名是电子邮件、宏或电子文档等数字信息上一种经过加密的电子身份验证戳，用它标识工作簿后，任何内容的更改都会使数字签名失效，这样就可以有效地判断出文档是否被他人做过更改。

关键点

◎数字证书

◎保护工作簿

原始文件：随书光盘\原始文件\15\数字签名.xlsx

最终文件：随书光盘\最终文件\15\数字签名.xlsx

01　在桌面上依次单击“开始＞所有程序＞Microsoft Office＞Microsoft Office 2010工具＞VBA项目的数字证书”命令，弹出“创建数字证书”对话框，1　在“您的证书名称”文本框中输入"yangjun"。2　单击“确定”按钮，弹出“SelfCert成功”提示对话框。3　单击“确定”按钮。

02　打开“随书光盘\原始文件\15\数字签名.xlsx”工作簿。1　单击“文件”按钮。2　在弹出的“文件”菜单中单击“信息”命令。3　单击“保护工作簿”按钮。4　在展开的下拉列表中单击“添加数字签名”选项。

03　弹出“签名”对话框，1　在“签署此文档的目的”文本框中输入“保护工作簿”。2　单击“签名”按钮，返回工作簿。3　在其左下角出现一个红色的签名图标，说明签名成功。

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7、 30个领域30本不容错过的入门书

8、 这20本书，是各领域的巅峰之作

9、 这7本书，教你如何高效读书

10、 80万书虫力荐的“给五星都不够”的30本书

……

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Table of Contents

前言

本书内容

本书特色

读者对象

第1章 快速认识Excel 2010

Excel 2010的安装

快速创建并保存空白工作簿

使用样本模板有目的地创建工作簿

界面和网格线颜色随意更换

自定义快速访问工具栏

随心所欲自定义功能区

有问题请求助Excel帮助文件

第2章 工作簿、工作表与单元格的基本操作

更换单个工作簿的浏览方式

更换多个工作簿的浏览方式

拆分和冻结窗口

将Excel2010工作簿转换为早期版本

重命名工作表并为其上色使其突出显示

根据需求添加或删除工作表

隐藏或显示重要的工作表

移动或复制工作表

插入行、列以添加遗漏数据

合并和拆分单元格使表格更美观、专业

调整行高列宽

隐藏或显示重要单元格内容

第3章 工作表中数据的输入

在编辑栏和单元格中输入文本

输入各种类型的数字

输入日期和时间

插入符号

为需要特殊说明的单元格插入批注

为难以辨识的中文添加拼音标注

通过多种方式填充数据

使用输入技巧节省输入时间

第4章 整理输入到工作表中的数据

应用数字格式以提高数据的可读性

根据不同要求自定义数字格式

更改文本型数字格式以便参与简单运算

复制并粘贴单元格和区域以节省输入时间

移动单元格和区域以纠正输入错误

选择性只粘贴值

转置粘贴将行数据转换为列数据

查找和替换普通字符

查找和替换工作表中的数据格式

利用定位条件快速查找

第5章 让你的表格更具个性化

实时预览功能的启动与关闭

单元格字体格式随意换

设置单元格对齐方式使数据整齐统一

对单元格数据进行自动换行和强制换行

添加单元格边框使表格轮廓更加清晰

添加单元格底纹以突出显示重要内容

根据需求设置单元格样式

套用表格格式美化表格

使用主题美化表格

为工作表添加背景以打破单调的表格风格

设置批注格式

第6章 用图片丰富表格内容

在表格中插入剪贴画以丰富表格内容

使用电脑中的图片补充说明数据

快人一步的屏幕剪辑

自由裁剪图片使构图更完美

按比例和指定形状裁剪图片

自由旋转扶正倾斜的图片

应用亮度和对比度功能调出明亮的照片

应用饱和度调出图片的艳丽色彩

应用色调调出图片的温馨感

应用重新着色功能快速更改图片风格

为图片应用艺术效果

去除图片的背景

自定义图片艺术边框

套用图片版式以增添说明文字

第7章 数据的图形化表达

灵活运用形状展示数据

对齐形状使多个形状更加整齐

应用形状样式以美化形状

让图形操作更简单——组合图形

自定义形状效果以满足不同需求

借助SmartArt快速创建标准示意图

更改SmartArt图形布局更精准表达数据信息

更改SmartArt图形颜色和样式使其更美观

使用SmartArt图形图片创建图文并茂的组织结构图

借助循环图轻松表示数据的循环关系

使用维恩图直观表现概念包含与被包含关系

第8章 借助条件格式和迷你图形象化表现数据

突出显示大于指定数值的数据

只显示表格中最大的N项数据

运用数据条对数据进行分阶显示

更改数据条外观和方向

使用色阶为不同大小数据上色

使用图标集为不同大小数据指定特殊符号

自定义条件格式规则

通过创建迷你图显示数据发展趋势

快速创建一组迷你图

重新选择迷你图数据区域与变换迷你图类型

修改迷你图与标记颜色

第9章 使用公式计算表格中的数据

输入公式以快速计算单元格数据

创建数组公式以快速计算一组数据

复制公式或数组公式以快速获取计算结果

公式中行列数据引用样式——A1和R1C1引用

公式中行列数据都会变化——相对引用

公式中行列数据都保持不变——绝对引用

相对引用和绝对引用的结合体——混合引用

对不同工作表单元格的引用

对不同工作簿单元格的引用

将行列标签定义为名称

使用“新建名称”对话框快速为数据定义名称

查看并管理所有定义的名称

使用名称简化公式

第10章 使用函数简化公式

通过对话框查找需要插入的函数

直接输入熟悉的函数

搜索不知晓的函数

使用嵌套函数进行复杂的计算

分步求值嵌套函数以了解计算过程

使用“自动求和”功能自动在单元格中插入函数

追踪引用或从属单元格

运用COUNT函数计算总数量

运用MAX函数找出最大值

运用VLOOKUP函数快速引用其他表格数据

运用SUMIF函数按条件求和

运用PMT函数返回贷款的每期付款额

第11章 数据的可视化语言——图表

将数据信息转换为图表

使用“选择数据”功能重新选择图表数据源

应用预设图表布局和样式使图表更规范

通过添加图例对数据系列进行说明

用突出的标题快速提供图表信息

通过添加数据标签对数据系列单个数据点进行说明

通过添加坐标轴标题以增加图表表达信息的准确性

通过添加模拟运算表对图表数据进行完整诠释

调整数据系列格式使数据系列更形象化

调整饼图厚度以制作蛋糕式分布饼图

使用图片填充图表区增强图表感染力

通过渐变色填充绘图区为图表增添立体效果

设置坐标轴刻度以有效控制数据系列起始位置

为图表添加趋势线以预测未来值

为图表添加误差线以标记序列中数据的潜在误差量

创建半圆进程图以展示任务完成情况

创建双轴图表来分析多组数据

创建下拉菜单式图表以动态显示数据

创建粗边面积图来分析企业近年来发展走势

创建瀑布图来分析企业管理费用构成情况

第12章 通过排序和筛选等实用功能分析表格数据

对表格中的数据进行排序

自定义排序以满足不同的需求

自动筛选出符合要求的数据

设定条件进行自定义筛选

对单元格颜色进行筛选

通过高级筛选找出满足“与条件”的数据

通过高级筛选找出满足“或条件”的数据

手动建立分级显示

将数据进行分类汇总

显示与隐藏分类汇总的明细数据

按位置合并计算多个工作表中的数据

按分类合并计算多个工作表中的数据

将表格数据进行分列处理

第13章 灵活重组分析数据——数据透视表

创建数据透视表以重组数据

调整字段位置和顺序以更改透视表布局

变更汇总方式以获取不同的统计结果

更改值显示方式以提高数据可读性

根据需求显示或隐藏数据透视表明细数据

使用筛选器筛选出透视表中的重要数据

通过插入切片器动态洞察数据

将所选内容进行分组使结构更加清晰

使用对话框组合透视表项目

套用数据透视表样式以美化表格

将数据透视表转换为可视的数据透视图

调整透视图类型和布局使传达的信息更准确

筛选透视图中数据以满足不同需求

刷新数据得到新的数据透视表或数据透视图

第14章 利用模拟模型和分析工具分析数据

借助单变量模拟运算表计算固定利率下不同年限分期偿还额

借助双变量模拟运算表计算不同贷款总额在不同年限下分期偿还额

单变量求解方程

创建多种方案以达到目标值

通过生成方案报告对多个方案进行比较

合并方案以快速产生最优方案

规划求解解出最优解

使用相关系数工具分析两个因素的相关性

使用直方图分析各年龄段顾客情况

使用抽样工具快速抽取样本数据

使用描述统计工具分析企业产值状况

使用移动平均预测工具预测未来销量

使用指数平滑预测工具预测次年销售额

利用回归分析预测法指定销量所得利润额

第15章 数据的安全管理

检查工作簿中是否有隐藏的属性或个人信息

检查工作簿中是否有残障人士可能阅读困难的内容

检查是否有早期版本Excel不支持的功能

使用数据有效性防止输入不正确的内容

圈释表格中的无效数据

为工作簿添加打开和修改时的密码以防止陌生人查看

保护工作簿结构不让其他人更改表格结构

修复被破坏的工作簿

自动保存工作簿不让数据丢失

设置密码保护工作表

限定用户可编辑区域

设置用户访问权限限制编辑区域

隐藏单元格中的公式以防止他人追踪公式来源

通过创建数字签名保持工作表的完整性